6 Kommisjonens gjennomføringsavgjerd (EU) 2017/1257 av 11. juli 2017 om dei tekniske standardane og formata som er naudsynte for å innføre eit einsarta system som gjer det mogleg å kople ledige stillingar saman med jobbsøknader og CV-ar på EURES-portalen

EUROPAKOMMISJONEN HAR

med tilvising til traktaten om verkemåten til Den europeiske unionen,

med tilvising til europaparlaments- og rådsforordning (EU) 2016/589 av 13. april 2016 om eit europeisk nettverk for arbeidsformidlingar (EURES), tilgang til mobilitetstenester for arbeidstakarar og ytterlegare integrasjon av arbeidsmarknadene, og om endring av forordning (EU) nr. 492/2011 og (EU) nr. 1296/20131, særleg artikkel 17 nr. 8, og

ut frå desse synsmåtane:

• 1) Ved forordning (EU) 2016/589 vert det mellom anna fastsett prinsipp og reglar for samarbeid mellom Kommisjonen og medlemsstatane om deling av relevante tilgjengelege data om ledige stillingar, jobbsøknader og CV-ar.

• 2) I artikkel 17 i forordning (EU) 2016/589 er det fastsett at det skal innførast eit einsarta system for at ledige stillingar, jobbsøknader og CV-ar frå medlemsstatane skal kunne koplast saman på EURES-portalen.

• 3) Det er naudsynt med felles standardar og format ved utveksling av data for å kunne innføre det einsarta systemet og sikre effektiv søking og matching av framlagde data.

• 4) Desse standardane og formata bør i størst mogleg grad byggje på godt etablerte industristandardar eller offentlege standardar som vert nytta av dei offentlege arbeidsformidlingane og andre aktørar på arbeidsmarknaden, og bør vedtakast på grunnlag av føremålstenlege samråd med medlemsstatane.

• 5) Det kan hende at standardane og formata etter kvart må tilpassast teknologiske eller funksjonelle endringar. Difor er det viktig å innføre ein styringsmodell som sikrar føremålstenlege samråd med og deltaking frå medlemsstatane, før standardane og formata vert vedtekne.

• 6) For å lette arbeidet til dei nasjonale samordningskontora med å leggje til rette for ei samordna overføring av opplysningar til EURES-portalen, for å sikre at metoden for datautveksling fungerer, og for å sikre at opplysningane har god innhaldsmessig og teknisk kvalitet, er det naudsynt å identifisere og fastsetje nokre allmenne prinsipp for innføring og drift av systemet og kva roller og ansvarsområde dei involverte partane skal ha.

• 7) Desse allmenne prinsippa bør gjere greie for og klargjere kva rettar og plikter både dataskaparane og datainnehavarane har, og korleis personvernet vert sikra i alle ledd i dataoverføringskjeda.

• 8) I lys av måla for forordning (EU) 2016/589 er det viktig at EURES-medlemmer og -partnarar i størst mogleg grad og på ein open måte gjer tilgjengeleg opplysningar som dei har om flest mogleg av dei høvelege ledige stillingane, jobbsøknadene og CV-ane, slik at ledige stillingar, medrekna praktikant- og lærlingstillingar, vert kopla saman med jobbsøknader og CV-ar på EURES-portalen på ein mest mogleg effektiv måte.

• 9) Dei tiltaka som er fastsette i denne avgjerda om handsaming av personopplysningar, bør gjennomførast i samsvar med unionsretten om vern av personopplysningar, særleg europaparlaments- og rådsdirektiv 95/46/EF2 og europaparlaments- og rådsforordning (EF) nr. 45/20031, med dei tilhøyrande nasjonale gjennomføringstiltaka. Det bør særleg leggjast vekt på samsvar med prinsippa om føremålsavgrensing, dataminimering, lagringsavgrensing, integritet og fortruleg handsaming.

• 10) Dei tiltaka som er fastsette i denne avgjerda, er i samsvar med fråsegna frå EURES-utvalet.

TEKE DENNE AVGJERDA:

Artikkel 1

Føremål, verkeområde og definisjonar

I denne avgjerda er det fastsett kva tekniske standardar og format som skal nyttast for at ledige stillingar, jobbsøknader og CV-ar frå EURES-medlemmer og, der det er relevant, EURES-partnarar, skal kunne koplast saman på EURES-portalen gjennom eit einsarta system, og kva metodar og framgangsmåtar som skal nyttast for å kunne gå saman om ytterlegare tekniske og funksjonelle definisjonar.

I denne avgjerda tyder

• a) «jobbsøknad» eitt eller fleire dokument som ein søkjar sender til ein arbeidsgjevar eller ei arbeidsformidlingsteneste som eit ledd i prosessen med å informere ein arbeidsgjevar om at søkjaren er tilgjengeleg og ønskjer tilsetjing på ein viss arbeidsplass eller i ei viss stilling,

• b) «CV» eit dokument som gjer greie for profilen til ein person i form av ei oversikt over yrkesrøynsle og utdanningsbakgrunn, saman med andre relevante opplysningar om kva denne personen har gjort og kva ferdigheiter, kompetanse, kvalifikasjonar og interesser han eller ho har,

• c) «arbeidssøkjarprofil» eit standardisert dataformat for formidling av CV-ane og jobbsøknadene til ein arbeidstakar slik det er gjort greie for i denne avgjerda,

• d) «dataskapar» den personen eller eininga som opphavleg oppretta det datasettet som er gjort tilgjengeleg på EURES-portalen. Arbeidsgjevarar som har offentleggjort ei ledig stilling, og arbeidstakarar som har oppretta ein arbeidssøkjarprofil som skal offentleggjerast hjå ein EURES-medlem eller, der det er relevant, ein EURES-partnar, og som har gjeve det samtykket som krevst for at opplysningane skal kunne overførast til EURES-portalen, vert rekna som dataskaparar,

• e) «EURES-datainnehavar» den personen eller eininga som har dei rettane som krevst for å avgjere kven som skal ha tilgang til opplysningane. EURES-datainnehavaren kan vere dataskaparen eller andre som har fått fullmakt av dataskaparen og handlar på hans eller hennar vegner,

• f) «sluttbrukar» ein person eller ei eining som hentar ut og nyttar data om ledige stillingar og om arbeidssøkjarprofilar som er samla på EURES-portalen i samsvar med denne avgjerda, til å finne og søkje på ledige stillingar, eller til å finne og tilby arbeid til aktuelle kandidatar,

• g) «einsarta system» dei datadefinisjonane og funksjonsspesifikasjonane for dataoverføring og datahandsaming som er fastsette i denne avgjerda, og som gjer det mogleg med matching av ledige stillingar og CV-ar,

• h) «teknisk infrastruktur» kombinasjonen av maskinvare, programvare, nettverk og andre innretningar som trengst for å utvikle, teste, levere, overvake, styre eller støtte dei relevante IT-tenestene som er naudsynte for bruken av det einsarta systemet,

• i) «éin samordna kanal» den tenesta som er oppretta mellom tilknytingspunktet til EURES-portalen og tilknytingspunktet i ein medlemsstat, og som gjer det mogleg å overføre data frå dei nasjonale EURES-medlemmene og, der det er relevant, EURES-partnarane, til EURES-portalen i samsvar med det einsarta systemet og ved bruk av ein eigna teknisk infrastruktur.

Artikkel 2

Allmenne prinsipp for overføring og utveksling av data

• 1. Kvar medlemsstat skal innføre og halde ved lag éin samordna kanal der dei nasjonale EURES-medlemmene deira og, der det er relevant, EURES-partnarane deira, overfører opplysningar om ledige stillingar og arbeidssøkjarprofilar til EURES-portalen.

• 2. Kvar medlemsstat skal difor innføre ein teknisk infrastruktur som er tilslutta EURES-portalen, der EURES-medlemmer og, der det er relevant, EURES-partnarar kan kople seg til og overføre data.

• 3. Det europeiske samordningskontoret står for drifta av EURES-portalen og tilhøyrande IT-tenester for mottak og handsaming av data som vert overførte via infrastrukturen som er nemnd i nr. 1.

• 4. Det europeiske samordningskontoret skal gjere opplysningane tilgjengelege for søking og matching både for sluttbrukarar direkte på EURES-portalen og via programgrensesnitta, slik at EURES-medlemmer og, der det er relevant, EURES-partnarar kan gjere opplysningane tilgjengelege for personalet sitt i dei respektive systema sine og for brukarar av jobbsøkingsportalane og -tenestene sine.

• 5. Det skal gjerast greie for alle naudsynte definisjonar, standardar, spesifikasjonar og prosessar i dokument som skal godkjennast av dei nasjonale samordningskontora gjennom den styringsstrukturen som er fastsett i denne avgjerda, og dei skal gjerast tilgjengelege for alle partane som det gjeld, på eit særskilt område på ekstranettet til EURES-portalen.

Artikkel 3

Allmenne prinsipp for datainnhald og -kvalitet

• 1. Data som vert overførte til EURES-portalen i samsvar med forordning (EU) 2016/589 og denne avgjerda, skal indekserast, lagrast og gjerast tilgjengelege på portalen berre til søking og matching, og berre i det tidsrommet som dataskaparen eller EURES-datainnehavaren av dei einskilde opplysningane har fastsett at dei skal vere gyldige. Data som er anonymiserte, kan lagrast og frigjevast til forsking og statistiske føremål, òg til tredjemann, og sjølv etter at dei ikkje lenger er gyldige.

• 2. Overføringa av data til EURES-portalen skal ikkje påverke dei rettane som dataskaparane eller EURES-datainnehavarane har, i samsvar med dei lovene, forskriftene og avtalene som gjeld gjennom heile overføringskjeda, frå dataskaparen og fram til EURES-portalen.

• 3. Personopplysningar som vert overførte til og lagra på EURES-portalen, kan berre frigjevast dersom dataskaparen har gjeve samtykke til det. Slike opplysningar skal berre frigjevast til EURES-medlemmer og -partnarar eller til sluttbrukarar som har registrert seg på EURES-portalen eller hjå ein EURES-medlem eller -partnar som dei har gjeve datatilgang til via programgrensesnittet som er nemnt i artikkel 2 nr. 4, så framt desse sluttbrukarane har godkjent vilkår som fullt ut er i samsvar med det samtykket som dataskaparane har gjeve og med avtalene som dei har inngått.

• 4. Arbeidsgjevarar kan underforstått eller uttrykkjeleg overdra eller gje avkall på rettar til opplysningar om ei ledig stilling, med unntak av eventuelle personopplysningar. Ein arbeidstakar skal framleis ha rettane til personopplysningane sine, og skal til kvar tid kunne trekkje tilbake samtykket om å offentleggjere opplysningane og kan slette, endre eller på annan måte handsame delar av eller alle data som er overførte til EURES-portalen. Dette gjeld òg for arbeidsgjevarar med omsyn til personopplysningar som er knytte til ei ledig stilling.

• 5. Dei nasjonale samordningskontora og EURES-medlemmene og, der det er relevant, EURES-partnarane har ansvaret for å sikre at alle data som vert overførte via dei til EURES-portalen, er i samsvar med forordning (EU) 2016/589, denne avgjerda og eventuelle andre gjeldande lover og forskrifter, særleg når det gjeld vern av personopplysningar, at dataskaparar eller EURES-datainnehavarar får informasjon om korleis slike data vert nytta og handsama, og at alle naudsynte samtykke og løyve er innhenta. Opphavet til og eventuelle endringar av data, og samtykket som er gjeve, skal kunne sporast gjennom heile overføringskjeda, frå dataskaparen og fram til EURES-portalen.

• 6. Det europeiske samordningskontoret skal vere «handsamingsansvarleg» slik det er fastsett i forordning (EF) nr. 45/2001, for personopplysningar som vert lagra på EURES-portalen. I medhald av den nemnde forordninga skal dette kontoret ha ansvaret for handsaming av personopplysningar, medrekna anonymiseringsprosessen som er nemnd i nr. 1, og for dei tekniske og organisatoriske tiltaka som krevst for å sikre tilstrekkeleg tryggleik, fortruleg handsaming og integritet for dei aktuelle opplysningane.

• 7. Samordningsgruppa skal utarbeide og gå saman om felles minstekrav til fråsegner om vern av personopplysningar og til vilkåra som Det europeiske samordningskontoret, dei nasjonale samordningskontora, EURES-medlemmene og, der det er relevant, EURES-partnarane skal nytte for å etterleve krava i forordning (EU) 2016/589 med omsyn til informert samtykke frå dataskaparar eller EURES-datainnehavarar si side, og for å sikre einsarta vilkår for tilgang til opplysningane.

Artikkel 4

Rollene og ansvarsområda til dei nasjonale samordningskontora

Dei nasjonale samordningskontora skal ha ansvaret for å leggje til rette for ei samordna og sikker overføring av opplysningar om ledige stillingar og arbeidssøkjarprofilar til EURES-portalen i dei respektive medlemsstatane sine, særleg ved å

• a) overvake innføringa og vedlikehaldet av den tekniske infrastrukturen som trengst for å sikre at relevante data frå EURES-medlemmer og, der det er relevant, EURES-partnarar skal kunne overførast til EURES-portalen via éin samordna kanal,

• b) tillate at alle EURES-medlemmer og, der det er relevant, EURES-partnarar kan kople seg til og overføre data via denne eine samordna kanalen,

• c) sikre jamleg overvaking av tilkoplingane til EURES-portalen og av dei deltakande EURES-medlemmene og -partnarane, og snøgt å kunne løyse eventuelle tekniske problem eller andre vanskar som måtte oppstå med tilkoplinga eller dataoverføringa,

• d) syte for at all verksemd i samband med utveksling og overføring av data vert utført i fullt samsvar med forordning (EU) 2016/589 og dei allmenne prinsippa som er fastsette i denne avgjerda, og gripe inn dersom dette ikkje er tilfelle,

• e) sikre at alle data som vert overførte, oppfyller krava i avtalte format og standardar slik det er fastsett i forordning (EU) 2016/589 og i denne avgjerda,

• f) syte for at det finst rutinar som sikrar at dataskaparane er fullt ut orienterte om og klar over korleis opplysningane deira vil verte nytta og handsama,

• g) syte for og jamleg ajourføre opplysningar om kva tiltak og system som er innførte for å sikre kvalitet, tryggleik, integritet, fortruleg datahandsaming og sporing av data, medrekna vern av personopplysningar,

• h) ta del i informasjonsutveksling og samarbeid slik det er fastsett i artikkel 9 nr. 5 i forordning (EU) 2016/589,

• i) informere Det europeiske samordningskontoret om retningslinjene for å utelate ledige stillingar eller kategoriar av ledige stillingar i medhald av artikkel 17 i forordning (EU) 2016/589,

• j) melde frå om utpeikinga av eit felles kontaktpunkt slik det er nemnt i artikkel 9.

Artikkel 5

Rollene og ansvarsområda til Det europeiske samordningskontoret

Det europeiske samordningskontoret har ansvaret for å støtte EURES-nettverket med å utføre oppgåver i samband med ei samordna overføring av opplysningar om ledige stillingar og arbeidssøkjarprofilar til EURES-portalen, særleg ved å

• a) innføre og halde ved lag den tekniske infrastrukturen som trengst for å kunne ta imot data frå medlemsstatane gjennom éin samordna kanal,

• b) stå for drift og vidareutvikling av EURES-portalen og tilhøyrande IT-system for å kunne tilby søkje- og matchingtenester til EURES-nettverket og sluttbrukarane gjennom sjølvhjelpsfunksjonen i EURES-portalen,

• c) innføre og halde ved lag den tekniske infrastrukturen som trengst for at EURES-medlemmer og, der det er relevant, EURES-partnarar skal få tilgang til ledige stillingar og arbeidssøkjarprofilar på EURES-portalen, slik at dei vert tilgjengelege og søkbare for personalet deira og brukarane av jobbsøkingsportalane deira,

• d) syte for at all verksemd i samband med utveksling og overføring av data vert utført i fullt samsvar med forordning (EU) 2016/589 og dei allmenne prinsippa som er fastsette i denne avgjerda, og gripe inn dersom dette ikkje er tilfelle,

• e) syte for og jamleg ajourføre informasjon om kva tiltak og system som er innførte for å sikre kvalitet, tryggleik, integritet, fortruleg datahandsaming og sporing av data, medrekna vern av personopplysningar,

• f) tilby eit særskilt område på ekstranettet til EURES-portalen, saman med andre verktøy og annan støtte som er naudsynt for at dei nasjonale samordningskontora og EURES-medlemmene og -partnarane skal kunne utveksle opplysningar og handtere klager på ein effektiv måte, slik det er fastsett i forordninga og i denne avgjerda,

• g) utarbeide, ajourføre og stille til rådvelde på ekstranettet til EURES-portalen all teknisk og annan dokumentasjon som er naudsynt for at dataoverføringa og -utvekslinga skal fungere, særleg dei dokumenta som er fastsette i artikkel 8.

Artikkel 6

Rollene og ansvarsområda til EURES-medlemmene og -partnarane

• 1. Alle EURES-medlemmer og dei EURES-partnarane som har plikta seg til å utføre dei oppgåvene som medverkar til det samla talet på ledige stillingar og/eller arbeidssøkjarprofilar, skal, via den tekniske infrastrukturen som er innført i samsvar med denne avgjerda, ta del i ei samordna og sikker overføring av opplysningar om ledige stillingar og arbeidssøkjarprofilar til EURES-portalen, i medhald av artikkel 12 nr. 3 og artikkel 17 nr. 1 i forordning (EU) 2016/589, særleg ved å

  • a) innføre den tekniske infrastrukturen som trengst for å kunne kople seg til éin samordna kanal i dei respektive statane,

  • b) jamleg overvake tilkoplingane og snøgt å kunne løyse eventuelle tekniske problem eller andre vanskar som måtte oppstå med tilkoplinga eller dataoverføringa,

  • c) syte for at all verksemd i samband med utveksling og overføring av data vert utført i fullt samsvar med forordning (EU) 2016/589 og dei allmenne prinsippa som er fastsette i denne avgjerda, og gripe inn dersom dette ikkje er tilfelle,

  • d) sikre at alle data som vert overførte, oppfyller krava i avtalte format og standardar slik det er fastsett i forordning (EU) 2016/589 og i denne avgjerda,

  • e) syte for at dataskaparane er fullt ut orienterte om og klar over korleis opplysningane deira vil verte nytta og handsama,

  • f) syte for og jamleg ajourføre opplysningar om kva tiltak og system som er innførte for å sikre kvalitet, tryggleik, integritet, fortruleg datahandsaming og sporing av data, medrekna vern av personopplysningar,

  • g) informere det nasjonale samordningskontoret på ein klar og open måte om bruken av retningslinjene for å utelate alle offentleggjorde ledige stillingar frå overføringa i medhald av artikkel 17 i forordning (EU) 2016/589,

  • h) stille til rådvelde ein servicekontakt for å lette samordningsarbeidet til det nasjonale samordningskontoret på nasjonalt plan. Servicekontakttenesta kan utførast av ein hjelpesentral eller ei liknande teneste.

• 2. EURES-medlemmene og -partnarane kan kople systema sine til og gjere bruk av den tekniske infrastrukturen som Det europeiske samordningskontoret tilbyr for dette føremålet, for å sikre at personalet deira som arbeider med EURES-nettverket, og sluttbrukarar av jobbsøkingsportalane som personalet tek hand om, lett får tilgang til og kan søkje i og kople ledige stillingar saman med arbeidssøkjarprofilar som er tilgjengelege på EURES-portalen.

Artikkel 7

Rollene og ansvarsområda til samordningsgruppa

• 1. Samordningsgruppa skal syte for at det einsarta systemet verkar på ein tilfredsstillande måte og leggje til rette for ei samordna og sikker overføring av opplysningar om ledige stillingar og arbeidssøkjarprofilar til EURES-portalen, og jamleg medverke til å betre systemet. Samordningsgruppa skal overvake verksemda nøye og vere eit forum for utveksling av synspunkt og beste praksis med sikte på å betre verkemåten til det einsarta systemet.

• 2. Ein gong i året skal samordningsgruppa gjennomgå bruken av denne avgjerda, og denne gjennomgåinga skal utgjere medlemsstatane sitt bidrag til kommisjonsrapportane om verksemd og etterfølgjande vurderingar i samsvar med artikkel 33 og 35 i forordning (EU) 2016/589.

• 3. Vedtakinga av og eventuelle endringar av spesifikasjonane for éin samordna EURES-kanal, slik det er nemnt i artikkel 8, skal godkjennast av samordningsgruppa i samsvar med den framgangsmåten som er fastsett i artikkel 9, før dei kan nyttast.

• 4. Samordningsgruppa kan oppnemne særlege ekspertgrupper for å få støtte, hjelp og rådgjeving til å utføre oppgåvene sine.

Artikkel 8

Tekniske og funksjonelle definisjonar og spesifikasjonar for utveksling av data

• 1. I samsvar med framgangsmåtane i artikkel 9 skal Det europeiske samordningskontoret vedta «spesifikasjonar for éin samordna EURES-kanal», som skal omfatte følgjande:

  • a) «Spesifikasjonen for EURES-formata og -standardane», som gjer greie for kva dataformat, datadefinisjonar og standardar som skal nyttast og kva valideringsreglar som må etterlevast ved overføring av ei ledig stilling eller ein arbeidssøkjarprofil til EURES-portalen gjennom det einsarta systemet.

  • b) «Funksjonsspesifikasjonane for utveksling av EURES-meldingar», som gjer greie for den tekniske infrastrukturen som må vere stilt til rådvelde, og spesifikasjonane for utvekslinga som må gjennomførast for å sikre datautvekslinga.

  • c) «Handbok for EURES-samverknadsprosessar», som gjer greie for prosessar, handlingar og tiltak som er knytte til drifta av éin samordna kanal, handsaming av endringar og kvalitetstrygging, tryggleik, sporing og datavern, medrekna vern av personopplysningar.

• 2. «Spesifikasjonane for éin samordna EURES-kanal» og eventuelle oppdateringar eller endringar av desse skal gjerast tilgjengelege for EURES-nettverket på eit særleg område på ekstranettet til EURES-portalen.

Artikkel 9

Styring

• 1. Alle medlemsstatane skal, gjennom dei nasjonale samordningskontora sine, peike ut eit felles kontaktpunkt og gje Det europeiske samordningskontoret nærmare opplysningar om kontaktpunktet, som alle førespurnader, spørsmål og meldingar om gjennomføringa av føresegnene om IT-tenester i samsvar med forordning (EU) 2016/589 og bruken av denne avgjerda, kan rettast til.

• 2. For at det einsarta systemet for utveksling av data, EURES-portalen og dei tilhøyrande IT-tenestene skal fungere på ein tilfredsstillande måte, skal Det europeiske samordningskontoret jamleg arrangere møte med og sikre effektiv kommunikasjon mellom dei einskilde kontaktpunkta som er nemnde i nr. 1. Samordningsgruppa kan gje gruppa av einskilde kontaktpunkt fullmakt til å førebu samråd, eller kontaktpunkta kan oppmodast til å gje råd og rettleiing om tekniske og IT-relaterte spørsmål i medhald av forordning (EU) 2016/589.

• 3. Før Det europeiske samordningskontoret vedtek og gjer eventuelle endringar i «spesifikasjonane for éin samordna EURES-kanal», skal det haldast eit formelt samråd med samordningsgruppa, i samsvar med artikkel 14 i forordning (EU) 2016/589. Før slike samråd skal det, når det er relevant, haldast samråd på teknisk nivå i EURES-nettverket og med andre relevante nasjonale og internasjonale sakkunnige, til dømes organ som arbeider med utvikling av format og standardar.

Artikkel 10

Ikraftsetjing

• 1. Denne avgjerda tek til å gjelde 20. dagen etter at ho er kunngjord i Tidend for Den europeiske unionen.

• 2. Det europeiske samordningskontoret skal innan 1. desember 2017 offentleggjere den første versjonen av «spesifikasjonane for éin samordna EURES-kanal» og alle andre relevante lister og retningslinjer på ekstranettet til EURES-portalen.

Utferda i Brussel 11. juli 2017.

For Kommisjonen

Jean-Claude Juncker

President