11 Øvrige sentrale saksbehandlingsregler

11.1 Rettigheter for pårørende og andre som saken angår

11.1.1 Gjeldende rett

Det følger av gjeldende forskrift § 15 andre ledd at den som får sitt forhold gransket skal gis anledning til å gjøre seg kjent med innholdet i undersøkelseskommisjonens rapport, i den grad sikkerhetsgradering eller opplysninger undergitt taushetsplikt ikke hindrer dette. Vedkommende gis rett til å kommentere rapporten før rapporten og merknader sendes til undersøkelsesmyndigheten for vurdering.

Skadelidte og nærmeste pårørende skal også etter forskriften få anledning til å gjøre seg kjent med innholdet i rapporten i den grad sikkerhetsgradering eller opplysninger undergitt taushetsplikt ikke er til hinder for dette jf. § 16 tredje ledd.

11.1.2 Høringsnotatet

Formålet med lovforslagets § 18 er å sikre at relevante personer får muligheten til å bli underrettet, og å kunne uttale seg, om resultatene fra undersøkelsesmyndighetens arbeid. Graden av involvering må imidlertid etter departementets syn ikke gå på bekostning av hovedoppgaven til undersøkelsesmyndigheten. Adgangen til å være til stede underveis i undersøkelsen og adgangen til å uttale seg foreslås derfor bare å gjelde i den grad det er praktisk mulig og ikke til hinder for undersøkelsesmyndighetens arbeid.

Når det gjelder størrelsen på personkretsen som skal tilkjennes slike rettigheter, anfører departementet i høringsnotatet at hensynet til å bli hørt må avveies mot hensynet til effektivitet i undersøkelsesarbeidet. En for snever avgrensning kan bety at personer med et reelt behov ikke gis de rettigheter de bør har krav på, mens en for vid adgang vil kunne forsinke eller på annen måte hindre undersøkelsesarbeidets fremdrift.

Hvem som faller inn under begrepet «andre som saken angår» overlates til undersøkelsesmyndighetens skjønn. Ved å anvende et slikt begrep signaliserer man fleksibilitet i personkretsen, samt at en slik definisjon gir anledning til å tilpasse rettigheter underveis i saksbehandlingen etter de til enhver tid rådende behov. En person kan anses som helt sentral i ulykken i starten, men etter hvert som undersøkelsen skrider frem få mindre relevans, og omvendt. Det foreslås derfor å være opp til undersøkelsesmyndighetens skjønn å trekke grensen for hvem som gis underretning om saken på ulike stadier i prosessen.

Departementet foreslår videre i høringsnotatet at det bør være opp til undersøkelsesmyndigheten å vurdere hvorvidt involvering er til hinder for dets arbeid. Initiativ til å være til stede bør komme fra de som ønsker deltakelse. Departementet foreslår ikke at kommisjonen selv plikter å tilby eller tilrettelegge for slike tjenester, for eksempel ved å organisere transport til og fra ulykkesstedet.

Departementet fremhever i høringsnotatet at taushetsplikten etter § 19 kan være til hinder for at berørte er til stede ved undersøkelsesarbeidet. Videre er det heller ikke formålstjenlig at berørte er til stede under avgivelse av forklaring da dette kan hindre at all relevant informasjon kommer frem, med mindre den forklaringspliktige ønsker dette selv, jf. § 16 andre punktum om adgangen til å la seg bistå under forklaringen. Hensynet til beskyttelsen av lovbestemt taushetsplikt, derunder gradert informasjon, vil også være til hinder for at berørte får gjort seg kjent med alle sider av saken.

Departementet foreslår i § 18 første ledd at undersøkelsesmyndigheten så vidt mulig skal underrette særskilt angitte persongrupper om at undersøkelse iverksettes. Slik underrettelse foreslås gitt på mest hensiktsmessige måte, for eksempel i brev, e-post, per telefon eller lignende. Ofte vil også beslutningen om å oppnevne en undersøkelseskommisjon kunne fremkomme i media, særlig ved store ulykker. Departementet anser det som et viktig prinsipp at de det gjelder holdes informert om at undersøkelse iverksettes og hva dette innebærer for de berørte, derunder hvilke rettigheter disse har i prosessen. En plikt til særskilt underretning bør derfor gjelde selv om saken skulle kringkastes i massemedia.

Utkast til § 18 første ledd andre og tredje punktum foreslår at det stilles krav om at underretning skal gis så snart som mulig. Dessuten at underretningen skal opplyse om rettighetene etter § 18 andre ledd samt etter lovforslaget § 22. Det er etter departementets syn viktig at underretningen også opplyser om retten etter § 22 til å få forelagt et utkast av rapporten til uttalelse. Departementet foreslår ikke i høringsnotatet at de berørte automatisk vil få tilsendt utkastet til rapport, men må selv anmode om å få det forelagt seg. Departementet er derfor av den oppfatning at det er nødvendig at de gjøres kjent med denne rettigheten på forhånd.

Når det gjelder adgangen til «å komme med opplysninger og synspunkter om ulykken eller hendelsen og dens årsaksfaktorer» i lovforslagets § 18 andre ledd mener departementet dette bør tillates såfremt det ikke er forstyrrende for kommisjonens arbeid. Kravet er at dette skal skje «innen undersøkelsen avsluttes», og med dette menes før rapporten ferdigstilles. Dette betyr at de berørtes opplysninger og innspill til en viss grad skal kunne tas med i rapporten. Særlig ved dødsulykker vil pårørende og etterlatte kunne ha et behov for å engasjere seg i undersøkelsesarbeidet. Deres ønske vil ofte være å sikre at den avdødes sak blir riktig presentert av kommisjonen i sin rapport.

Et annet spørsmål er hvem som skal dekke kostnader relatert til adgangen til å fremkomme med opplysninger. Dette vil for eksempel være reiseutgifter, tapt arbeidsfortjeneste, kostnader knyttet til opphold og liknende. Departementet er av den mening at kommisjonen ikke bør pålegges noen plikt til å følge opp pårørende, eller bekoste deres utlegg, da hovedoppgaven for kommisjonen er utredning av ulykken.

11.1.3 Høringsinstansenes syn

Det er ingen av høringsinstansene som kommenterer forslaget i høringsnotatet på dette punkt.

11.1.4 Departementets vurderinger

Departementet viderefører drøftelsen fra høringsnotatet og forslaget til lovtekst i § 18.

11.2 Utforming av rapport

11.2.1 Gjeldende rett

Etter dagens regelverk skal undersøkelseskommisjonen utarbeide en rapport og sende denne til undersøkelsesmyndigheten, jf. forskriftens § 15 første ledd. Undersøkelsesmyndigheten plikter å sende rapporten med sine merknader til Forsvarets operative hovedkvarter (FOH)1, politimesteren i det distrikt hvor ulykken er skjedd, og andre sivile og militære myndigheter som antas å ville vurdere tiltak etter rapporten jf. forskriftens § 15 tredje ledd.

I tillegg skal rapporten sendes til den som har fått sitt forhold undersøkt, både enkeltpersoner og avdelinger. Rapportene sendes også til relevante fagmyndigheter og driftssjefer i Forsvaret, og i noen tilfeller også avdelinger på lavere nivå. Dette gjøres i første omgang for at berørte avdelinger skal få anledning til å kommentere rapporten. Når Forsvarsstaben har behandlet rapporten, inkludert tilrådningene fra FOH, går denne med oppdrag om forbedring til aktuelle fagmyndigheter og avdelinger i Forsvaret.

Det er i dag ingen god rutine for at tilsynsmyndigheter får rapporten etter at denne foreligger. Forsvaret har dessuten ingen helhetlig tilsynsmyndighet, tilsvarende i sivil transportsektor, kun Forsvarets materielltilsyn. Videre er det heller ikke etablert noen felles rutine for distribusjon til andre miljøer, ut over de som er nevnt over, som kan ta lærdom av rapportene.

Undersøkelsesmyndigheten er etter dagens system gitt i oppgave å koordinere opprettelse og gjennomføring av undersøkelser. I tillegg har den en rådgivende funksjon. Tilrådninger og kommentarer fra undersøkelsesmyndigheten sendes sammen med rapporten tjenestevei til Forsvarsstaben. Forsvarsstaben er beslutningsmyndighet og kan pålegge tiltak og oppfølging til avdelinger i kommandolinjen. Saken videresendes til departementet som representerer øverste nivå i undersøkelsesprosessen. Departementet har myndighet til å avslutte saken.

11.2.2 Høringsnotatet

11.2.2.1 Plikt til å skrive rapport

Når undersøkelsesmyndigheten har ferdigstilt sitt arbeid mener departementet i høringsnotatet at den bør sammenfatte sine funn i en endelig rapport, jf. utkast til § 21. Departementet anser det nødvendig å pålegge en slik plikt til å skrive rapport ved undersøkelse av alle ulykker og hendelser som undersøkes, uavhengig av alvorlighetsgrad. Dette skyldes notoritets- og dokumentasjonshensyn; det bør etter departementets syn være mulig å finne informasjon om undersøkte ulykker eller hendelser.

Dersom undersøkelsesmyndigheten beslutter at en hendelse ikke skal undersøkes, vil det ikke være noe krav om å skrive noen rapport. Av hensyn til forsvarlig saksbehandling, og av notoritetshensyn, bør imidlertid undersøkelsesmyndigheten nedtegne alle saker der det har blitt gjennomført initielle vurderinger i henhold til lovforslagets § 11, der det gis en kort begrunnelse for hvorfor forholdet ikke ble undersøkt. Nærmere bestemmelser om en slik nedtegnelse og arkiveringen av denne vil kunne fastsettes i forskrift.

Departementet foreslår i høringsnotatet at dersom undersøkelsesmyndigheten finner det formålstjenlig, skal rapporten inneholde tilrådninger om tiltak som bør treffes eller vurderes for å forbedre sikkerheten i Forsvaret. Det oppstilles ingen plikt til å formulere konkrete tilrådninger, hensiktsmessigheten av dette vil variere fra sak til sak. Departementet mener imidlertid at kommisjonen bør, dersom det er mulig, gjøre seg opp en mening om hva som kan gjøres for å forbedre sikkerheten og for å hindre at noe lignende skjer igjen, og formulere dette i rapporten.

Departementet foreslår at rapporten ikke skal inneholde referanser til enkeltpersoners navn eller adresse. Av hensyn til de involverte er det et sentralt poeng at undersøkelsesrapporten ikke må inneholde en direkte individualisering, eller andre lignende kjennetegn. Dette er for å unngå at personer som har vært involvert i ulykken blir identifisert, så langt det lar seg gjøre. Ved enkelte ulykker eller hendelser vil det kunne være vanskelig å unngå slik personifisering da antall involverte er lite og aktuelle miljø kan være små. På grunn av dette mener departementet at rapporten ikke bør redegjøre for forhold som ikke er av direkte relevans for forståelsen av årsaksforholdene. På denne måten vil man til en viss grad unngå at det blir en for stor belastning for de involverte. Nærmere krav til innholdet i rapporten kan fastsettes i forskrift.

11.2.2.2 Utkast til rapport

Før undersøkelsesmyndigheten sluttbehandler rapporten anser departementet det som hensiktsmessig at relevante instanser i Forsvaret, samt berørte personer, får adgang til å lese et utkast til rapport og kommentere på dette. Dette tilsvarer noe av den praksis som gjelder i dag. «Berørte» vil i denne sammenheng være samme personkrets som etter § 18, og det henvises derfor til denne bestemmelsen. For å sikre fremgang i undersøkelsesarbeidet foreslår departementet i høringsnotatet at undersøkelsesmyndigheten kan fastsette at kommentarene må være den i hende innen en «rimelig frist».

Departementet foreslår at utkast til rapport skal forelegges de berørte etter «anmodning» fra disse, jf. lovforslagets § 22. Bestemmelsen må leses i sammenheng med de øvrige rettighetene som oppstilles etter § 18, og det krav de berørte har på underretning om at undersøkelser iverksettes, etter § 18 første ledd. Undersøkelsesmyndigheten skal etter § 18 opplyse om retten til å få seg forelagt utkastet til rapport etter § 22. Departementet finner derfor at de berørtes rettigheter er tilstrekkelig ivaretatt og at det ikke er nødvendig å oppstille en plikt for undersøkelsesmyndigheten om å sende utkast til rapport til alle som kan falle inn under personkretsen i § 18. Undersøkelsesmyndigheten kan likevel bestemme om den vil forelegge utkastet til berørte av eget initiativ.

Ved foreleggelse av rapport foreslår departementet i høringsnotatet at undersøkelsesmyndigheten plikter å orientere om de deler av undersøkelsen som har betydning for de berørtes egne forhold. Dette betyr at de berørte skal bli informert om kommisjonens vurdering av faktiske omstendigheter som er av betydning for den enkelte, og som denne vil ha særlige forutsetninger for å uttale seg om. Dette innebærer at den berørte ikke uten videre vil ha rett til å gjøre seg kjent med hele utkastet til rapport. I vurderingen her bør undersøkelsesmyndigheten likevel tilstrebe at det ikke skapes en unødvendig usikkerhet hos den berørte, ved at enkelte deler av utkast til rapport holdes tilbake der dette ikke er påkrevet.

Høringsnotatet foreslår i utkast til § 22 at utkast til rapport alltid skal forelegges relevante instanser i Forsvaret inklusive den aktuelle avdelingssjef. I disse tilfeller er det undersøkelsesmyndigheten som må foreta utsendelsen. Det tilføyes at hva som vil utgjøre «relevante instanser» i Forsvaret vil måtte bero på den konkrete sak, og vil være opp til undersøkelsesmyndighetens skjønn å avgjøre. Høringsnotatet foreslår at departementet i forskrift kan regulere dette nærmere, jf. forskriftshjemmel i siste ledd.

Det oppstilles i høringsnotatet ingen krav til hvordan foreleggelsen av rapporten skal skje. Undersøkelsens karakter, faren for lekkasjer og omstendighetene ellers kan ha betydning for hvilken fremgangsmåte kommisjonen velger å benytte. Finner kommisjonen det hensiktsmessig, kan den oversende deler av rapportutkastet, men det vil eksempelvis også være mulig å gi en skriftlig eller muntlig redegjørelse, eller legge til rette for at de berørte kan lese utdrag fra rapporten på et egnet sted.

Departementet understreker i høringsnotatet at undersøkelsesmyndigheten må ta hensyn til bestemmelsen om taushetsplikt i § 19 når den forelegger utkast til rapport for de forskjellige berørte parter. Det kan variere hvilken informasjon de enkelte har adgang til å få, alt etter hvem som har krav på beskyttelse for hvilke opplysninger, og hvilken sikkerhetsgradering som er gitt.

11.2.2.3 Foreleggelse for Forsvarsdepartementet

Etter den gjeldende forskriften er Forsvarsdepartementet siste instans som mottar rapporten, og er den som sluttfører denne. Departementet foreslår at denne bestemmelsen ikke videreføres.

Etter departementets syn taler hensynet til undersøkelsesmyndighetens uavhengighet for at rapporten på generell basis ikke skal godkjennes av departementet. Samtidig vil det kunne foreligge rapporter etter undersøkelser knyttet til forhold der departementet holdes ansvarlig for feil eller mangler. I slike tilfeller vil departementet ha et klart informasjonsbehov i saken.

Det fremheves dessuten at det for statsråden som konstitusjonelt ansvarlig er viktig å holdes orientert om mangler ved sikkerheten i Forsvaret. Dette gjelder spesielt dersom det dreier seg om mer vidtrekkende systemsvikt eller lignende. På samme tid taler hensynet til undersøkelsesmyndighetens uavhengighet fremdeles for at departementet ikke skal operere som en godkjennelsesinstans før rapporten kan ferdigstilles.

Etter en avveining av de ulike hensyn vurderer departementet i høringsnotatet det som mest hensiktsmessig at Forsvarsdepartementet ikke lenger skal fungere som siste instans ved sluttføring av undersøkelsesrapporter slik som i dag. Samtidig vil det være viktig for departementet og statsråden å holdes informert om de undersøkelser som finner sted. Departementet bør derfor motta en gjenpart av de rapportene som undersøkelsesmyndigheten sender til forsvarssjefen, jf. forslag til § 21, første ledd første punktum.

11.2.3 Høringsinstansenes syn

Justis- og beredskapsdepartementet påpeker at forskriftsbestemmelsene i § 21 fjerde ledd og § 22 tredje ledd bør endres, dersom det faktisk er behov for dem. Samme høringsinstans kommer med konkrete forslag til hvordan forskriftsbestemmelsene bør utformes dersom det er behov for disse.

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) poengterer at høringsnotatet peker på viktigheten av systematisk dokumentasjon av undersøkelsesarbeidet. En god og gjenfinnbar dokumentasjon er etter DSB sitt syn et viktig grunnlag for både oppfølging og læring, og kan ses på som en del av en økt profesjonalisering av undersøkelsesarbeidet. Samme høringsinstans trekker frem verdien av konkrete tilrådninger:

«Lovforslaget legger til rette for at rapport(er) fra kommisjonen skal inneholde konkrete tilrådninger om tiltak for å bedre sikkerheten. Selv om ikke forslaget gir krav om at alle rapporter må inneholde tilrådninger, er DSB fornøyd med at det er en klar forventning til at rapporten skal inneholde slike tilrådninger, og at det bare unntaksvis kan unnlates når dette klart ikke har noen hensikt.»

DSB understreker videre viktigheten av at tilrådninger følges opp:

«I merknadene til bestemmelsene i lovutkastet gis det en forventning om at kommisjonens årlige rapport også skal redegjøre for hvordan tilrådningene er fulgt opp. Som det pekes på ligger ansvaret for oppfølging av sikkerhetstilrådningene i hovedsak hos de enkelte forsvarsgrenene, og det må etableres en ordning for rapportering på oppfølgningen til undersøkelsesmyndigheten. DSB mener at pålegg om en slik årlig rapportering kan styrke oppfølgingen av sakene etter at rapportene er avsluttet. Erfaringene fra en slik helhetlig tilnærming med rapport og oppfølging av tiltak vil også være av interesse for sivil sektor.»

Landsorganisasjonen i Norge (LO) uttrykker tilfredshet med at det åpnes for at tjenestemannsorganisasjonene skal kunne få tilgang til utkast til rapport for eventuelle merknader. LO poengterer at dette tidligere har vært etterlyst og mener det er bra at dette kan være en mulighet.

11.2.4 Departementets vurderinger

Departementet mener det er behov for forskriftshjemler i §§ 21 og 22. Ordlyden i utkast til forskriftshjemmel er endret etter innspill fra Justis- og beredskapsdepartementet.

Departementet ser viktigheten av de synspunktene som DSB belyser. Departementet deler også LO sitt syn på at tjenestemannsorganisasjonene nå etter en nærmere skjønnsmessig vurdering kan motta utkast til rapport for gjennomgang og kommentarer.

Etter endringene i forslag til organiseringen av undersøkelsesmyndigheten, som redegjort for i kapittel 7 i denne proposisjonen, har departementet vurdert om det fremdeles er behov for å sende en gjenpart av utkastet til undersøkelsesrapport til Forsvarsdepartementet etter lovforslagets § 21 første ledd første punktum. Departementet har kommet til at en slik gjenpart fremdeles bør sendes til departementet, all den tid undersøkelsesmyndigheten skal være en selvstendig og uavhengig enhet. Departementet står fast ved synspunktet i høringsnotatet om at Forsvarsdepartementet ikke skal ha noen rolle i sluttbehandlingen av rapporten.

Det er gjort flere språklige og redaksjonelle endringer i utkast til § 22 siden høringsrunden, men det materielle innholdet er i hovedsak det samme. Presiseringen av at aktuelle avdelingssjefer i Forsvaret skal få tilsendt rapporten, er fjernet. Departementet har kommet til at det er mer formålstjenlig å regulere slike forhold i forskrift. Begrensningen om at taushetsplikt etter § 19 kan hindre at hele eller deler av rapporten kan oversendes, er tatt med i lovteksten. I tillegg er begrensningen om at «særlige forhold» kan hindre slik utsendelse formulert på en måte som gjør at dette kommer klarere frem enn i høringsnotatet. Slike «særlige forhold» kan være slik som personvernhensyn eller forholdet til gradert materiale, og må vurderes konkret i den enkelte sak.

For øvrig videreføres lovforslag og vurderinger fra høringsnotatet.

11.3 Informasjon til relevante tilsyn og myndigheter

11.3.1 Gjeldende rett

Gjeldende forskrift § 10 pålegger undersøkelseskommisjonen til fortløpende å vurdere om opplysninger som kommer frem under arbeidet bør meddeles undersøkelsesmyndigheten før den endelige rapporten foreligger. Undersøkelsesmyndigheten skal dessuten selv vurdere om de funn undersøkelseskommisjonen rapporterer bør føre til iverksettelse av øyeblikkelige tiltak, jf. gjeldende forskrift § 8 tredje ledd.

11.3.2 Høringsnotatet

Departementet diskuterer ikke spørsmålet om informasjon til relevante tilsyn og myndigheter i de generelle merknadene i høringsnotatet, kun i de spesielle merknadene. Her fremgår det at utkast til § 20 i lovforslaget er ment å videreføre hovedtrekkene i dagens praksis som pålegger en løpende underretningsplikt i undersøkelsesarbeidet.

Departementet foreslår i høringsnotatet at undersøkelsesmyndigheten bør pålegges å informere tilsynsmyndigheter og andre relevante sivile eller militære myndigheter før endelig rapport avgis der den finner dette påkrevd. Dette vil for eksempel være sikkerhetsinspektørene i respektive forsvarsgrener om forhold av sikkerhetsmessig betydning som oppdages i forbindelse med undersøkelsen. Tilsvarende bestemmelse finnes i både jernbaneundersøkelsesloven § 18 og luftfartsloven § 12-20.

Departementet viser i de spesielle merknadene til at det i mange tilfeller vil kunne ta lang tid før den endelige undersøkelsesrapporten med tilrådninger er ferdigstilt. Dette fremtvinger et behov for en mer løpende orientering til ansvarlige myndigheter dersom undersøkelsene viser at sikkerhetstiltak bør foretas uten opphold.

Lovforslaget oppstiller ingen formkrav til hvordan dialogen skal foregå. Dette overlates til undersøkelsesmyndigheten å ivareta. Det er heller ingen opplisting over hvilke myndigheter eller tilsyn som skal informeres. Dette vil variere med den konkrete sak, men departementet understreker i høringsnotatet at det er naturlig at forsvarssjefen som øverste ansvarlig for sikkerheten alltid inkluderes.

11.3.3 Høringsinstansenes syn

Justis- og beredskapsdepartementet fremhever at hverken lovteksten i utkast til § 20 eller merknadene til denne sier noe om hvordan plikten til å informere tilsyns- og andre myndigheter forholder seg til taushetsplikten etter lovforslagets § 19. Justis- og beredskapsdepartementet antar at denne rapporteringen skal skje uten hinder av taushetsplikt, og at dette bør komme til uttrykk i lovteksten.

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) mener at Forsvarets erfaringer og læring etter ulykker og hendelser også kan være nyttige og ha overføringsverdi for sivil sektor. DSB mener at plikten til å underrette relevante myndigheter dersom dette anses som nødvendig for sikkerheten i Forsvaret burde utvides til å gjelde også der undersøkelseskommisjonen kommer over forhold som bare gjelder sikkerheten i sivil sektor. DSB presiserer nærmere at lovforslaget ikke oppstiller noen formkrav til hvordan en slik dialog skal foregå. Direktoratet oppfordrer til en praksis med bred tilnærming til hvilke myndigheter som informeres og involveres.

11.3.4 Departementets vurderinger

Departementet viderefører de vurderinger som er gjort i høringsnotatet og behovet for å fortløpende informere om forhold som kan ha betydning for sikkerheten i Forsvaret.

Departementet anerkjenner videre Justis- og beredskapsdepartementets kommentar som høyst relevant. Departementet er imidlertid skeptisk til om det bør gjøres et generelt unntak for taushetsplikt som foreslått. Et slikt unntak vil kunne føre til en uforutsigbar begrensning i taushetsplikten, noe som kan skade tillitsforholdet mellom den forklaringspliktige etter lovforslaget § 16 og undersøkelsesmyndigheten.

Departementet er av den oppfatning at unntakene som allerede er gjort i taushetspliktbestemmelsen i lovforslagets § 19 er dekkende. Etter denne bestemmelsens første ledd kan informasjon gis videre i henhold til de generelle unntakene i forvaltningsloven §§ 13 a flg. Dette gjelder i korte trekk at opplysninger kan viderebringes for det formål de er innhentet for. Etter utkast til § 19 andre ledd kan informasjon som er nødvendig for å forklare årsakene til ulykken eller hendelsen videreformidles. Det samme gjelder for forklaringer etter tredje ledd. Her gjelder det dessuten også unntak dersom ingen berettiget interesse tilsier at opplysningene holdes hemmelige. Utkast til fjerde ledd gjør videre unntak der den som har krav på taushet samtykker eller dersom opplysningene har statistisk form eller ved at individualiserende kjennetegn utelates på annen måte.

I sum mener departementet at dette vil dekke behovet for underretning. Særlig praktisk i denne forbindelse antas unntaket om at opplysninger kan bringes videre dersom de er nødvendige for å forklare årsaken til ulykken eller hendelsen, eller dersom individualiserende kjennetegn blir fjernet. En presisering av at § 19 kommer til anvendelse, er tatt inn i forslaget til lovteksten.

Et annet spørsmål er hvordan kravet om at undersøkelsesmyndigheten skal informere om «sine foreløpige vurderinger» av forholdene som avdekkes, forholder seg til bestemmelsen om taushetsplikt. Det kan tenkes at en slik vurdering lettere kan komme i strid med taushetsplikten, enn kun opplysningen om at det foreligger en sikkerhetsbrist. I tilfeller der dette kommer på spissen legger departementet til grunn at undersøkelsesmyndigheten må nøye seg med å informere om den konkrete sikkerhetsbristen, uten å knytte noen tolkninger eller vurderinger til denne.

Innspillet fra DSB om at det bør gjelde en plikt til å informere om forhold som har betydning også for sikkerheten i sivil sektor har etter departementets syn gode grunner for seg. Dersom undersøkelsesmyndigheten kommer over forhold som kun berører sivil sektor og det hefter en sikkerhetsrisiko ved disse, er det naturlig at undersøkelsesmyndigheten har en plikt til å informere også om dette, selv om det ikke har betydning for sikkerheten i Forsvaret. Departementet foreslår derfor å endre ordlyden i utkast til § 20 slik at denne lyder:

«Undersøkelsesmyndigheten skal innenfor rammen av taushetsplikten etter § 19 fortløpende holde relevante tilsyn og myndigheter underrettet om forhold som avdekkes i løpet av undersøkelsen, og sine foreløpige vurderinger av disse, i den grad det anses nødvendig for sikkerheten i Forsvaret eller samfunnet for øvrig.»

11.4 Dokumentoffentlighet

11.4.1 Gjeldende rett

Gjeldende forskrift § 16 første ledd slår fast at undersøkelseskommisjonen skal utforme sin rapport slik at denne kan være offentlig, med mindre undersøkelsens formål derved vesentlig svekkes. Dersom rapporten unntas offentlighet er undersøkelseskommisjonen pålagt å utarbeide en versjon av rapporten som kan offentliggjøres. Andre ledd legger til grunn at rapporten skal være unntatt offentlighet frem til den er ferdigbehandlet av Forsvarsdepartementet, dersom ikke annet er bestemt av departementet. Tredje ledd gir skadelidte og nærmeste pårørende en bredere adgang til å gjøre seg kjent med rapportens innhold. Unntaket er hvis sikkerhetsgradering eller lovbestemt taushetsplikt er til hinder for dette.

11.4.2 Høringsnotatet

11.4.2.1 Hovedregel og utgangspunkt

Offentlighetens behov for å gjøre seg kjent med årsaksfaktorer og hendelsesforløp ved større ulykker kan være stort. Enkeltpersoner eller grupper kan dessuten ha en legitim interesse i å få innsyn i undersøkelsesmyndighetens funn. Åpenhet og transparens er et grunnprinsipp i et demokratisk samfunn.

Offentlighetsprinsippet innebærer blant annet at enhver har rett til å gjøre seg kjent med saksdokumenter og journaler hos forvaltningen, jf. Grunnloven § 100 femte ledd og lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) § 3. Departementet viser i høringsnotatet til at dersom undersøkelsesmyndigheten administrativt underlegges forsvarssjefen, vil undersøkelsesmyndigheten være omfattet av offentleglova, jf. lovens § 2.

Departementet fremhever i høringsnotatet verdien av åpenhet som et tillitsskapende tiltak. Man kan heller ikke se bort ifra at dagens samfunn stiller større krav til åpenhet enn før. Samtidig kan tungtveiende hensyn i mange tilfeller tale for å begrense adgangen til visse opplysninger, eller stille krav til hvordan et sakskompleks fremstilles, slik at enkeltpersoner ikke føler seg «hengt ut». Man vil kunne risikere at personell som har vært involvert i en ulykke eller hendelse som undersøkes av undersøkelsesmyndigheten, vil kunne kvie seg for å gi fra seg relevante opplysninger av frykt for at noen vil kreve innsyn i disse. Departementet viser i høringsnotatet til at en undersøkelse ikke er en kontradiktorisk prosess på samme måte som politietterforskning eller rettssak for domstolene. En undersøkelsesrapport kan imidlertid like fullt føles som en «dom» for de involverte.

11.4.2.2 Unntak

Høringsnotatet tar videre for seg unntakene fra hovedregelen om offentlighet i forvaltningen. Et slikt unntak fra hovedregelen krever hjemmel i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova § 3.

Dokumenter utarbeidet for den interne saksforberedelsen kan unntas offentlighet, jf. offentleglova § 14. Dette omfatter dokumenter som undersøkelsesmyndigheten utarbeider mens den undersøker en ulykke eller hendelse. Nedtegnelser og opptak av forklaringer etter lovutkastets § 16 faller inn under denne kategorien, og kan derfor unntas offentlighet.

Departementet viser i høringsnotatet til at når undersøkelsesmyndigheten sender dokumenter fra seg, slik som ved å sende utkast til rapport ut på høring til berørte instanser, eller for gjennomsyn på anmodning fra berørte parter etter utkast til § 22, gjelder ikke lenger unntaksregelen i offentleglova § 14. Idet dokumentene er avsendt fra undersøkelsesmyndigheten, vil de i utgangspunktet være offentlige. Det samme gjelder i utgangspunktet dokumenter undersøkelsesmyndigheten mottar utenfra.

Offentleglova § 15 oppstiller enkelte unntak for innsyn i dokumenter innhentet utenfra for den interne saksforberedelsen. Første ledd vil ikke komme til anvendelse på undersøkelsesmyndighetens arbeid. Andre ledd åpner kun for å unnta de delene av et dokument som inneholder konkrete råd og vurderinger om hvordan mottakerorganet skal forholde seg i den enkelte saken, når dette er påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentlige sine interesser i saken. Ordlyden i andre ledd gir anføring på at det skal forholdsvis mye til før denne unntakshjemmelen kommer til anvendelse.

Departementet viser i høringsnotatet til at et spørsmål som har vært reist er om undersøkelsesmyndigheten kan fastsette utsatt offentlighet for utkast til undersøkelsesrapport som sendes på høring, med hjemmel i offentleglova § 5. Så fremt det er grunn til å tro at innsyn i de dokumenter som foreligger vil gi et direkte misvisende bilde av saken, og at innsyn derfor kan skade klare samfunnsmessige eller private interesser, kan utsatt offentlighet fastsettes. Sivilombudsmannen har i forbindelse med en konkret sak fra Luftfartstilsynet uttalt at utsatt offentlighet ikke kan gjelde som en generell regel for utkast til undersøkelsesrapport, men at det må foretas en konkret vurdering av om vilkårene er oppfylt i den enkelte sak.

Det understrekes i høringsnotatet at all informasjon likevel ikke er offentlig etter at dokumentet sendes fra undersøkelsesmyndigheten. Taushetsbelagte opplysninger er unntatt fra offentlig innsyn, enten de er taushetsbelagte etter forvaltningsloven eller andre særlover, jf. offentleglova § 13. Forvaltningen har her en plikt til å sørge for at opplysningene ikke gjøres offentlige, og meroffentlighet etter offentleglova § 11 skal ikke vurderes. Brudd på reglene om lovbestemt taushetsplikt er straffbart etter straffeloven 1902 § 121 (straffeloven 2005 §§ 209 og 210). Taushetsplikten etter utkast til § 19, og unntakene fra denne, vil her regulere hvilken informasjon som må holdes tilbake og hva det kan gis innsyn i. Sikkerhetsgradert informasjon er omfattet av taushetsplikt etter sikkerhetsloven § 12.

Departementet presiserer i høringsnotatet at det kun er opplysninger, og ikke hele dokumenter, som er taushetsbelagte, jf. offentleglova § 13. Dette innebærer at undersøkelsesmyndigheten ikke uten videre kan unnta et helt dokument fra offentlighet selv om dette inneholder taushetsbelagt informasjon. Der bare enkelte opplysninger eller avsnitt kan unntas vil disse delene av dokumentet typisk overstrykes/sladdes. Unntak fra dette følger av § 12, som gir adgang til å unnta hele dokumentet dersom gjenstående deler av dokumentet vil gi et misvisende inntrykk, der det vil være urimelig arbeidskrevende for organet å skille ut opplysningene eller der de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentet.

Øvrige innholdsbaserte unntak etter offentleglova vil også kunne komme til anvendelse. Her kan nevnes §§ 20 og 21 om unntak av hensyn til Norges utenrikspolitiske interesser og til nasjonale forsvars- og sikkerhetspolitiske interesser. Departementet gjør ikke nærmer rede for disse unntakshjemmelene i høringsnotatet.

11.4.2.3 Behov for mer omfattende unntak fra hovedregelen?

Samferdselsdepartementet fremhever i forarbeidene til jernbaneundersøkelsesloven og endringer i luftfartsloven og vegtrafikkloven, at det ikke fant at gjeldende taushetsregler og offentlighetsregler var tilstrekkelige for å ivareta de spesielle hensyn som gjør seg gjeldende med tanke på å legge til rette for en åpen rapporteringskultur i den sivile transportsektoren.2 Samferdselsdepartementet fremhever i forarbeidene at hvis frykten for at opplysninger som er av relevans for sikkerheten offentliggjøres, gjør at personer velger å forholde seg tause for undersøkelsesmyndigheten, vil offentlighetsprinsippet noe spissformulert kunne bli sin egen fiende. Forsvarsdepartementet slutter seg i høringsnotatet til uttalelsene fra Samferdselsdepartementet, og legger til at nærværende lovforslag i stor grad bygger på de samme prinsippene som de sivile transportlovene.

Departementet viser i høringsnotatet videre til at forklaringer avgitt etter lovforslaget § 16 kan unntas offentlighet etter offentleglova § 14, som redegjort for over. Utkast til rapport som sendes på høring kan imidlertid ikke unntas som sådan. Det ligger i sakens natur at utkastet til rapport vil kunne være fragmentarisk og gi et ufullstendig bilde av saken. Departementet vurderer at dersom dette offentliggjøres, kan det medføre at feilaktige oppfatninger av faktiske forhold festner seg før undersøkelsesmyndigheten er ferdig med sitt arbeide, og før relevante instanser og berørte parter har hatt anledning til å kommentere og eventuelt imøtegå undersøkelsesmyndighetens synspunkter på det inntrufne. En slik ordning vil etter departementets syn være uheldig, og departementet foreslår derfor en bestemmelse som slår fast at undersøkelsesmyndighetens utkast til rapport kan unntas offentlighet i § 23. I tråd med prinsippene bak reglene om offentlighet i forvaltningen foreslås det ikke at unntaket er absolutt, men at det begrenses til de tilfellene hvor det er et reelt behov for unntak. Undersøkelsesmyndigheten må således vurdere alle innsynsforespørsler konkret.

Samferdselsdepartementet vurderte i overnevnte forarbeider til jernbaneundersøkelsesloven hvorvidt berørtes kommentarer til utkast til undersøkelsesrapport også burde være unntatt offentlighet, men kom til at dette ville føre for langt.3 Forsvarsdepartementet deler dette synet og unntak for offentlighet må her vurderes konkret i den enkelte sak etter offentleglovas bestemmelser, herunder bestemmelsen om utsatt offentlighet.

Departementet fastslår i høringsnotatet at også andre former for offentlighet er mulig før rapporten er endelig. Unntakene fra taushetsplikten i utkast til § 19 åpner opp for at opplysninger kan gjøres offentlige på nærmere bestemte vilkår. Det vises til det som er sagt om dette under punkt 10.4.2.2.

11.4.3 Høringsinstansenes syn

Justis- og beredskapsdepartementet gir uttrykk for at de i stor grad kan slutte seg til de vurderinger som er gjort i høringsnotatet vedrørende adgang til å gjøre unntak fra hovedregelen om innsyn. Justis- og beredskapsdepartementet ønsker imidlertid at man sier noe mer om når det typisk vil være behov for et slikt unntak. Samme høringsinstans antar at et aktuelt eksempel kan være tilfeller der slike utkast til rapporter inneholder mange opplysninger som kan være omfattet av taushetsplikt, og der mye tilsier at informasjonen i alle tilfeller ikke bør gjøres offentlig kjent, men det er vanskelig og tidkrevende å få avklart taushetspliktspørsmålet.

Justis- og beredskapsdepartementet påpeker videre at det ikke fremgår klart av høringsnotatet om et avslag på innsyn etter utkast til § 23 skal kunne påklages:

«Vi forutsetter at avslag eller andre avgjørelser i innsynssaker etter loven skal kunne påklages på vanlig måte, og dette bør komme tydelig til uttrykk i loven.»

Samme høringsinstans foreslår at klageretten inntas i nytt andre ledd i forslag til § 23.

Direktorat for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) uttaler at det er viktig at undersøkelsesrapportene blir utformet på en slik måte at de, eller deler av dem, kan offentliggjøres. DSB poengterer at rapportene kan inneholde informasjon som må unntas offentlighet, men at man i slike tilfeller bør legge til rette for at denne enkelt kan skilles ut, slik at ikke hele rapporten av den grunn trenger unntas offentlighet. DSB mener også at det bør legges til rette for en planlagt distribusjon av rapporter fra kommisjonen, da funn i kommisjonsrapporten også vil kunne være relevante for sivile aktører. Denne høringsinstansen viser til at lovforslaget § 6 der det legges opp til en årlig rapportering fra undersøkelsesmyndigheten også vil kunne bidra til dette.

Norsk presseforbund, Norsk journalistlag og Mediebedriftene mener omtalen av dokumentoffentlighet i høringsnotatet ikke i tilstrekkelig grad anerkjenner hensynet til uavhengig kontroll av granskinger. Videre mener nevnte høringsinstanser at man i høringsnotatet tar for gitt at dokumenter som utarbeides for den interne saksforberedelsen kan unntas som interne, og at det mangler en henvisning til meroffentlighet i offentleglova § 11:

«Selv om dokumentet faller inn under definisjonen interne dokumenter, må man alltid vurdere om det er et reelt og saklig behov for unntak som veier tyngre enn allmennhetens behov for innsyn.»

Disse høringsinstanser fremhever viktigheten av at man i den offentlige forvaltning ikke unntar flere dokumenter enn det er behov for, slik tendensen viser. Da er det etter instansenes syn viktig at lovens forarbeider gir føringer som samsvarer med offentleglova og dennes intensjoner, og at disse ikke legger opp til en praksis med mindre åpenhet enn det er grunnlag for.

Norsk presseforbund, Norsk journalistlag og Mediebedriftene mener videre det ikke er behov for bestemmelsen i lovforslagets § 23. Disse høringsinstansene mener de alminnelige unntaksreglene i offentleglova i tilstrekkelig grad ivaretar det behov for å unnta opplysninger som måtte foreligge, ikke minst gjennom offentleglova § 14 og § 5. Høringsinstansene fremhever at målet med offentleglova undergraves hvis man har egne lover som overprøver dette. Dessuten at innsyn kan styrke saksbehandlingen og granskingen i saker. Både i form av uavhengig kontroll, men også ved at ytterligere opplysninger kan tilflyte undersøkelseskommisjonen, både via tips, varslere eller fagfolk.

Norsk redaktørforening peker på de tungtveiende hensyn som ligger bak det generelle åpenhetsprinsippet i norsk offentlig forvaltning, derunder Grunnlovens § 100 femte ledd. Norsk redaktørforening mener lovutkastet på enkelte punkter svikter i ivaretakelsen av disse prinsippene. Samme høringsinstans ønsker for det første at det presiseres i loven at undersøkelsesmyndigheten er underlagt offentleglova. Videre er høringsinstansen kritisk til beskrivelsen av behovet for å unnta forklaringer etter lovforslaget § 16 og behovet for å unnta utkast til undersøkelsesrapporter. Etter å ha sitert fra høringsnotatet uttaler Norsk redaktørforening:

«Med dette som utgangspunkt, leser vi departementets redegjørelse slik at ovennevnte hensyn gir en føring i retning av at forklaringer som avgitt etter lovutkastets § 16 ikke bare kan, men mer regelmessig bør eller skal unntas offentlighet etter offentleglova § 14.»

Høringsinstansen stiller seg kritisk til en slik fremstilling av offentleglovas bestemmelser og fremhever at det i størst mulig grad skal utvises meroffentlighet. En oppfordring eller anvisning på generelle unntak for visse typer dokumenter vil etter denne høringsinstansens syn i utgangspunktet være i strid med offentleglovas hovedregel og intensjon.

Norsk redaktørforening hevder videre at departementet i høringsnotatet:

«bygger opp under, og til dels legitimerer, en forestilling om at offentlig ansatte tjenestemenn og -kvinner vil unnlate å avgi sannferdige og fullstendige forklaringer for en undersøkelseskommisjon, fordi deres forklaringer kan komme til å bli kjent. Dette mener vi er en svært farlig og lite farbar vei. Vi må kunne påregne at de som har forklaringsplikt for en offentlig undersøkelseskommisjon ikke saboterer kommisjonens arbeid ved å avgi gal eller ufullstendig forklaring.»

Høringsinstansen minner om at de generelle unntaksreglene i offentleglova og taushetsplikt for opplysninger om noens personlige forhold, fortsatt vil gjelde også for nedtegnede forklaringer som omtalt her.

Norsk redaktørforening kritiserer lovforslagets § 23, som gir adgang til å unnta utkast til rapport fra offentlighet:

«Dette mener vi er en nærmest oppsiktsvekkende tilnærming til prinsippene for offentlighet i forvaltningen. Dersom det generelle ubehaget som vil kunne følge med offentlighet på et tidlig stadium i en sak skulle være retningsgivende for myndighetens adgang til å unnta dokumenter, ville hele offentleglova måtte skrives om.»

Samme høringsinstans minner videre om at det er skaderisiko og ikke et mer generelt ubehag for forvaltningen som kan gi grunnlag for unntak. Et slikt skadekriterium i loven etterspørres.

Statens jernbanetilsyn (SJT) viser til at § 21 i jernbaneundersøkelsesloven fastslår at utkast til undersøkelsesrapporter ikke er offentlige. SJT understreker at utkast til rapporter kan gi et misvisende inntrykk av det som har skjedd, og at de kan inneholde feil og mangler som det er vesentlig at blir rettet opp før rapporten når offentligheten.

11.4.4 Departementets vurderinger

Departementet vil først presisere at offentleglova vil komme til anvendelse med en organisatorisk plassering av undersøkelsesmyndigheten i Forsvarsdepartementet.

Departementet deler synspunkter som fremhevet i høringsrunden om at forarbeidene må være klare i sin omtale av offentleglovas prinsipper. Hovedregelen er at saksbehandlingen i forvaltningen er offentlig, og det er unntakene som må begrunnes. I de tilfeller der det finnes adgang til å unnta opplysninger eller et saksdokument, skal muligheten for meroffentlighet vurderes. Disse prinsippene vil gjelde fullt ut også etter nærværende lov. Med unntak av taushetsbelagt informasjon vil den endelige undersøkelsesrapporten være offentlig, og saksbehandlingen til undersøkelsesmyndigheten vil på vanlig måte følge hovedregel og unntak etter offentleglova.

Samtidig deler ikke departementet oppfatningen, som fremhevet av enkelte høringsinstanser, at offentleglovas unntakshjemler fullt ut dekker lovforslagets behov for å unnta opplysninger offentlighet. Som redegjort for i høringsnotatet mener departementet at det for rapportutkastets vedkommende er behov for en egen unntaksregel i loven. Praksis fra undersøkelsesarbeid, og som vist til av Statens Jernbanetilsyn, viser at rapportutkast som sendes på høring kan inneholde misvisende beskrivelser av faktum mv. Høringsadgangen er etablert nettopp for å gi dem saken angår anledning til å rette opp i det de mener er feilaktige beskrivelser med mer. Departementet står fast ved vurderingene og avveiningen gjort omkring denne problemstillingen i høringsnotatet. Samtidig ønsker departementet, på bakgrunn av de innspill som er fremkommet i høringsrunden, å understreke at det også i anvendelsen av lovforslagets § 23 er offentlighet som er hovedregelen. Unntak kan bare gjøres der dette anses nødvendig etter en konkret vurdering, og spørsmålet om meroffentlighet må vurderes.

Justis- og beredskapsdepartementet etterspør flere eksempler på når unntaksregelen kan tenkes benyttet. Departementet anerkjenner Justis- og beredskapsdepartementets eget eksempel som høyst relevant. Videre vil som nevnt tilfellet der undersøkelsesrapporten sendes på høring være det mest sentrale. Unntak i slike tilfeller kan imidlertid ikke gjelde summarisk. Disse må være forbeholdt de tilfellene der undersøkelsesmyndigheten antar at de involverte vil kunne ha et særlig ønske å kommentere de funn og analyser som er gjort. Enkelte saker vil kunne være av en slik karakter at hensynet til den enkeltes rett til kontradiksjon må tillegges avgjørende vekt. Dette kan være saker der enkeltpersoners vurderinger og avgjørelser presumeres å ha spilt en avgjørende rolle i årsaksrekken bak ulykken eller hendelsen som undersøkes. Et annet eksempel kan være ulykker av svært teknisk karakter der det er behov for å avklare om de tekniske beskrivelser er gjort riktig, uten samtidig å danne grunnlag for at mistanker om tekniske tilkortkommenheter festner seg i offentligheten på uriktig grunnlag.

Departementet har vurdert hvorvidt det er behov for å oppstille et eget skadekriterium i lovforslaget § 23, som foreslått i høringsrunden. Et slikt skadekriterium er ikke formulert i lignende bestemmelser i hverken jernbaneundersøkelsesloven § 21 eller luftloven § 12-23. Departementet anser ikke behov for å lovfeste et slikt vilkår.

Departementet har vurdert Justis- og beredskapsdepartementets synspunkt om at klageadgang ved avslag på innsynsbegjæringer bør fremgå av lovbestemmelsen. Departementet foreslår på denne bakgrunn at forslag til nytt andre ledd i § 23 tas inn i loven. Forslaget lyder som følger:

«Avslag på begjæringer om innsyn kan påklages etter reglene i offentleglova. Enhver som utfører arbeid eller tjeneste for klageinstansen, har taushetsplikt i samsvar med § 19 i loven her for opplysninger de blir kjent med i forbindelse med klagesaken.»

11.5 Arkiv

11.5.1 Gjeldende rett

Gjeldende forskrift fra 1995 regulerer ikke hvordan ulike former for bevis eller annen dokumentasjon skal behandles eller arkiveres, hverken under arbeidet eller etter avsluttede undersøkelser. Dokumenter og vitneforklaringer vil normalt oppbevares, mens fysiske bevis vil det i mer varierende grad være mulig å ta vare på. Slike fysiske bevis kan ofte dokumenteres ved hjelp av foto, video, skisser eller laboratorieanalyser etc. Dersom man ikke lykkes i å finne årsaken til en ulykke eller hendelse, vil man normalt strekke seg lenger for å oppbevare fysiske bevis for fremtiden. Samtidig viser praksis at man trolig i flere tilfeller har tatt i bruk materiell for raskt, eller på annen måte kvittet seg med fysiske bevis.

Arkivering av digitale bevis foretas i dag, men kun slik at man sikrer seg kopier av elektroniske filer. Dette innebærer at man kan gå glipp av informasjon knyttet til lagringskjeden, samt at potensielt verdifull metadata går tapt.

11.5.2 Høringsnotatet

Spørsmålet om arkivering samt behandling og oppbevaring av innsamlet materiale m.m. er ikke særskilt drøftet i høringsnotatet. Det forutsettes at arkivloven4, offentleglova og personopplysningsloven5 med forskrifter kommer til anvendelse på vanlig måte.

11.5.3 Høringsinstansenes syn

Forsvaret og Forsvarets havarikommisjon (FHK) etterspør en nærmere drøfting av spørsmålet om arkivering og oppbevaring av bevismateriale som ikke blir en del av den endelige undersøkelsesrapporten. Både personopplysninger og fysiske bevis omtales.

Nevnte høringsinstanser påpeker at høringsnotatet i liten grad beskriver hvordan, i hvilken utstrekning og eventuelt hvor lenge forklaringer, logger, og øvrig innhentet bevismateriale skal oppbevares. Det vises til at personopplysningsloven § 28 gir anledning både til å slette så vel som å lagre opplysninger avhengig av hensikten, og at det er knyttet fordeler og ulemper til begge alternativene. Høringsinstansene fremhever at fordelene med oppbevaring er at man i ettertid kan gå tilbake og revurdere/etterprøve opplysninger, for eksempel dersom nye opplysninger kommer for dagen etter at undersøkelsesmyndigheten har avgitt sin rapport. Ny teknologi kan også gi nye svar på uavklarte eller tidligere konklusjoner. Man kan også etter høringsinstansenes syn tenke seg at man først finner en årsak etter at flere hendelser har skjedd i en rekke, og at man ikke lyktes i å identifisere den vesentlige skadeårsaken før det hadde funnet sted flere lignende hendelser. Brann blir trukket frem som et relevant eksempel. Det kan være vanskelig å identifisere arnestedet etter store brannødeleggelser, mens en mindre omfattende brann med lignende årsak kan bidra til å avdekke årsakssammenhengen. Der det reises kritikk mot et undersøkelsesarbeid etter at dette er avsluttet, vil det også være hensiktsmessig dersom dokumentasjonen og bevismaterialet fortsatt var intakt.

Ulempene med oppbevaring av personopplysninger fremheves av nevnte høringsinstanser i hovedsak å være praktiske. Reguleringer gitt i personopplysningsloven med forskrifter må overholdes på betryggende måte. Det tilføyes imidlertid at disse uansett må ivaretas mens undersøkelsesarbeidet pågår.

Samme høringsinstanser påpeker at høringsnotatet heller ikke beskriver hvordan fysiske bevis skal oppbevares etter at rapporten er avlevert. Instansene mener at en rekke praktiske forhold her vil tale imot en langvarig oppbevaring. Etter Forsvarets og FHK sitt syn vil noe materiell bli reparert og tatt i bruk igjen, mens annet vil være kassabelt. Høringsinstansene mener forskriften til lovforslaget her bør omtale dette temaet, og gjerne overlate til undersøkelsesmyndigheten å frigi fysisk bevismateriale til eier. Videre bør undersøkelsesmyndigheten gis myndighet til å beholde bevis for ettertiden, enten i læringsøyemed, eller i den hensikt å kunne foreta nye undersøkelser senere.

Norsk presseforbund, Norsk journalistlag og Mediebedriftene påpeker i sin felles høringsuttalelse at det er behov for et skikkelig arkiverings- og journalsystem for alle dokumenter som samles inn. Nevnte høringsinstanser ønsker en anerkjennelse av mediene og allmennhetens behov for innsyn i informasjon som knytter seg til undersøkelsesrapporter, men også til eventuell «overskuddsinformasjon» som samles inn i forbindelse med en undersøkelse.

Disse høringsinstansene understreker at innsyn i denne typen dokumenter og opplysninger er helt nødvendige for muligheten til å kontrollere hva som ikke ble vurdert i undersøkelsene, og dermed er en nødvendig forutsetning for å drive uavhengig kontroll med saken som blir undersøkt og undersøkelseskommisjonens arbeid.

11.5.4 Departementets vurderinger

Innspillene i høringsrunden peker på relevante så vel som praktiske problemstillinger som vil oppstå i forbindelse med undersøkelsesmyndighetens daglige virke. Departementet står fast ved holdepunktet fra høringsrunden om at man må forholde seg til eksisterende regelverk når det gjelder krav til behandling og oppbevaring av informasjon som undersøkelsesmyndigheten tilegner seg i forbindelse med en undersøkelse. Departementet finner ikke behov for å lovregulere særskilte bestemmelser om behandling av personopplysninger, eller arkivering av informasjon i lovforslaget her, når dekkende bestemmelser om dette allerede finnes i lovgivningen. Fremgangsmåte og rutiner for arkivering mv. kan om nødvendig fastsettes i internt regelverk for undersøkelsesmyndigheten slik at man sikrer konsekvente rutiner og etterfølgelse av regelverket.