22 Fordelingsutvalgets brev av 30. mars 1995 til barne- og ungdomsorganisasjonene

DOKUMENTASJON AV AKTIVITETSGRUNNLAG

Med bakgrunn i opplysningar som har kome fram i media, vil Fordelingsutvalet for ungdomsmidlane i Barne- og familiedepartementet be om ei tilbakemelding frå alle organisasjonane.

Fordelingsutvalet ønskjer i tilbakemeldinga å få svar på kva dykkar organisasjon har lagt til grunn i innrapportering av medlemmer. Er det berre medlemmer som har betalt kontingent i året det blir rapportert for, eller er det også andre kategoriar? I så fall, kva medlemskategoriar dreier det seg om. Dersom andre kategoriar er inkludert, vil vi vite kor mange av dei medlemmene de har gitt opp i søknadene om driftstilskott for åra 1995, 1994 og 1993 som har betalt medlemskontingent det året det blir rapportert for. Vi ber om at de, på same måte som i søknaden, skil i mellom medlemmer under 25 år og medlemmer totalt.

Vidare er Fordelingsutvalet pålagt av Barne- og familiedepartementet å få innsendt dokumentasjon av alle kurs som de har gitt opp i søknaden om driftstilskot for 1995. Vi viser til tekstavsnittet om tilgang til kontroll i utlysningsbrevet 28.10.94. For organisasjonar som tidlegare har fått melding om kontroll av berekningsgrunnlaget for det nasjonale driftstilskottet for 1995, blir fristen for dokumentasjon framskunda på desse områda. For dokumentasjon på lokallag, tal fylke og medlemslister innanfor eit namngitt fylke, gjeld fristen de før har fått.

For dokumentasjon av sentrale leiartreningskurs, ber vi om desse opplysningane for å kontrollere at dei er gjennomførde i tråd med retningslinene:

• Kopi av invitasjon til kurset

• Kopi av program for kurset slik det vart gjennomført, med start og slutt-tider for programøktene og med forklaring av innhaldet i leiartreningsøktene der det ikkje klart kjem fram av programmet.

• Deltakarliste med bustadsadresse og -fylket til deltakarane (leiarane og instruktørane skal skiljast frå deltakarane på lista)

• Dokumentasjon av at kurset er gjennomført og at sentralleddet i organisasjonen har vore økonomisk avsvarleg for kurset, ved eit rekneskap og ved ei stadfesting frå kursleiar.

Dokumentasjonen for sentrale leiartreningskurs må dessutan innehalde namnet på den sentrale representanten som har hatt ansvaret for planlegging, gjennomføring og oppfølging av kurset, og kva funksjon representanten har i organisasjonen. Bruk skjemaet som er lagt ved. Nødvendige vedlegg må stiftast fast til skjemaet.

Vi ber om at tilbakemeldinga både på medlemstal og på kurs er Fordelingsutvalet i hende innen 20. april 1995. Dersom de har problem med å halde fristen, ber vi om at de tek kontakt så snart råd er. For all dokumentasjon kan de ta utgangspunkt i retningslinene ved siste års tildeling.

På spørsmål knytt til rapportering av kurs, kan de ta kontakt med ein av desse personane i Barne- og familiedepartementet:

Vegard Hølaas, tlf.: 22 34 26 14

Birgitte Løes, tlf.: 22 34 26 28

Bjørn Jaaberg Hansen, tlf.: 22 34 26 12

Spørsmål knytt til rapportering av medlemstal, samt Fordelingsutvalet sin ordinære kontroll kan rettast til Fordelingsutvalet sin saksbehandlar, Åsta Tale Strand. Tlf.: 22 34 26 03.

Beste helsing

Fordelingsutvalet

Margrethe Sunde /s/

Åsta Tale Strand