6 Frist for å gi informasjon

6.1 Om artikkel 5

Direktivets artikkel 5 gir regler om når og hvordan informasjonen etter artikkel 4 om de ulike sidene ved arbeidsforholdet skal gis til arbeidstaker, og om medlemsstatenes ansvar for å gjøre informasjon tilgjengelig for partene.

Ifølge bestemmelsen skal informasjon om partenes identitet, arbeidssted, stillingstittel eller stillingsbeskrivelse, oppstartsdato, varighet ved midlertidighet, prøvetid, lønn og arbeidstid gis til arbeidstaker senest i perioden fra første arbeidsdag til syvende kalenderdag etter dette, jf. artikkel 5 første ledd. Informasjon om innleievirksomhet, opplæring, betalt fravær, oppsigelse, tariffavtaler og sosial sikring skal gis innen en måned etter første arbeidsdag. Etter det tidligere direktivet om arbeidsgiverens plikt til å informere om vilkårene i arbeidsforholdet er fristen to måneder for alle opplysningene.

Informasjonen skal gis individuelt til arbeidstaker. Dette utelukker arbeidsgiver fra å gi felles informasjon i form av for eksempel et oppslag på arbeidsgivers intranett.

Artikkel 5 andre ledd sier at statene kan utarbeide maler og skjemaer for dokumentene med informasjon, og gjøre disse tilgjengelige for arbeidstaker og arbeidsgiver, herunder ved å gjøre dem tilgjengelige på offisielt nettsted eller på andre egnede måter. Artikkel 5 tredje ledd forplikter medlemsstatene til å sikre at informasjon om de lover, forskrifter og allment gjeldende tariffavtaler som utgjør den rettslige rammen som skal kommuniseres av arbeidsgiver, gjøres gratis tilgjengelig på en klar, gjennomsiktig og lett tilgjengelig måte, herunder gjennom eksisterende onlineportaler.

6.2 Gjeldende rett

Informasjon om arbeidsvilkår skal etter arbeidsmiljøloven gis i form av en skriftlig arbeidsavtale, jf. §§ 14-5 til 14-8. For alle arbeidsforhold med samlet varighet over en måned skal arbeidsavtalen foreligge snarest mulig og senest en måned etter at arbeidsforholdet begynte, jf. § 14-5 andre ledd. I kortere arbeidsforhold og ved utleie av arbeidskraft skal skriftlig avtale inngås umiddelbart, jf. tredje ledd. Loven skiller ikke mellom ulike informasjonspunkter når det gjelder tidspunktet for den skriftlige arbeidsavtalen.

6.3 Høringsforslaget

For å oppfylle den skjerpede tidsfristen i arbeidsvilkårsdirektivet foreslo departementet i høringen at fristen i arbeidsmiljøloven § 14-5 andre ledd for når skriftlig arbeidsavtale skal foreligge reduseres fra en måned til syv dager etter at arbeidsforholdet er begynt. Departementet foreslo å ikke benytte direktivets adgang til å ha en lengre frist på en måned for enkelte av opplysningene.

Det ble ikke foreslått endringer i fristen som gjelder for arbeidsforhold med kortere varighet enn en måned, og ved utleie.

6.4 Høringsuttalelsene

Organisasjonene på arbeidstakersiden er positive til kortere frist for når arbeidsavtalen skal foreligge, og er enige i at det er hensiktsmessig med én og samme frist for alle opplysningene. Unio og Akademikerne mener imidlertid at fristen bør settes allerede ved tiltredelsen, og ikke syv dager etterpå. Akademikerne påpeker at en slik frist også vil harmonere bedre med fristen for å innta endringer i arbeidsforholdet i henhold til arbeidsmiljøloven § 14-8, og stiller spørsmål ved hvorfor arbeidstaker ikke kan få utkast til arbeidsavtale før man takker ja til jobbtilbudet. Etter Akademikernes erfaring er de fleste arbeidsavtaler standardiserte, og det er dermed lite krevende for arbeidsgiver å sende utkast med tilbud om jobb.

Virke ser at det i de fleste ansettelsesprosesser vil være uproblematisk å imøtekomme et krav om arbeidsavtale innen syv dager fra tiltredelse. Virke erfarer imidlertid at det i mange tilfeller vil være vanskelig, blant annet der arbeidstaker skal tiltre raskt. Et absolutt krav om syv dager kan dermed forsinke tiltredelse. Spekter mener fristen vil være utfordrende i enkelte arbeidsforhold, særlig sett hen til kravet om at informasjonen skal tas inn i arbeidsavtalen, og viser til at det ved ansettelsen eksempelvis ikke alltid vil være avklart hvilke tariffavtalte lønns- og arbeidsvilkår som gjelder. Spekter støtter ikke forslaget om syvdagersfrist også for opplysninger der direktivet åpner for en frist på en måned, og viser til de konsekvensene dette vil medføre etter forslaget til presumsjonsbestemmelser. Helse Vest gir uttrykk for det samme.

Arbeidstilsynet støtter å ha én frist, men mener denne bør være kortere, og settes til senest den dagen arbeidsforholdet begynte. Tilsynet erfarer at arbeidstaker ofte får tilbud noe tid i forkant av oppstarten, og mener hensynet til forutsigbarhet tilsier kortere frist.

6.5 Departementets vurderinger og forslag

Arbeidsvilkårsdirektivet skjerper tidsfristene for når arbeidsgiver skal gi arbeidstaker skriftlig informasjon om arbeidsforholdet, sammenlignet med det tidligere direktivets frist. Det introduseres et skille mellom grunnleggende opplysninger med en frist på syv dager og supplerende opplysninger med en frist på en måned.

For arbeidsforhold i Norge med kortere varighet enn en måned, og ved utleie, er fristen for når det må foreligge arbeidsavtale «umiddelbart», jf. arbeidsmiljøloven § 14-5 tredje ledd. Departementet legger til grunn at denne fristen ligger innenfor direktivets krav.

For de fleste arbeidsforhold gjelder imidlertid en frist i arbeidsmiljøloven på én måned, jf. § 14-5 andre ledd. Når det gjelder de supplerende opplysningene etter direktivet (informasjon om opplæring, betalt fravær, oppsigelse, tariffavtaler og sosial sikring) oppfyller arbeidsmiljøloven direktivets krav (på en måned). For den grunnleggende informasjonen (partenes identitet, arbeidssted, stillingstittel/-beskrivelse, oppstartsdato, varighet ved midlertidighet, prøvetid, lønn og arbeidstid), som etter direktivet skal gis innen syv dager etter første arbeidsdag, vurderer departementet at det kreves en endring i arbeidsmiljøloven for å oppfylle direktivets krav.

Departementet har kommet til at det fortsatt er hensiktsmessig at det gjelder én og samme frist for når ulike arbeidsvilkår skal opplyses om etter arbeidsmiljøloven, jf. § 14-5. For å oppfylle direktivet må en slik frist da settes til sju dager etter første arbeidsdag.

Departementet utelukker ikke at det i enkelte arbeidsforhold vil kunne være utfordrende for arbeidsgiver å avklare alle forhold og sørge for all informasjon innen en slik frist. Departementet antar imidlertid at en frist på senest én uke etter arbeidsforholdets oppstart i de aller fleste arbeidsforhold vil være uproblematisk, og mener i utgangspunktet at dette bør gi tilstrekkelig tid til avklaringer. Det vises til at dette er en lengre frist enn den som allerede gjelder ved innleie og arbeidsforhold med mindre enn én måneds varighet. Departementet kan ikke se at det er forhold ved de ulike supplerende opplysningene som tilsier et behov for en lengre frist enn den som gjelder for de grunnleggende opplysningene. Det vil gjennomgående være i arbeidstakers interesse å motta informasjon om arbeidsforholdet på et så tidlig tidspunkt som mulig, og det vil være mer oversiktlig om informasjonen gis samlet og samtidig. At opplysningene gis samlet vil også gi arbeidsgiver bedre forutsigbarhet. På denne bakgrunn foreslår departementet å korte ned fristen i arbeidsmiljøloven § 14-5 andre ledd fra en måned til syv dager etter at arbeidsforholdet begynte.

Enkelte høringsinstanser har foreslått at fristen bør settes allerede til tiltredelsesdagen. Departementet vurderer imidlertid at en frist om utlevering innen syv dager er rimelig, og viser til at dette forslaget allerede innebærer en nokså stor reduksjon i fristen sammenlignet med i dag. Departementet viser samtidig til at det allerede følger av § 14-5 at arbeidsavtalen skal foreligge «snarest mulig», og at den foreslåtte syvdagersfristen vil være det tidspunktet denne fristen senest utløper. Dersom det lar seg gjøre å utforme et utkast på et tidligere tidspunkt, er arbeidsgiver etter loven allerede forpliktet til å gjøre dette. Fristen for når skriftlig arbeidsavtale skal inngås i arbeidsforhold med kortere varighet enn en måned eller ved utleie av arbeidskraft, vil for øvrig ikke foreslås endret. Fristen er i disse tilfellene «umiddelbart», jf. § 14-5 tredje ledd.

Artikkel 5 har også bestemmelser om tilgjengeliggjøring av informasjon fra statenes side, jf. andre og tredje ledd. Her fremgår det at medlemsstatene kan utarbeide maler og skjemaer som stilles til rådighet for arbeidsgivere og arbeidstakere, jf. andre ledd. Videre pålegges medlemsstatene å gjøre informasjon om aktuelle lover, forskrifter og allment gjeldende tariffavtaler tilgjengelig, jf. tredje ledd.

Når det gjelder maler og skjemaer, viser departementet blant annet til at Arbeidstilsynet har en veiledningsfunksjon som også omfatter reglene om skriftlig avtale, og at tilsynet har utarbeidet maler for standard arbeidsavtale som er tilgjengelig på deres nettsider. Videre viser departementet til at norske lover og forskrifter, herunder allmenngjøringsforskrifter, er allment tilgjengelige via Lovdata sine sider. Etter departementets syn er direktivets krav oppfylt på dette punkt, og det foreslås derfor ingen lovendringer. Arbeidstilsynet publiserer også regelverk på arbeidslivsområdet lett tilgjengelig og oversiktlig, og veileder om dette.