6 Mottaker av revisors nummererte brev

Utvalget har vurdert om det bør oppstilles et krav om at revisors nummererte brev skal sendes til hvert enkelt styremedlem.

6.1 Gjeldende rett

Revisorloven § 5-2 fjerde ledd, jf. § 5-4, krever at nærmere angitte feil og mangler knyttet til regnskapsføringen og formuesforvaltningen skal påpekes i nummererte brev fra revisor til selskapets ledelse.

I forarbeidene 1 til § 5-4 uttaler departementet at i selskap som har styre «legges det til grunn at styret normalt vil være rette vedkommende for slike brev».

6.2 Utvalgets vurdering

Utvalget har vurdert om det bør oppstilles et krav om at revisors nummererte brev skal sendes til hvert enkelt styremedlem. Bakgrunnen er eksempler på at brev fra revisor ikke er kommet til alle styremedlemmenes kunnskap innen rimelig tid, og at det også har forekommet at brev fra revisor med opplysninger om viktige mangler og feil aktivt er holdt tilbake av daglig leder og/eller styrets leder.

Som utgangspunkt er det naturlig og praktisk at all post der styret er rette adressat, blir sendt til selskapet ved styreleder, og at den videreformidles derfra til styremedlemmene. Styrets leder er etter loven pålagt det overordnete ansvaret for at saker som hører under styret blir behandlet av det samlede styret, jf. aksjelovene § 6-20 første ledd. Daglig leder er etter aksjelovene § 6-21 pålagt å forberede saker som skal styrebehandles i samråd med styrets leder, men det er styrets leder som etter loven har det overordnede ansvaret for saksforberedelsen. Nummererte brev vil normalt omhandle forhold av en slik betydning for selskapet at det vil innebære brudd på styreleders plikt etter aksjelovene § 6-20 første ledd dersom nummererte brev fra revisor ikke fremlegges for behandling i det samlede styret.

Utvalget legger til grunn at styrets leder for å oppfylle sin plikt etter aksjelovene § 6-20 normalt må sørge for styrebehandling av nummererte brev. I enkelte tilfeller vil nummererte brev i selskaper med finansielle instrumenter notert på regulert marked være kurssensitiv informasjon. I slike tilfeller er det en fordel at selskapet (og styrelederen) har kontroll med tidspunkt og fremgangsmåte for videreformidling til øvrige styremedlemmer. På bakgrunn av drøftelsen foran har utvalgets flertall kommet til at det ikke bør oppstilles en generell regel om at nummererte brev umiddelbart skal sendes samtlige styremedlemmer. Etter flertallets oppfatning stiller dette seg imidlertid annerledes i de tilfellene hvor revisor i brevet påpeker forhold som kan føre til et personlig ansvar for styrets medlemmer. Utvalgets flertall foreslår på grunnlag av en samlet vurdering at nummererte brev som knytter seg til forhold som kan føre til ansvar for styremedlemmene, skal sendes styrets leder med kopi til de øvrige styremedlemmene, jf. foreslåtte endringer i revisorloven § 5-4.

Etter utvalgets syn er det ikke grunnlag for å unnta foretak som har etablert revisjonsutvalg fra kravet. Revisjonsutvalget er et arbeidsutvalg for styret. Ansvar for styrets medlemmer er det samme selv om selskapet har etablert et revisjonsutvalg.

6.2.1 Mindretallsvurdering

Medlemmet Berget er uenig i at det ikke bør oppstilles en generell regel om at nummererte brev skal sendes samtlige styremedlemmer umiddelbart, og mener det ikke er noen grunn til å behandle nummererte brev fra revisor som omhandler forhold i de øvrige bestemmelsene i revisorloven § 5-2 fjerde ledd, annerledes enn forhold som omfattes av § 5-2 fjerde ledd nr. 4 slik som foreslått av utvalgets flertall.

Det vises til at også informasjonen som omfattes av de øvrige bestemmelsene i § 5-2 fjerde ledd er helt sentral for at styrets medlemmer skal kunne oppfylle sine plikter etter aksjelovene §§ 6-12 og 6-13, og det er vanskelig å se noen god grunn til at ikke alle styremedlemmene skal få lik informasjon om dette samtidig.

Dette utvalgsmedlem er derfor av den oppfatning at det bør lovfestes at alle nummererte brev fra revisor som inneholder påpekninger som omfattes av revisorloven § 5-2 fjerde ledd skal sendes samtlige av styrets medlemmer.