6 Den interne kontrollfunksjonen og den daglige ledelsens forpliktelser

6.1 Den interne kontrollfunksjonen i en kollektiv forvaltningsorganisasjon

6.1.1 Gjeldende rett

Som beskrevet over i punkt 4.1.1 gjelder samvirkelova for kollektive forvaltningsorganisasjoner organisert som samvirkeforetak. Samvirkelova § 63 regulerer valg av kontrollkomité og hvem som kan velges som medlemmer av komiteen, og hvilke oppgaver de skal utføre.

6.1.2 Direktivet

Artikkel 9 regulerer den interne kontrollfunksjonen i kollektive forvaltningsorganisasjoner. Etter bestemmelsen skal kollektive forvaltningsorganisasjoner ha en kontrollfunksjon. Denne funksjonen skal kontrollere arbeidet til ledelsen og vurdere hvor godt ledelsen oppfyller pliktene sine. De ulike medlemskategoriene i organisasjonen skal være representert på en rimelig og balansert måte i det organet som utøver kontrollen. Videre inneholder artikkel 9 regler om hvor ofte kontrollfunksjonen skal møtes, hvilke fullmakter den skal ha og hvordan den skal rapportere om sine funn.

6.1.3 Andre nordiske land

I Danmark er reglene om den interne kontrollfunksjonen gjennomført i loven § 8. I tillegg er det presisert i § 8 stk. 1 at kontrollfunksjonen kan ivaretas av styret. I den finske loven er reglene gjennomført i 15 og 16 §§, hvor den første gjelder overvåkningsorgan i foreninger og den andre i stiftelser. I Sverige er reglene om kontrollfunksjon og interessekonflikter tatt inn i lovens 6. kapittel om styring og internkontroll.

6.1.4 Høringsnotatet

Departementet foreslo å gjennomføre reglene om den interne kontrollfunksjonen i utkastet § 13. Som i Danmark er det tradisjon i Norge for at det er styret i en kollektiv forvaltningsorganisasjon som utøver kontrollfunksjonen. Departementet foreslo derfor å ta inn en presisering om at kontrollfunksjonen ivaretas av deler av eller hele styret i organisasjoner hvor styret utpekes av medlemmene på generalforsamlingen. Det er kun styremedlemmer som ikke er en del av den daglige ledelsen av organisasjonen, som kan ivareta kontrollfunksjonen, jf. fortalen punkt 24.

6.1.5 Høringen

Det er kun Norwaco,TONO og Virke Produsentforeningen som kommenterer forslaget til gjennomføring av direktivet artikkel 9. Disse støtter presiseringen i utkastet § 13 om at styret kan ivareta kontrollfunksjonen der hvor styret utpekes av generalforsamlingen.

6.1.6 Departementets vurderinger

Departementet opprettholder forslaget fra høringsnotatet.

Overordnede krav til ledelsen i kollektive forvaltningsorganisasjoner er med på å sikre at de blir ledet på en uavhengig, åpen og ansvarlig måte. Medlemmene bør kunne ta del i den kontinuerlige overvåkningen av ledelsen av kollektive forvaltningsorganisasjoner, jf. fortalen punkt 24. En intern kontrollfunksjon innebærer en selvjustis, hvor de som ivaretar kontrollfunksjonen følger med på hvordan den administrative ledelsen utfører sine oppgaver. Etter departementets vurdering bidrar dette til åpenhet og til at medlemmene får tillit til den daglige ledelsen.

Ved å åpne for at styret kan utøve den interne kontrollfunksjonen, vil de kollektive forvaltningsorganisasjonene få mer fleksibilitet, slik at de selv kan velge om kontrollfunksjonen skal legges til styret eller til et eget kontrollorgan. Departementet merker seg at de høringsinstansene som uttaler seg om dette, støtter departementets forslag.

Bestemmelsen om intern kontrollfunksjon foreslås tatt inn som § 14.

6.2 Pliktene til kollektive forvaltningsorganisasjoners daglige ledelse

6.2.1 Gjeldende rett

Som beskrevet over i punkt 4.1.1, gjelder samvirkelova for kollektive forvaltningsorganisasjoner organisert som samvirkeforetak. I samvirkelova § 65 finnes regler med krav til ledelsen i samvirkeforetak. Foretaket skal ha en daglig leder som er tilsatt av styret, hvis det ikke står noe annet i vedtektene. Utover dette vil pliktene til den daglige ledelsen til kollektive forvaltningsorganisasjoner normalt fremgå av organisasjonens vedtekter.

6.2.2 Direktivet

Artikkel 10 regulerer pliktene til personene som leder virksomheten i den kollektive forvaltningsorganisasjonen, og hvordan interessekonflikter skal håndteres.

Direktivet er ikke til hinder for at det kan stilles enda strengere krav til de kollektive forvaltningsorganisasjonene enn det som følger av avdeling II i direktivet, så sant kravene ikke er i strid med EU-retten.

6.2.3 Andre nordiske land

Reglene om ledelsens forpliktelser er gjennomført i den danske loven § 9. I den finske loven er reglene gjennomført i 18 §. I Sverige ses reglene om kontrollfunksjon og interessekonflikter i sammenheng i lovens 6. kapittel om styring og internkontroll. De overordnede bestemmelse er skilt ut i 6. kapittel 1 §, hvor det fremgår at en kollektiv forvaltningsorganisasjon skal påse at virksomheten ledes på en ansvarsfull og hensiktsmessig måte, og at det fastsettes hensiktsmessige rutiner for forvaltning, regnskap og internkontroll.

6.2.4 Høringsnotatet

Departementet foreslo i høringsnotatet at pliktene til personer som leder kollektive forvaltningsorganisasjoner gjennomføres i utkastet § 14. Formålet med bestemmelsen er å sikre at de kollektive forvaltningsorganisasjonene iverksetter de tiltakene som er nødvendige for at ledelsen skal utøves på en god og forsvarlig måte. Organisasjonene skal ha god forvaltning av rettigheter og god regnskapspraksis samt gode internkontrollordninger.

6.2.5 Høringen

Ingen av høringsinstansene uttaler seg spesielt om utkastet til bestemmelse om pliktene til kollektive forvaltningsorganisasjoners daglige ledelse.

6.2.6 Departementets vurderinger

Departementet opprettholder forslaget fra høringsnotatet.

Av hensyn til en forsvarlig forvaltning må ledelsen i en kollektiv forvaltningsorganisasjon være uavhengig. Departementet mener det er viktig at organisasjonene unngår situasjoner der personer i den daglige ledelsen har egne interesser som er i konflikt med interessene til de rettighetshaverne som den kollektive forvaltningsorganisasjonen representerer. Hvis det likevel skulle oppstå situasjoner der en interessekonflikt eller en potensiell interessekonflikt er uunngåelig, må dette håndteres på en måte som ikke får negative følger for de kollektive interessene til de rettighetshaverne som organisasjonen representerer.

Bestemmelsen om pliktene til kollektive forvaltningsorganisasjoners daglige ledelse foreslås tatt inn som § 15.