5 Søknader og søknadsprosedyrer

For søknader om stønad på 1980–tallet måtte det legges ved en orientering om organisasjonen og dens virksomhet. Vedlegg 15 viser søknadsskjema og skjema for slik orientering for stønadsåret 1981.

Etterhvert har søknadsskjemaene blitt forenklet og vedlegg 2 viser søknadsskjemaet for stønad om driftstilskudd for 1995. Ved søknad om en organisasjon er støtteberettiget må det orienteres utfyllende om organisasjonens virksomhet. Vedlegg 16 viser det skjemaet som en organisasjon må benytte i 1995 ved søknad om å bli godkjent som stønadsberettiget. Felles for skjemaene som vist i vedlegg 15 og 16 er at det bes om utførlige opplysninger om organisasjonen. Den må bl a redegjøre for hvordan medlemsregistreringen skjer, jf punkt 15 i begge skjemaene.

Når det gjelder søknadsprosedyren, har ordningen vært slik at departementets kunngjøringsbrev har blitt sendt til organisasjonene sammen med retningslinjene for stønadsordningen, samt søknadsskjema for det nasjonale driftstilskudd og kursstøtte, jf som illustrasjon vedlegg 2 som viser søknadsdokumentene for 1995.

For stønadsårene 1975 til 1982 ble kunngjøringsbrevet, og fra 1980 også retningslinjene, sendt ut i løpet av desember måned året før, med søknadsfrist en gang i løpet av januar eller februar måned det påfølgende år. Fra og med stønadsåret 1983 har kunngjøringsbrevet blitt utsendt i oktober måned med søknadsfrist 1. desember s.å. Det er fremkommet, bl a på grunnlag av avgitte forklaringer, at i hele granskingsperioden har vilkårene for støtte i større eller mindre grad vært tema for orientering og drøftelse på de årlige kontaktkonferansene / Hadelandskonferansene.

I henhold til forklaringer for kommisjonen har det hvert år etter utsendelse av kunngjøringsbrev med retningslinjer og søknadsskjema, vært en utstrakt muntlig kontakt mellom søkere, dvs representanter fra de ulike organisasjonene og departementets saksbehandlere eller representanter fra Innstillingsrådet eller Fordelingsutvalget. Kontakten har f eks vært konkrete spørsmål til utfylling av søknadsskjema eller spørsmål til forståelse av vilkårene for stønad.

Ved innføring av den bevegelige grunnstønaden i 1977 var saksbehandlingen slik at STUI utarbeidet forslag til fordeling overfor Statens ungdomsråd etter at departementet hadde fastsatt fordelingen av bevilgningen på de ulike stønadstyper. Statens ungdomsråd, ved et økonomiutvalg som ble opprettet i 1977 og bestod av tre av ungdomsrådets medlemmer, innstilte i sin tur overfor STUI. En saksbehandler i STUI var samtidig sekretær for ungdomsrådet og dets økonomiutvalg. STUI behandlet så økonomiutvalgets innstilling før departementets ledelse fattet vedtak om tildeling av stønad. Det vises til vedlegg 17 for økonomiutvalgets mandat.

I 1982 ble Statens barne- og ungdomsråd oppnevnt med barn og unges hele oppvekstmiljø som mandat. Rådet, som ble nedlagt i 1987, skulle ikke ha innstillende myndighet overfor STUI når det gjaldt ungdomsmidlene. Derfor ble det opprettet et Innstillingsråd for fordeling av midler til barne- og ungdomsorganisasjonene. Medlemmene i rådet ble oppnevnt av departementet og bestod av fire representanter foreslått av LNU, to av Statens barne- og ungdomsråd og en representant foreslått fra de organisasjoner som ikke hadde medlemskap i LNU. Innstillingsrådet overtok rollen som innstillende instans fra Statens ungdomsråds økonomiutvalg. Fortsatt fungerte STUI som sekretariat for Innstillingsrådet, og den tidligere saksbehandling ble opprettholdt. Vedlegg 18 viser vedtektene for Innstillingsrådet.

Innstillingsrådet fungerte til og med 1992. Etter en overgangsordning ble det opprettet et Fordelingsutvalg for tildeling av tilskudd til de frivillige barne- og ungdomsorganisasjonene som fra og med 1993 har fått delegert myndighet fra Barne – og familiedepartementet til å treffe vedtak om tilskudd til barne- og ungdomsorganisasjonene, jf vedlegg 19 som viser utvalgets mandat. Bakgrunnen for opprettelsen av Fordelingsutvalget og delegering av vedtaksmyndighet var at departementet anså det lite hensiktsmessig at klager på departementets vedtak måtte fremmes for Kongen i Statsråd.

Fordelingsutvalget, som er oppnevnt av departementet, består av åtte personer, hvorav fem er foreslått av LNU, en etter forslag fra organisasjoner som mottar driftstilskudd og som ikke er medlem av LNU, samt to medlemmer oppnevnt av departementet. Til nå har de to sistnevnte medlemmene hatt tidligere tilknytning til organisasjonsvirksomhet. Departementet stiller også sekretariatshjelp til disposisjon for utvalget. Fra 1993 har det vært arrangert slik at en ansatt i LNU arbeider deltid som sekretær for Fordelingsutvalget.

STUI, Statens ungdomsråd, Innstillingsrådet og nå Fordelingsutvalget har i hele granskingsperioden praktisert en streng overholdelse av søknadsfristen for tilskudd. For sent innkomne søknader har som regel ikke blitt realitetsbehandlet.

Etter at søknadene er innkommet, er ordningen i dag at sekretæren for Fordelingsutvalget foretar en gjennomgang av søknadene. Vedlegg 20 viser den sjekklisten som brukes ved gjennomgangen. Det blir deretter, i løpet av en to-ukers periode, utarbeidet en oversikt over organisasjonene med forslag til gruppeplassering, tilskudd m.v. Departementet har på forhånd fastsatt rammene for tildeling av stønad for de ulike gruppene. Fordelingsutvalget fatter så vedtak om tildeling av stønad til de enkelte organisasjonene. Av mandatet fremgår at utvalgets vedtak om tilskudd kan klages til departementet etter forvaltningslovens bestemmelser.