7 Raskere saksbehandling i de riktige sakene – særlig om Pasientskadenemnda/Helseklage

7.1 Innledning

En felles innledning til kapittel 5, 6 og 7 er gitt i punkt 5.1. Dette kapittelet tar for seg mulige tiltak for en raskere saksbehandling i Pasientskadenemnda/Helseklage særskilt. Tiltak for at klagesaker som kan behandles raskt blir identifisert effektivt og treffsikkert ved mottak og deretter rent faktisk raskt blir behandlet, har stått sentralt. Videre har ekspertgruppen sett nærmere på praksis ved delegering og muligheten for å frigjøre mer tid for saksbehandlerne til å utøve sin kjerneoppgave.

7.2 Etablering av Helseklages Team ekspress

7.2.1 Innledning

Den innledende gjennomgangen av klagesaken er viktig for å avdekke mangler og sette den videre saksgangen tidlig i riktig spor. Ikke minst ved lang saksbehandlingstid i etaten, er det viktig raskt å identifisere og ekspedere enkle og oversiktlige saker. Ekspertgruppen har derfor sett på om organiseringen av den tidlige fasen i saksbehandlingsprosessen er tilstrekkelig robust i Pasientskadenemnda/Helseklage.

7.2.2 Dagens praksis

Etter at NPE har oversendt en klagesak til Pasientskadenemnda/Helseklage, er det en «fløter» som først ser på saken.134 I Helseklage er det i dag fire personer som har rollen som fløter som tilleggsoppgave. Fløterrollen er beregnet til å utgjøre 20 prosent av stillingen. Fløternes oppgaver er varierte, se punkt 3.4.2 og boks 3.7. De har for det første ansvaret for en innledende gjennomgang av saken der formaliteter blir kontrollert, prioritering vurdert og en faglig «merking» foretatt.135 Fløterne treffer svært sjelden vedtak selv – selv i de enkle og oversiktlige sakene –, men administrerer sakskøen inn i saksbehandleravdelingene. Henvendelser fra klagerne er det også fløterne som besvarer, inntil saksbehandler er tildelt. Endelig ligger det til fløterrollen å planlegge hvilke saker som skal behandles i de kommende møtene i Pasientskadenemnda.

I 2023 mottok Pasientskadenemnda/Helseklage 2244 nye saker til behandling. I snitt betyr det at fløterne gjennomgikk 43 nye saker per uke. (Til sammenligning håndterte Team ekspress i NPE 7863 nye saker i 2023, noe som tilsvarer 151 saker i uken.)136

Etter at sentralbordløsningen til Helseklage ble endret, har ekspertgruppen fått opplyst at henvendelser som fløterne skal besvare fra erstatningssøkere har økt. Se mer om denne problemstillingen i punkt 8.3.2.

Pasientskadenemnda/Helseklage har vært opptatt av at saker ikke unødvendig skal havne i en lang kø. «SIL-tankegangen» med raskt å identifisere og ekspedere skriveklare saker til nemnda, var opprinnelig en del av fløterrollen. Dersom fløteren oppdaget saker som (tilsynelatende) var tilstrekkelig opplyst og dermed kunne behandles raskt med tanke på behandling i nemnd, skrev vedkommende selv utkast til vedtak. I dag er dette endret ved at skrivejobben er lagt til et eget team som jobber med SIL-saker («SIL-teamet»). Slik det fungerer nå, er det altså fløterne som siler saker til SIL-teamet. Disse sakene legges også i kø, men en kø som i praksis er kortere enn for andre saker. SIL-teamet består av ti saksbehandlere, inkludert en teamkoordinator.

Det som kanaliseres til SIL-teamet er saker som er forventet raskt å kunne klargjøres for behandling i nemnda fordi de etter en innledende gjennomgang synes å være tilstrekklig opplyst. Innhenting av ytterligere opplysninger eller sakkyndigvurdering synes altså å være unødvendig. Dersom fløterens vurdering om at saken er tilstrekklig opplyst, viser seg å være feil, beholdes saken i SIL-teamet. SIL-teamet behandler som utgangspunkt ikke delegeringssaker. Antatt raske delegeringssaker blir plassert på en egen plukkliste (som internt blir kalt «liten ansvar»), som er tilgjengelig for alle saksbehandlere. Per juni 2024 er det bare saker fra 2024 på denne listen.

Ekspertgruppen har i en henvendelse til Helseklage spurt om bakgrunnen for at man gikk bort fra den opprinnelige ordningen med at fløter også skrev utkast til vedtak i SIL-saker. Etaten har i sitt svar begrunnet dette med at det var viktigere at fløterne konsentrerte seg om «fløteroppgaven», altså å ivareta fordelingsfunksjonen. Fordi det ble opprettet et eget team som jobber med SIL-saker, mener etaten at gevinsten med at fløterne skrev utkast, fremdeles er ivaretatt.

7.2.3 Vurdering

En fløter har gjennomsnittlig om lag 43 nye saker å gjennomgå den uken vedkommende har vakt. Dette kommer i tillegg til de andre og vesentlige oppgavene som ligger til fløterrollen. Selv om saksmengden den enkelte uke selvsagt kan variere, mener ekspertgruppen at snittberegningen likevel gir en viktig pekepinn på at fløterne har svært begrenset tid til å vurdere muligheten for rask behandling av nye klagesaker.

Ekspertgruppen ser et grunnleggende likhetstrekk mellom NPEs Team ekspress og Helseklages SIL-tankegang som ivaretas i kombinasjon av fløterne og SIL-teamet. Målsettingen er i begge etater raskt å identifisere og ekspedere saker som er enkle og oversiktlige. Organiseringen er imidlertid svært forskjellig. Av betydning er at fløterne hos Helseklage skal ivareta andre vesentlige funksjoner, blant annet avvikling av møter i nemnda.

Det har ikke vært mulig å hente ut tall på hvor mange saker som blir behandlet i SIL-teamet, blant annet fordi det har vært involvert ulike saksbehandlere fra forskjellige avdelinger. Det har derfor ikke latt seg gjøre for ekspertgruppen å sammenligne SIL-teamet og NPEs Team ekspress mer detaljert.

Forstørr bilde

Figur 7.1 Forslag om et nytt Team ekspress i Helseklage

Ekspertgruppen vil sterkt understreke viktigheten av den innledende saksgjennomgangen for å fremme rask saksavvikling. For «ordinære» saker kan riktig «merking» være av betydning for at de raskt kommer i rett spor når saksbehandler er tildelt. Enda viktigere er sannsynligvis at kvalitet i første ledd kan sikre at saker ikke blir lagt i kø, men avgjøres raskt og enkelt. Dette vil redusere belastningen på systemet som helhet og ressurser kan lettere konsentreres om de riktige sakene.

Ekspertgruppen anbefaler at Helseklage organiserer fløterne inn i et eget team lignende det NPE har gjort med Team ekspress. Dette kan beskrives som å slå sammen fløterrollen og SIL-teamet til en ny enhet – Helseklages Team ekspress. Det synes å være bred enighet om at erfaringene i NPE gjennomgående har vært gode.

Et slikt grep i Helseklage vil for det første medføre at fløter-oppgaver ivaretas innenfor en mer robust struktur. Utvelgelsen av saker som er egnet for rask behandling kan slik skje raskere og mer treffsikkert. Ekspertgruppen har all grunn til å tro at de som i dag utøver fløterrollen gjør en samvittighetsfull og god jobb, innenfor de gjeldende rammer. Problemet er imidlertid nettopp rammene.Organiseringen fremstår som lite robust, og det er vanskelig å se at fløterne skal ha tilstrekkelig tid til å utøve sorteringsfunksjonen på en måte som tilstrekkelig utnytter potensialet for effektiv saksavvikling.

En omorganisering til et Helseklages Team ekspress vil for det andre minske antallet saksbehandlere som er involvert i de enkle sakene, som SIL-teamet i dag håndterer. Sakene vil ikke bli lagt i kø til SIL-teamet, slik som i dag, men håndteres innenfor den nye enheten. Man vil da også kunne få effekten av at den som allerede har sett på saken og funnet at den er egnet for rask avgjørelse, går direkte videre og skriver vedtak, uten å slippe saken. Dagens ordning med skifte av saksbehandler og kø inn til SIL-teamet, fremstår for ekspertgruppen som lite effektiv. At brudd i prosessen i form av skifte av saksbehandler og plassering i kø gir en fare for tidstap, er for ekspertgruppen lite tvilsomt. En annen fordel med en ny struktur er at man vil unngå uheldige konsekvenser av «feilmerking» av sakene hos fløter, for eksempel at en sak likevel trenger utredes nærmere. I dag blir slike saker beholdt i SIL-teamet, noe man kan si svekker ideen bak SIL-tankegangen.

Gruppen vurderer at et nytt Helseklages Team ekspress både bør ta hånd om saker som raskt kan klargjøres for behandling i nemnda, og i tillegg behandle og treffe vedtak i raske delegeringsaker. Sistnevnte representerer en endring sammenlignet med SIL-teamets funksjon i dag, men man unngår altså å legge lette saker i kø.

Som nevnt har fløterne en rekke andre oppgaver enn de som er knyttet til innledende saksbehandling. Hvordan alle disse skal ivaretas ved en sammenslåing av fløterrollen og SIL-teamet til en ny enhet – Helseklages Team ekspress – er etaten selv nærmest til å vurdere. Et alternativ er naturligvis at disse overtas av den nye enheten.

7.3 Omfanget av delegering bør ikke knyttes til et prosentmål, og Stortinget bør lovfeste rammene

7.3.1 Innledning

Sekretariatet fatter nesten halvparten av vedtakene i klageinstansen etter delegert myndighet. Ekspertgruppen har sett nærmere på praksis, herunder om det er behov for en klarere lovmessig forankring.

7.3.2 Dagens praksis

I pasientskadeloven § 16 syvende avsnitt er Pasientskadenemndas leder gitt hjemmel for delegering til sekretariatet (Helseklage):

«Pasientskadenemndas leder kan bestemme at sekretariatet kan treffe avgjørelser på vegne av nemnda.»

Bestemmelsen fikk sin endelige form ved lovendring i 2015, men innholdet har hele tiden ligget fast,137 med unntak av at beslutningsmyndigheten er flyttet fra nemnda til nemndas «leder».

Forarbeidene legger noen føringer for hva som kan delegeres:

«Det forutsettes […] at delegasjonen bare skal gjelde bestemte sakstyper, og at det skal gis retningslinjer for løsningen. Vanligvis vil delegasjon bare være aktuelt i helt kurante saker, men ved serieskader kan det være nødvendig å delegere i noe større utstrekning.»138

Gjeldende delegeringsfullmakt gjelder ut 2024.139 Helseklage gis her – i egenskap av sekretariat for nemnda – myndighet til «å avgjøre klager over vedtak i saker som ikke reiser tvilsspørsmål av avgjørende betydning for utfallet, og hvor avgjørelsen ikke er av prinsipiell karakter». Dette konkretiseres så gjennom en oppregning av sakstyper. Med forbehold som nevnt, omfatter delegeringsfullmakten saker om ansvar og beregning, foreldelse, gjenopptak, lovens virkeområde, tilskudd fra private tjenestetilbydere, advokatutgifter og oppreisning for oversittet klagefrist.

Leder av Pasientskadenemnda har ytterligere presisert rammene for delegering gjennom et dokument med tittel Interne retningslinjer.140 Det presiseres at saker som behandles etter delegeringsfullmakten «bør ha et oversiktlig sakskompleks og oppdaterte opplysninger». Sekretariatet kan treffe vedtak uavhengig av saksutfall: både medhold, avslag og avvisning. Det er videre gitt en 14-punkts liste med eksempler på hvilke saker som faller inn under delegeringsbeslutningen, og 11 punkter med eksempler på saker som ikke omfattes. I tillegg kommer en egen liste med «begrensninger» for bestemte sakstyper.

I sum er det ekspertgruppens vurdering at dagens delegeringsbeslutning sett i sammenheng med tilhørende presiseringer, i hovedsak setter klare og tydelige rammer for når saker kan behandles på delegering. En intern gjennomgang i 2023 av 20 tilfeldige saker, ledet av nemndleder, konkluderte med at én sak var behandlet i strid med delegeringsfullmakten, mens tre andre lå i et grenseland, men ble vurdert å falle innenfor.141 Det fremgår likevel at panelet som vurderte delegeringsvedtakene i utgangspunktet var overrasket over kompleksiteten og vanskelighetsgraden i sakene.

De rammene som er satt for hvilke saker som kan behandles på delegering, er i samsvar med forarbeidenes forutsetning om «retningslinjer» for løsningen. Forutsetningen om at delegering bare skal gjelde «bestemte sakstyper» blir likevel lagt på strekk, når nærmest alle sakstyper blir nevnt i delegeringsbeslutningen. Ekspertgruppen vurderer at dette er uttrykk for at behovet for delegering har vist seg større enn det lovgiver opprinnelig så for seg.

På noen få punkter kan det videre reises spørsmål ved om retningslinjene ligger innenfor gjeldende delegeringsbeslutning. Det gjelder gitte eksempler relatert til at saken er lite omfattende:

«Ansvarssaker med begrenset økonomisk betydning/rekkevidde.»

«Utmålingssaker med få poster eller begrensede erstatningsbeløp.»

«Enklere saker (‘normvedtak’) og/eller saker med begrenset omfang.»

Her finner ekspertgruppen det noe uklart om disse punktene må tolkes innskrenkende i lys av delegeringsfullmaktens alminnelige begrensning til «saker som ikke reiser tvilsspørsmål av avgjørende betydning for utfallet, og hvor avgjørelsen ikke er av prinsipiell karakter».

Det fremgår av retningslinjene at delegert avgjørelse «skal være et betryggende alternativ» til nemndbehandling, at det skal vurderes «konkret om en sak egner seg for delegasjon» og at det alltid skal være to involvert i saksbehandlingen. Det er ekspertgruppens inntrykk at intensjonen bak disse føringene blir tatt på alvor og fulgt av saksbehandlerne.

I hvilket omfang delegeringshjemmelen har blitt brukt, har variert. Ekspertgruppen registrerer at det har vært vanlig å sette en form for prosentmål på hvor mange saker som kan behandles på delegering. Dette målet har variert en del over tid.142 I gjeldende interne retningslinje heter det under punkt 2 at delegering «ikke [skal] være hovedregelen». Dette blir forstått slik at volumet av delegeringsvedtak ikke kan overstige 50 prosent av det samlede antall vedtak i nemnda for det aktuelle kalenderår. For 2023 var antallet delegeringsvedtak 1115 (49 prosent).

Bestemmelsen om at delegeringsvedtak ikke skal være «hovedregelen» er klart nok ikke rettslig bindende i den forstand at brudd kan føre til at vedtak kjennes ugyldig. Bestemmelsen følger ikke av en tolking av loven og fremstår utelukkende som en intern pliktbestemmelse til innvortes bruk i nemnda. Etter det ekspertgruppen erfarer har det vært tilfeller der saksbehandlere har blitt bremset i å fatte delegeringsvedtak av hensyn til «hovedregelen». Gruppens inntrykk er at flere saker enn i dag kunne vært avgjort etter delegert myndighet. På grunn av grensen på maksimalt 49 prosent, har disse sakene likevel blitt avgjort i nemnd i stedet.

7.3.3 Vurdering

Ekspertgruppen vurderer at det åpenbart er nødvendig med en delegeringshjemmel fra Pasientskadenemnda til sekretariatet (Helseklage). Etatens begrensede ressurser bør brukes mest mulig effektivt – og i denne sammenheng betyr det at nemndbehandling må forbeholdes de viktigste og vanskeligste sakene. Allerede i dag er nemndmøtene presset på tid ut fra saksomfanget.143 Som nevnt har ikke gruppen kunnet basere seg på at ressurstilgangen skal bli bedre fremover.

Gitt dagens saksmengde, vil derfor ikke flere saker i nemnd som utgangspunkt bedre rettssikkerheten i klagebehandlingen, i det store bildet. På denne bakgrunn vurderes det som problematisk om omfanget av delegeringsvedtak skal styres av interne prosentmål i nemnda. Gruppen vurderer at det er viktigere at de «riktige» sakene behandles etter delegasjon enn at sekretariatet skal passe på at de holder seg innenfor en prosentvis grense.

Ekspertgruppen har fått seg forelagt tre eksempel på vedtak fattet etter delegering. Det fremgår klart av første side i alle vedtakene at de ikke er behandlet i nemnd, men av sekretariatet. De fremlagte eksemplene tilfredsstiller klart nok minstekravene til vedtak etter forvaltningsloven § 25.

Samtidig har ekspertgruppen merket seg at det over tid har blitt uttrykt uro rundt omfanget av bruken av delegering.144 Synspunktet til Personskadeforbundet LTN om at det burde fremgå av lov når delegering kunne skje, ble ikke fulgt opp i forbindelse med lovendringen i 2015:

«Departementet holder fast ved forslaget i høringsnotatet om å videreføre ordningen med at nemnda selv kan avgjøre hvilke saker som skal delegeres til sekretariatet. Dette vil gi den nødvendige fleksibilitet i nemndas arbeid og sikre en effektiv saksbehandling.»145

Med dagens omfang og behov for delegering, som lovgiver nok ikke så for seg i 2015, har spørsmålet om en lovfesting av vilkår fått fornyet aktualitet. Ekspertgruppen vurderer at hensynet til tillit til ordningen kan tilsi at Stortinget får si sin mening om delegeringsspørsmålet. Dette vil også kunne bidra til en forståelse og aksept for at delegeringsvedtak kan være en fullt forsvarlig løsning i mange saker, og at omfanget ikke bør knyttes til et prosenttall, men heller til trekk ved sakene og nemndas faglige kontroll og styring av sekretariatet.

Etter ekspertgruppens syn bør lovmessige grenser for delegeringsadgangen følge de linjer som gjeldende delegeringsbeslutning fra nemndleder trekker opp: at sakene ikke reiser tvilsspørsmål av avgjørende betydning for utfallet, og heller ikke er av prinsipiell betydning. I tillegg vurderer gruppen at delegering bør tillates i saker av mindre økonomiske betydning, for eksempel beløpsmessig avgrenset til 1 G146. Som pekt på ovenfor, synes også dagens delegeringspraksis å hensynta sakens (økonomiske) størrelse, selv om det ikke kommer så klart frem i den gjeldende deleringsbeslutningen. Gruppen mener også at det bør nedfelles krav i loven om at nemnda regelmessig skal føre kontroll med sekretariatets praktisering av delegeringsbeslutningen, noe som vil være godt i samsvar med alminnelig forvaltningsrett.

7.4 Økt bevissthet rundt bruk av delegasjonsfullmakten i medholdsaker

7.4.1 Innledning

Som det fremgår ovenfor er andelen saker som avgjøres etter delegering høy. Ekspertgruppen har derfor sett på hvordan vedtakene fordeler seg på henholdsvis avslag og medhold.

7.4.2 Dagens praksis

Nesten halvparten av vedtakene i Pasientskadenemnda avgjøres altså av sekretariatet etter delegert fullmakt. I 2023 var andelen 49 prosent. Etaten har opplyst til ekspertgruppen at av disse sakene gjaldt om lag 75 prosent klage på ansvarsspørsmålet, og 25 prosent klage på erstatningssummen. Det ble gitt medhold etter delegert klagebehandling i 0,6 prosent av ansvarssakene og 1,8 prosent av sakene som gjaldt beregningen, mens resten fikk avslag.

I delegasjonsfullmakten fra nemndleder er det i utgangspunktet ikke lagt større begrensninger på å fatte medholdsvedtak enn avslagsvedtak: «Sekretariatet kan omgjøre, stadfeste og avvise klagesaker».147 Dette underbygges også av en generell formulering om delegeringsfullmaktens omfang: «Når det ikke er tvilsomt for sekretariatet at NPEs vedtak omgjøres (medhold) eller stadfestes (avslag)». Likevel viser tallene at det er en markant forskjell på avslag og medhold i saker som avgjøres på delegasjon.

Deler av delegasjonsfullmakten retter seg direkte mot beregningssaker. Ett sted fremkommer det at «[u]tmålingssaker med få poster eller begrensede erstatningsbeløp» er omfattet av delegasjonsfullmakten. Det tyder på at større saker skal behandles i nemnd. På den andre siden fremgår det at også «utmålingssaker med mange poster/der ‘alt’ er påklaget, dersom det fremstår opplagt at klagen ikke kan føre frem», kan avgjøres på delegasjon. Det finnes ikke en tilsvarende formulering for beregningssaker dersom det fremstår opplagt at klagen kan føre frem. Dette kan oppfattes slik at beregningssaker av et visst omfang skal behandles i nemnd med mindre det er åpenbare avslagssaker; med andre ord at det er forskjellsbehandling mellom avslags- og medholdsaker.

Etter forespørsel fra ekspertgruppen, har Helseklage meldt tilbake at den lave andelen medholdvedtak kan skyldes delegasjonsfullmaktens begrensninger. Samtidig fremheves at det erfaringsmessig er en overvekt av ansvarssaker hvor resultatet kan være ganske opplagt i retning avslag, som naturlig bør tas på delegasjon.

7.4.3 Vurdering

Ekspertgruppen vurderer at en relativt høy andel avslagsvedtak er naturlig å forvente. Fordi det allerede er gjort en seleksjon i førsteinstansen, er det ikke overraskende at det i klageinstansen i utgangspunktet er lettere å identifisere sikre saker for avslag enn sikre saker for medhold. Dette påvirker i sin tur utvalget av saker til henholdsvis delegering og nemndbehandling.

Imidlertid er medholdprosenten i saker som behandles etter delegeringsbeslutningen nå så lav at det er forståelig at det blir reist spørsmål. Problemet er at så lave tall – gitt det høye antallet vedtak som fattes av sekretariatet – kan skape inntrykk av at behandling på delegering ikke er «et betryggende alternativ» til nemndbehandling, slik det skal være etter nemndleders retningslinjer. Dette må også ses i sammenheng med de vurderinger som ble gjort i gjennomgangen av delegeringsvedtak fra 2023, om at de tilfeldig uttrukne sakene var overraskende komplekse.

På denne bakgrunn kan det spørres om sekretariatet kjenner på uformelle bindinger til ikke å gi medhold på delegasjon, til tross for retningslinjenes utgangspunkt om en likestilling av ulike saksutfall. Dette må ses i sammenheng med om det også eksisterer formelle hindringer for å gi medhold ved delegeringsvedtak som ikke gjelder tilsvarende ved spørsmål om avslag, og om slike forskjeller i så fall er tilstrekkelig begrunnet.

For å ivareta tilliten til at behandling på delegering er «et betryggende alternativ» til nemndbehandling, anbefaler ekspertgruppen en intern gjennomgang av praksis. Dette med tanke på å kartlegge årsaker til den lave medholdprosenten og å vurdere eventuelle tiltak.

7.5 Helseklage bør vurdere hvordan saksbehandlerne kan få frigjort mer tid til saksbehandling

7.5.1 Innledning

Det er viktig å tilrettelegge for at saksbehandlerne får konsentrert seg om sin primæroppgave: saksbehandling. Blant annet kan det være ugunstig om dagene i for stor grad blir oppstykket av andre arbeidsoppgaver. Tematikken har likevel vært vanskelig å gå dypt inn i for ekspertgruppen, fordi dette er spørsmål som dels krever inngående kjennskap til forholdene ved det enkelte arbeidssted, dels blir styrt av mer overordnede føringer i lov og avtaleverk, med mer. Med disse forbehold har gruppen sett på enkelte sider av problemstillingen.

7.5.2 Dagens situasjon

Helseklage har på forespørsel fra ekspertgruppen manuelt beregnet produktivitetstall i sekretariatet. Helseklage beskriver at de per april 2024 har 71 saksbehandlere som jobber med pasientskadesaker. Av disse er det 28 som bare jobber med saksbehandling, 20 har tilleggsoppgaver som tilsvarer om lag 30 prosent av stillingen, og de resterende 17 personene har tilleggsoppgaver som utgjør anslagsvis 60-80 prosent av stillingen. Det er altså et mindretall – om lag 40 prosent – som jobber fulltid med saksbehandling.

Tilleggsoppgavene omfatter blant annet å ivareta roller som teamkoordinator, fagkoordinator, forbedringslos, fløter, med mer. Totalt er det beskrevet 19 tilleggsoppgaver som kan kreve mellom 10-50 prosent av stillingen. Enkelte ansatte har også flere tilleggsoppgaver samtidig, og kan derfor ha opptil 80 prosent av stillingen bundet opp i disse.

Ekspertgruppen har videre fått innspill om at måten enkelte arbeidsoppgaver er organisert på kan fungere som tidstyver ved at de oppleves som unødvendig tungvint og tidkrevende. Ett eksempel på dette er prosessen med å honorere eksterne sakkyndige.148 Her må saksbehandler etter å ha mottatt en sakkyndig vurdering, fylle ut et Excel-skjema med forskjellige opplysninger som økonomiavdelingen trenger for å utbetale honorar. Skjemaet må deretter sendes til den sakkyndige sammen med en beskrivelse av hvordan krav om honorar skal sendes inn.

Helseklage har på spørsmål fra ekspertgruppen, generelt gitt uttrykk for at alle de ulike tilleggsoppgavene saksbehandlerne har, trengs ivaretatt i virksomheten for å sikre kvalitet, effektivitet og brukertilfredshet. Særlig er det påpekt at den juridiske støttefunksjonen hos Helseklage ikke er skilt ut i en egen avdeling, slik som hos NPE, men lagt til selve pasientskadeavdelingen, som en tilleggsoppgave. Det innebærer at en del av saksbehandlerressursene nødvendigvis går med til faglig utvikling og kvalitetssikring av arbeidet som sekretariatet og nemnda gjør.

Saksbehandlerne har fått en viss merkantil avlastning ved at innhenting av oppdatert informasjon i de eldste beregningssakene, er skilt ut. Disse sakene har ofte ligget lenge i kø og det vil som regel være behov for å hente inn oppdaterte opplysninger når saken skal påbegynnes. Helseklage har i dag en deltidsansatt som jobber med å innhente oppdaterte opplysninger her. Målet er at disse beregningssakene skal være klar for behandling når saksbehandler starter opp arbeidet med saken.

7.5.3 Vurdering

Ekspertgruppen har sett på spørsmålet om det kanaliseres tilstrekkelig med ressurser til saksbehandling som sådan i Helseklage. Dette er tross alt etatens hovedoppgave. At bare 40 prosent av saksbehandlerne er 100 prosent dedikert til saksbehandling synes i utgangspunktet noe lavt. De nevnte tilleggsoppgavene ivaretar imidlertid viktige funksjoner, som til dels er særegne for virksomheten, herunder arbeidet opp mot nemnda. I tillegg kommer generelle personalpolitiske vurderinger inn, herunder hvordan Helseklage kan fremstå som en attraktiv arbeidsgiver. Ekspertgruppen er på denne bakgrunn ikke i posisjon til å vurdere om omfanget av tilleggsoppgaver generelt sett er for stort i virksomheten, eventuelt blir spredt på for mange, ulike saksbehandlere. Gruppen forutsetter at dette er vurderinger som løpende gjøres av ledelsen.

Ekspertgruppen mener derimot at det er grunn til å vurdere å gi saksbehandlerne mer bistand fra merkantilt personell på noen områder, for slik å effektivisere saksbehandlingen. Ett område som peker seg ut er honorering av eksterne sakkyndige, som omtalt ovenfor. I dag er rutinen lagt opp slik at saksbehandler skriver ferdig mandatet til den sakkyndige før service- og dokumentsenteret begynner arbeidet med å finne den aktuelle fagpersonen. Det betyr at den første kontakten saksbehandler har med den sakkyndige (med mindre det oppstår spørsmål underveis), er når honorarskjemaet skal sendes ut. Ekspertgruppen har fått opplyst at skjemaet oppleves tungvint og tidkrevende å fylle ut, og operasjonen må gjentas «fra grunnen av» i hver sak, selv om den sakkyndige er brukt tidligere.

For ekspertgruppen er dette et eksempel på at organisering på et detaljnivå kan ha betydning for hvilke muligheter de ansatte har til å prioritere etatens kjernefunksjon: saksbehandling. Ekspertgruppen anbefaler derfor at etaten foretar en nærmere gjennomgang av på hvilke områder økt merkantil støtte kan bidra til å frigjøre tid for saksbehandlerne til å konsentrere seg om saksbehandling. Saksbehandlerne må selvsagt involveres i en slik prosess.

Ekspertgruppen støtter videre arbeidet med å innhente oppdaterte opplysninger for saker som ligger i kø, særlig gamle beregningssaker, før saksbehandler tildeles. Det er klart hensiktsmessig at saken i størst mulig grad er ferdig opplyst på det tidspunkt saksbehandler blir tildelt, slik at vedkommende kan gå rett på og arbeide aktivt med saken.

7.6 Anbefalinger

Anbefalinger:

• Ekspertgruppen anbefaler at Helseklage slår sammen fløterrollen og SIL-teamet til en ny enhet – Helseklages Team ekspress.
• Ekspertgruppen anbefaler at omfanget av delegeringsvedtak ikke knyttes til et internt prosentmål.
• Ekspertgruppen anbefaler at rammene for delegering fra Pasientskadenemnda til Helseklage som sekretariat, lovfestes.
• Ekspertgruppen anbefaler at Pasientskadenemnda og Helseklage gjennomgår praksis i delegeringssakene med tanke på å kartlegge årsaker til den lave medholdprosenten og vurdere eventuelle tiltak.
• Ekspertgruppen anbefaler at Helseklage foretar en nærmere gjennomgang av på hvilke områder økt merkantil støtte kan bidra til å frigjøre tid for saksbehandlerne til å konsentrere seg om saksbehandling.