12 Statens Ungdoms- og idrettskontors notat av 28. november 1980 om Kirke- og undervisningsdepartementets bevilgning til organisert ungdomsarbeid, søknadsprosedyre, regler og saksbehandlerrutiner

Innledning:

Statens ungdoms- og idrettskontor har lenge følt et behov for en breiere informasjon om stønadsordningene. Det råder en del uvitenhet rundt i organisasjonene om reglene, og organisasjonene har en nokså forskjellig praksis når det gjelder hva slags prosjekter/kurs en søker støtte til. Dette kan føre til ulikhet i saksbehandlingen og forskjellsbehandling av organisasjonene. For å få mest mulig likhet i saksbehandlingen, vil vi her gjennomgå saksgangen for behandlingen og også få ned på papiret en del av de saksbehandlingsrutiner vi bruker ved kontoret.

Saksgangen:

Kunngjøring: Kunngjøring av fordelinga skjer gjerne i slutten av desember. Denne inneholder Stortingets bevilgningsvedtak, en kort beskrivelse av de ulike stønadstypene, søknadsskjema for grunnstønad og aktivitetsstønad og rapportblankett for lederkurs. Dessuten angir den søknadsfristen. Statens ungdoms- og idrettskontor har gjennom flere år vært streng med overholdelse av disse fristene. Søknader og rapporter som er poststemplet etter fristens utløp blir av prinsipp ikke behandlet, og det er gitt få dispensasjoner.

Når søknadene er kommet inn, bearbeides de ved Statens ungdoms- og idrettskontor, som avgir sin innstilling. Innstillinga legges fram for Statens ungdomsråd som gir sitt råd til fordelinga. Deretter sendes innstillinga til departementets politiske ledelse til endelig godkjenning.

I henhold til forvaltningsloven, er det anledning til å klage på departementets vedtak til Kongen. Sammen med tildelings-/avslagsbrev blir det sendt et klageskjema som skal benyttes. Klagefristen er angitt på skjemaet.

Grunnstønad

Stønadstype 1:

Grunnstønad gis som fast og bevegelig grunnstønad.

Den faste grunnstønaden er et likt beløp som fordeles til alle stønadsberettigede organisasjoner. For 1981 er den faste grunnstønaden på kr. 100 000. Stønaden skal være til administrasjonskostnader, og regnes å skulle dekke de 1500 første medlemmene.

Den bevegelige grunnstønaden gis i form av et bestemt kronebeløp pr. medlem f.o.m. medlem nr. 1501 t.o.m. medlem nr. 70 000. Stønaden er ment som en utjamning mellom små og store organisasjoner. Størrelsen på denne stønaden er hovedsakelig avhengig av to forhold:

• Antall organisasjoner som skal ha fast grunnstønad

• Antall medlemmer som totalt godkjennes som stønadsberettigede.

Kronebeløpet pr. medlem varierer også etter en bestemt skala som må utarbeides hvert år. Både godkjenning av de enkelte medlemstall og skalaen for utregning av bevegelig grunnstønad legges fram for Statens Ungdomsråd.

Den faste grunnstønaden utbetales med en gang det innsendte søknadsskjemaet er i orden, d.v.s. i samsvar med kravene.

Den bevegelige grunnstønaden utbetales så snart alle søknadsskjemaene er i orden, og Statens Ungdomsråd har uttalt seg. (Gjerne første halvdel av mars.)

Inn- og uttrappingsregelen:

I denne regelen heter det at en organisasjon ikke får grunnstønad det året den godkjennes som stønadsberettiget. 2 år utbetales halv fast grunnstønad (ikke bevegelig stønad). Året deretter utbetales full fast grunnstønad og bevegelig grunnstønad. Denne regelen er innført fordi:

• En vil sikre seg at det ikke er noen døgnflue-organisasjon en har med å gjøre.

• Det har vært anerkjent at det er hensiktsmessig for organisasjonene å få en gradvis økning eller senkning av statsstønaden. Store svingninger i totalt stønadsbeløp har en alltid forsøkt å unngå.

En organisasjon som ikke lenger tilfredsstiller kravene om grunnstønad får halv fast grunnstønad i ett år før stønaden faller bort. Hvis man året etter tilfredsstiller kravene får man full fast grunnstønad og bevegelig stønad dette året.

Uttrappingsregelen gjelder ikke hvis søknaden kommer etter fristen eller ikke sendes i det hele tatt. Likeledes gjelder den ikke hvis det oppdages uregelmessigheter i bruken av pengene. Da faller stønaden bort i sin helhet.

Andre ting

Det gis som en overgangsordning kompensasjon til de organisasjonene som tidligere hadde to reiseinstruktører. Beretning fra foregående år må sendes inn, og gi et fyldig bilde av organisasjonens aktivitet.

Husk! Det er bedre å sende inn en søknad som ikke holder mål enn å ikke sende inn søknad innenfor fristen. Har du ikke greid å skaffe underskrift av formann eller av registrert revisor, så send de øvrige opplysningene inn, og ettersend eventuelle dokumentasjoner.

Stønadstype 2:

Her er det ikke innarbeidet noen praksis enda, men stønadsmodellen vil ha følgende ramme:

• Det gis et administrasjonstilskott som ett beløp etter vurdering av følgende opplysninger i søknaden:

  1. Antall revisorbekreftede medlemmer under 25 år.

  2. Antall lag og utbredelse i fylker

  3. Innsendt detaljert budsjett for ungdomsvirksomheten (innenfor moderorganisasjonen f.eks.). På inntektssiden i dette budsjettet må tas med eventuell statsstøtte i øvrige departement eller kontorer. På utgiftssiden bør bl.a. følgende tas med:

     • Landsmøter, sentralstyremøter, representantskapsmøter o.a. for ungdomsarbeidet

     • Lønn til sekretær(er) for ungdomsarbeidet

     • Medlemsendringer

     • Andel husleieutgifter, kontorhold, medlemsavis. Også andel av f.eks. generalsekretærens lønn.

     • Reisevirksomhet.

  4. For organisasjoner som tidligere har mottatt grunnstønad i Statens ungdoms- og idrettskontor vil mottatt beløp i 1980 også ha betydning.

Aktivitetsstønad punkt a:

Lederutdanning:

Følgende regler gjelder pr. idag for tildeling av midler til lederkurs:

1. Gjennom Kirke- og undervisningsdepartementet gir Staten støtte til ungdomsorganisasjonenes lederutdanning.

2. Stønaden gis i form av tilskott til sentrale og regionale kurs i de ungdomsorganisasjonene som er stønadsberettiget til grunnstønad av ungdomsmidlene. Organisasjoner som omfatter ungdom under utdanning som varer minst 2 år, kan søke lederutdanningsmidler sammen med organisasjonene i stønadstype 2. Organisasjonen må ha revisorbekreftet medlemstall (kollektivt og/eller individuelt) på minst 1500 under 25 år, og for øvrig tilfredsstiller kravene i stønadstype 2.

3. Et sentralt kurs omfatter deltakere fra hele landet. Kurset må være planlagt og ledet av sentralleddet i organisasjonen. Varighet: 3-10 dager. Antall deltakere en får støtte til: 40. Stønadssatser: Kr.       pr. deltaker pr. døgn og inntil kr.       i reise­støtte.

4. Et regionalt kurs omfatter deltakere fra en region/landsdel. Kurset må være planlagt av sentralleddet i organisasjonen mens ledelsen kan delegeres til et fylkeslag.

   • Varighet: 2-5 dager.

   • Antall deltakere som en får støtte til: 40.

   • Stønadssatser: kr. 50 pr. deltaker pr. døgn og inntil kr. 50 i reisestøtte.

5. Reisestønaden kan ikke nyttes til dekning av oppholdsutgifter og omvendt.

6. Minst 6 timer pr. dag må nyttes til forelesninger/gruppearbeid i nærmere presiserte emner.

7. For å få støtte må kursene omfatte to eller flere av følgende emner:

   • Organisasjonskunnskap

   • Metoder innenfor ungdomsledernes arbeidfelt

   • Taleteknikk

   • Forvaltningsoppgaver i sammenheng med lags- og organisasjonslivet (herunder også orientering om støtteordninger m.m.)

   • Instruksjon i leik og dans

   • Skolering i grunnleggende emner for organisasjonen (livssyn og/eller samfunnskunnskap).

8. Alle søknader må fremmes gjennom hovedorganisasjonen. Søknader sendes Statens ungdoms- og idrettskontor til nærmere angitte frister. Hovedorganisasjonen står ansvarlig overfor Statens ungdoms- og idrettskontor for at midlene nyttes i samsvar med retningslinjene.

Kommentar:

• En del kurs som faller utenfor på fellestiltaksposten blir automatisk overført hit.

• En del kurs som blir søkt om og rapportert som sentrale kurs, blir sett på som regionale kurs dersom:

  1. Det bringes i erfaring at kurset ikke er landsomfattende.

  2. Kurset har mindre varighet enn 3 dager.

• Dersom et kurs har flere enn 40 deltakere, reduseres beregnet beløp automatisk både i søknad og rapport før endelig beregning foretas.

• På grunn av mangfoldet i organisasjonenes målsetting og arbeidsformer, blir det alltid på denne posten en del skjønnsvurderinger. Noen avgjørelser er prøvd ved klage til Kongen, og her er noen eksempler på kurs som ikke blir godtatt:

  • Sommerleire

  • Landsmøter

  • Instrumentopplæringskurs.

  Enkelte organisasjoner legger kurs i forbindelse med landsstyremøter og landsmøter. Dagene hvor møtene avholdes må da trekkes fra i søknaden.

Søknadsskjema:

Her følger et eksempel på korrekt utfylling av skjemaet.

Merknader:

• Under sted og tid angis kurssted og kursdato

• Antall deltakerdøgn finner en ved å multiplisere antall deltakere med antall døgn kurset varer.

• Beregnede oppholds- og reiseutgifter baseres på skjønn. Anslås disse samlet som mindre enn de gjeldende satser, føres dette beløpet opp. Utregning ut fra gjeldende satser er med andre ord det maksimale beløp en kan søke om stønad til.

Ved utregning av stønadssum bruker Statens ungdoms- og idrettskontor følgende arbeidsmetode:

• Ut fra ovenstående regler og kriterier kommer en fram til et reelt beregningsgrunnlag. Tidligere års rapporter og kjennskap til organisasjonene spiller også inn.

• Budsjettposten deles i to – ett beløp for sentrale og ett beløp for regionale kurs. Ut fra prinsippet med den horisontale stønadsmodell prioriteres de sentrale kursene. Statens ungdoms- og idrettskontor regner med at støtten til de regionale kursene vil falle bort om få år.

• Alle organisasjonene får så innvilget en viss prosentdel av beregningsgrunnlaget. En del av budsjettposten holdes utenfor denne utregningen for å rette opp åpenbare skjevheter.

Rapport for lederkurs:

Sammen med søknad om tildeling av nye midler, skal det følge med rapport for siste års kurs. Her følger et eksempel på korrekt utfylling av rapportskjemaet:

Kommentar:

Ved hjelp av kursrapporten ønker Statens ungdoms- og idrettskontor å få et bilde av den kursaktiviteten som foregår i organisasjonen. Det skal altså ikke bare rapporteres for de kurs organisasjonen internt har funnet å prioritere. Dersom de reelle oppholds- og reiseutgifter har vært mindre enn de gjeldende satser føres dette beløpet opp. Har utgiftene vært høyere enn satsene, trekker kontoret fra det overskytende beløp i summen.

Dersom organisasjonen har brukt mindre penger enn de har fått utbetalt, trekkes dette fra ved neste års fordeling.

Bevilgninga til lederutdanning er basert på et tillitsforhold mellom departementet og organisasjonene. Hvert år trekkes det imidlertid ut seks organisasjoner til kontroll, og alle må være forberedt på dette. Ved kontrollen forlanges følgende:

• Deltakerliste for alle rapporterte kurs.

• Regnskap for alle rapporterte kurs attestert av arrangørens revisor

• En kort beskrivelse av de emner som er tatt opp

• Kopi av invitasjon til de sentrale kursene.

Dersom kurs ikke er avholdt etter forutsetningen kan organisasjonen blir trukket helt eller delvis fra neste års fordeling.

Aktivitetsstønaden pkt. b og c:

Denne stønaden skal dekke de mer utradisjonelle tiltakene i organisasjonene, og fellestiltak. Når stønadssummen fastsettes beregnes alltid en viss egenandel. Likeledes trekkes utgifter som ellers skal dekkes av grunnstønadene (administrasjonsutgiftene) fra, hvis ikke prosjektet er spesielt arbeidskrevende.

Når søknadene kommer inn, klassifiseres de første i enten b eller c. Hvis det er søknader som f.eks. hører inn under ledertreningsposten, overføres søknadene dit og omregnes etter ledertreningssatsene.

Hva er b, fellestiltak:

1. Tiltak/prosjekter der mer enn to stønadsberettigede organisasjoner samarbeider. I søknaden må det klart framkomme at begge organisasjonene er innforstått med søknaden.

2. Tiltak/prosjekter der de øvrige stønadsberettigede organisasjonene inviteres. Invitasjonen formidles via Statens ungdoms- og idrettskontor.

• Arrangørorganisasjonen kan ikke avslå påmeldinger fra andre organisasjoner hvis frister er overholdt.

• Statens ungdoms- og idrettskontor må ha invitasjonen 4 uker før påmeldingsfristen går ut. F.o.m. 1981 blir ikke penger utbetalt hvis invitasjonene kommer for seint. (Dette kan være/har vært en måte å unngå deltakelse fra andre på.)

Hva er c, andre tiltak etter konkret vurdering:

I budsjettproposisjonen for 1979 er det slått fast at følgende tiltak ikke gis stønad under denne posten:

• «administrasjon og innkjøp av utstyr til organisasjonen. Dette gjelder og finansiering av kontorhald i samband med prosjekt som får stønad under bokstav c.

• medlemsblad/publikasjonar, brosjyrar til intern bruk og valmateriell.

• utarbeiding av studieopplegg til intern bruk i organisasjonen.»

Når stønadsberettigelse vurderes ser en først på om dette er noe som kan ha interesse utenfor egen organisasjon. Det er også positivt om de øvrige organisasjonene tilbys produktet når det eventuelt foreligger.

Ingen organisasjoner får innvilget mer enn to prosjekter.

Det søkes gjerne langt over bevilgningsrammene av denne posten, og søknader på f.eks. 100 000 kroner er egentlig ikke hensiktsmessig. Den lille stønaden en slik søknad kan tilgodeses med kan bli vurdert som av liten betydning. Vanlige stønader er fra kr. 5000 til kr. 20 000.

Rapportering m.m.:

Før stønaden betales ut skal rapport og regnskapsoversikt være mottatt i Statens ungdoms- og idrettskontor.

Rapporten må bl.a. inneholde deltakerliste, gjennomført program og eventuell vurdering av tiltaket. Hvis det er snakk om utgivelse av bok, hefte, plate m.m., sendes ett eksemplar av dette.

Regnskapsoversikten må være attestert av revisor.