13 Varslingsrutiner

13.1 Gjeldende rett

Dersom forholdene i virksomheten tilsier det, plikter arbeidsgiver å utarbeide rutiner for intern varsling i samsvar med § 2 A-1. Rutinene skal utarbeides i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-3 første ledd. Virksomheter med minst fem ansatte har alltid plikt til å utarbeide interne varslingsrutiner, jf. § 2 A-3 andre ledd.

I § 2 A-3 femte ledd stilles det visse minimumskrav til virksomhetenes varslingsrutiner. Rutinene skal være skriftlige og minst inneholde en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold, angi fremgangsmåte for varsling samt angi fremgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging av varsler.

Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke ved utarbeidelse av varslingsrutinene, og arbeidsgiver skal sørge for at rutinene er lett tilgjengelig for alle ansatte i virksomheten, jf. § 2 A-3 tredje og sjette ledd.

13.2 Varslingsutvalgets forslag

Utvalget mener at det bør presiseres i lovbestemmelsen at virksomhetenes varslingsrutiner skal inneholde krav til arbeidsgivers saksbehandling av et mottatt varsel. Utvalget fremholder i den forbindelse at det må være et minstekrav at rutinene beskriver at arbeidsgiver innen rimelig tid skal sørge for at varselet blir tilstrekkelig undersøkt og undergitt en habil vurdering, jf. også utvalgets forslag til aktivitetsplikt som er omtalt i kapittel 10.

Utvalget foreslår videre at det innføres et krav i loven om at virksomhetens varslingsrutiner skal evalueres jevnlig, og at dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.

13.3 Høringsuttalelsene

Høringsinstansene som uttaler seg om spørsmålet, gir primært kommentarer til forslaget om evaluering av varslingsrutinene. LO, Unio, YS og NITO støtter forslaget.

YS viser til at det er en stor påkjenning å stå i slike saker, og at rutinene derfor bør stille krav til forventet behandlingstid. Juristforbundet støtter forslaget og fremholder at det bør vurderes nærmere om det skal være en tydeligere kobling mellom virksomhetens varslingsrutiner og internkontrollrutiner, ettersom en varsling normalt også vil innebære en avviksmelding.

På arbeidsgiversiden uttaler NHO og Finans Norge seg om forslaget. Begge støtter forslaget.

Likestillings- og diskrimineringsombudet støtter forslaget, og viser til at Arbeidstilsynet bør ilegge overtredelsesgebyr ved manglende varslingsrutiner. Rettsgruppen for varsling og etikk støtter forslaget, og mener at varslingsrutinene eksplisitt bør regulere at varslernes rettsikkerhet skal ivaretas.

13.4 Departementets vurderinger og forslag

13.4.1 Innledning

Departementet vil foreslå å gjøre visse endringer i arbeidsmiljølovens bestemmelse om plikt til å utarbeide interne varslingsrutiner, jf. utkastet til ny § 2 A-6. Forskning viser at slike rutiner har en positiv effekt på varslingseffektiviteten, det vil si at det er flere arbeidstakere som varsler om kritikkverdige forhold dersom virksomheten har rutiner for varsling. Videre bidrar skriftlige varslingsrutiner til at varsling blir mindre risikofylt og de fører til økt forutsigbarhet i selve varslingsprosessen, både for arbeidstakerne og virksomhetene.

Slik arbeidsmiljøloven § 2 A-3 er formulert i dag, følger det av første ledd at virksomhetene skal ha skriftlige varslingsrutiner dersom «forholdene i virksomheten tilsier det». Av paragrafens andre ledd følger det at virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere uansett skal ha slike rutiner. Departementet legger til grunn at sistnevnte krav er den reelle hovedregel, og at det vil gjøre bestemmelsen lettere tilgjengelig dersom denne blir presentert først. Av pedagogiske hensyn foreslår således departementet å «snu» rekkefølgen på reglene, slik at § 2 A-6 første ledd får slik ordlyd: «Virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, plikter å ha rutiner for intern varsling. Også virksomheter med færre ansatte skal ha slike rutiner dersom forholdene i virksomheten tilsier det.»

13.4.2 Krav til arbeidsgivers saksbehandling

Departementet vil i tråd med utvalgets forslag foreslå at det skal stilles krav om at varslingsrutiner skal angi fremgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølging av varsling. Varslingsrutinene skal sikre forutberegnelighet og ivareta rettssikkerheten til alle berørte parter i en varslingssak. Rutinene bør derfor inneholde konkrete krav om saksbehandlingsfrister, frister for iverksettelse av eventuelle tiltak, herunder om tilbakemelding til varsleren. Det er videre viktig at rutinene sikrer en habil og forsvarlig saksbehandling som inngir tillit. Som det er påpekt i høringsrunden bør rutinene bidra til at det ikke oppstår rollekonflikter som kan svekke tilliten til behandlingen varselet får. Det er generelt viktig at rutinene gir god informasjon og veiledning til alle berørte parter.

Formalkravet om at varslingsrutinene skal ha retningslinjer for arbeidsgivers saksbehandling av et varsel bør ses i sammenheng med departementets forslag til regulering av arbeidsgivers aktivitetsplikt etter mottak av et varsel, se nærmere omtale i kapittel 10.

13.4.3 Evaluering av virksomhetens varslingsrutiner

Utvalget foreslår også at det bør fremkomme uttrykkelig av lovteksten at varslingsrutiner jevnlig skal evalueres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Departementet er enig med utvalget i at det er viktig at varslingsrutinene blir et levende verktøy, og at det gjøres nødvendige endringer når det er behov for det. Departementet mener likevel at det ikke er nødvendig eller hensiktsmessig å lovfeste en spesifikk regel om evaluering av rutinene. En slik regel vil etter omstendighetene kunne innebære en unødvendig papireksersis og dermed en unødvendig byrde for virksomhetene. Departementet viser videre til at det allerede følger av loven at varslingsrutiner skal utarbeides i tilknytning til virksomhetenes systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontroll). Kjernen i internkontrollprinsippet er at virksomhetene skal drive et fortløpende forbedringsarbeid, herunder slik at «avvik» fanges opp og korrigeres. Departementet legger til grunn at samme prinsipp må gjelde for varslingsrutinene. Departementet finner derfor ikke grunn til å følge opp utvalgets forslag om å lovfeste et krav om jevnlig evaluering av virksomhetens varslingsrutiner.