12 Bevertning og representasjon

Det er den enkelte virksomhets eget ansvar å påse at rutinene for bevertning og representasjon etterleves, og at de som skal utføre attestasjon og godkjenning, har den nødvendige kompetanse for å kunne foreta den nødvendige kontroll.

Alle utgifter til representasjon, og annen bevertning, skal dekkes av det enkelte departement eller den enkelte virksomhet. Dette gjelder også representasjon som foregår under besøk i utlandet med mindre det ved kongelig resolusjon er bestemt at utgiftene skal dekkes på annen måte. Er flere virksomheter berørt, dekkes utgiftene forholdsmessig.

Det blir gitt en fellesbevilgning for å dekke utgifter ved statsbesøk, større representasjonsarrangementer som ikke klart faller inn under et enkelt departements ansvarsområde, og utgifter til representasjon for regjeringen. Fellesbevilgningen disponeres av regjeringens representasjonsutvalg med sekretariat i Utenriksdepartementet. Spørsmål om å disponere midler av fellesbevilgningen må i god tid på forhånd forelegges Utenriksdepartementet.

12.1 Bevertning

12.1.1 Godtgjøring til mat ved møter, konferanser mv.

Disse regler gjelder alle statlige virksomheter fra 1. januar 2025.

Bevertning kan gis:

1. Ved møter hvor andre enn virksomhetens egne tjenestemenn deltar.
2. Ved møter i styrer, råd og utvalg og lignende hvor andre enn virksomhetens egne tjenestemenn deltar.
3. Ved konferanser, avslutning av internt utvalgsarbeid og andre større arbeider.

Statsråd/departementsråd/virksomhetsleder eller den vedkommende gir fullmakt, kan for andre interne/eksterne møter/arrangementer samtykke i at bevertning gis.

Det vises for øvrig til SPH punkt 8.2 Påskjønnelse og gaver til ansatte som slutter etter lang tids tjeneste, ved jubileer, begravelser og lignende.

Beløpsgrenser pr. person:

1. For arrangementer som er under 3 timer og ligger innenfor den ordinære arbeidstiden, kan det benyttes inntil kr 234,– pr. deltaker.
2. For arrangementer som varer 3 timer eller mer, eller som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden, og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr 529,– pr. deltaker.
3. For langvarige arrangementer der det er nødvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr 772,– pr. deltaker.
4. Der man av praktiske grunner ikke kan innta måltidene i kantine, spiserom, møterom eller lignende, men må benytte eksterne spisesteder, kan satsene under a til c økes med inntil 50 prosent.

Etter en vurdering av det enkelte arrangement kan statsråd/departementsråd/virksomhetsleder eller den vedkommende gir fullmakt, fravike beløpsgrensene under a – d opp til maksimumssats for representasjon innenlands, se SPH punkt 12.3.1.

12.1.2 Bevertning av dommere, skjønnsmedlem mv. under skjønn

Staten bør som hovedregel ikke påta seg utgifter til bevertning av skjønnsrettens medlemmer i saker hvor staten er part. Unntak kan imidlertid gjøres når det er nødvendig å organisere bevertning for å unngå langvarig avbrudd i befaring eller møte eller det av andre grunner åpenbart er den mest praktiske ordning. Gjelder bevertningen bare et enkelt måltid hver dag, gjøres det ikke fradrag i kostgodtgjøringen. Har derimot bevertningen et noe større omfang, bør det i alminnelighet skje et forholdsmessig fradrag i kostgodtgjøringen.

12.2 Utgifter til overtidsmat

Ansatte som har krav på betalt overtid, har i utgangspunktet ikke rett til å få dekket utgifter til mat. Disse kan likevel i enkelttilfeller få dekket utgifter til overtidsmat når særlige grunner tilsier det. Leder for virksomheten kan gi slik tillatelse etter en konkret vurdering. Sats og tidsintervaller, angitt under, gjelder når slik tillatelse gis.

Dersom vilkårene overfor er ivaretatt, kan utgifter til overtidsmat dekkes

1. ved utførelse av pålagt overtidsarbeid på minst 3 timer utover ordinær arbeidstid.
2. ved pålagt deltakelse i møter eller forhandlinger som varer minst 3 timer utover ordinær arbeidstid.

Pålegget må i departementene/direktoratene være gitt og kontrollert av ekspedisjonssjef/tilsvarende eller høyere embetsmann/statsansatt.

I øvrige statlige virksomheter må pålegget være gitt og kontrollert av den ansvarlige leder.

Embetsmenn og statsansatte, som ikke har krav på betalt overtid eller ved særskilt vedtak er eller blir gitt godtgjørelse, kan få dekket legitimerte utgifter til mat med inntil kr 234,– med virkning fra 1. januar 2025. Dette gjelder også arbeidstakere som har oppfylt overtidsrammene i hovedtariffavtalene § 13 nr. 4 c.

12.3 Representasjon mv.

Representasjonsutgifter er utgifter til bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv. der det er eksterne gjester til stede. Arrangementet bør ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning.

Statsråd/departementsråd/virksomhetsleder eller den vedkommende gir fullmakt, skal etter en vurdering av det enkelte tilfelle avgjøre om et arrangement er å regne som representasjon. Denne vurderingen skal foretas skriftlig før arrangementet finner sted og følge saken.

Dersom det stilles spesielle krav til antrekk ved representasjonsoppdrag etter denne bestemmelse, kan dokumenterte kostnader til leie av passende antrekk dekkes av egen virksomhet.

Når det gjelder representasjon i Regjeringens representasjonsbolig i Parkveien 45 og på Akershus Slott, gjelder egne regler som fastsettes av Regjeringens representasjonsutvalg.

12.3.1 Satser for representasjon innenlands

Følgende maksimumssatser gjelder fra 1. januar 2025:

Satsene kan økes med inntil 30 prosent ved arrangementer der utenlandske gjester på høyt nivå er til stede (forhøyet sats). Virksomhetene avgjør når forhøyet sats kan benyttes.

Dersom det inngår kulturelle innslag som for eksempel teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder for utgifter til blomster, garderobeavgift m.m.

12.3.2 Satser for regjeringens representasjon

For mat og drikke gjelder den sats Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet fastsetter, pluss 25 prosent som basis. Satsene kan økes med 50 prosent når arrangementet markerer viktige nasjonale begivenheter eller når utenlandske gjester på høyt nivå er til stede (forhøyet sats). Regjeringens representasjonsutvalg avgjør når forhøyet sats kan benyttes.

I tillegg dekkes andre nødvendige utgifter til arrangementet etter regning, herunder utgifter til servering og betjening, rengjøring, kulturelle innslag, trykningsutgifter, dekor m.m.

12.3.3 Satser for hjemmerepresentasjon

Etter søknad kan statsråd/departementsråd/virksomhetsleder, eller den vedkommende gir fullmakt, i det enkelte tilfelle samtykke i hjemmerepresentasjon. For slik representasjon refunderes legitimerte utgifter med inntil 80 prosent av de satser som gjelder for annen representasjon.

12.3.4 Satser for representasjon i utlandet

Når norske representanter står som vertskap for servering av lunsj eller middag ved tjenesteoppdrag utenlands, er utgiftsgrensen pr. person lik kostsatsen for vedkommende land, se vedlegg til særavtale for reiser utenlands for statens regning . Dersom representasjonen i spesielle tilfelle ikke kan holdes innenfor kostsatsen i vedkommende land, kan kostsatsen økes med 30 prosent tillegg. Dette skal begrunnes særskilt.

Deltakere som reiser for statens regning, foretar måltidstrekk etter ordinære satser for de måltider som inngår i representasjonen.

Representasjon kan skje etter regning innenfor den utgiftsgrensen som er definert, eller ved at antall ekstra kostdøgn og beløp til representasjon føres på reiseregningen. Navn og nasjonalitet på deltakere det kreves tillegg for, påføres reiseregningen under feltet merknader.

Statsråd/departementsråd/virksomhetsleder eller den vedkommende gir fullmakt, gis alminnelig fullmakt til representasjon utenlands.

Det enkelte departement og den enkelte virksomhet skal til enhver tid ha skriftlig oversikt over hvilke personer som har alminnelig fullmakt til å samtykke i representasjon utenlands, herunder hvem som har fullmakt til å delegere for enkeltoppdrag.