2 Ansettelse og rekruttering

2.1 Rekrutteringsarbeidet i staten

Rekrutteringsarbeidet i staten skal ha en bred og inkluderende tilnærming. Ved å søke etter kvalifiserte medarbeidere blant all den kompetanse som er tilgjengelig i samfunnet, uansett søkerens bakgrunn, skal staten sikre å få tak i de beste medarbeiderne.

Utlysningstekstene som danner grunnlaget for rekrutteringen til virksomheten, må vurderes nøye. Gode beskrivelser av inkludering og mangfold i utlysningstekstene, kan bidra til at statlige virksomheter appellerer til en bredere søkermasse, som igjen sikrer at staten rekrutterer medarbeidere fra hele befolkningen. Kvalifikasjonskravene må ikke utformes på en slik måte at bestemte grupper ekskluderes fra å søke. Se nærmere beskrivelse av ansettelsesprosessen i SPH punkt 2.3, og inkluderende arbeidsliv i SPH kapittel 7.

2.2 Ansettelsesmyndighet

En ansettelse i staten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven § 2 andre ledd , og skal treffes av kompetent myndighet. Etter statsansatteloven § 6 skal en statsansatt enten ansettes av Kongen, eller om Kongen fastsetter det, av et departement, ett eller flere ansettelsesråd, eller et styre for en virksomhet eller gruppe av virksomheter.

Alle statlige virksomheter eller grupper av virksomheter skal ha et personalreglement, se statsansatteloven § 2 . Personalreglementet inneholder nærmere bestemmelser blant annet om utlysning av stillinger, innstilling og ansettelse i virksomheten. Før den enkelte virksomhet forhandler om personalreglement skal departementet (virksomhetens overordnede departement) fatte vedtak om hvilke statsansatte som skal ansettes av Kongen eller departementet, se statsansatteloven § 2 andre ledd . Det enkelte departement fastsetter også antall ansettelsesråd i virksomheten, og hvilke grupper av ansatte de forskjellige ansettelsesrådene skal ha ansettelsesretten for, se statsansatteloven § 6 første ledd . Dersom departementet ikke bestemmer noe om dette, skal ikke spørsmålet tas opp til forhandling i virksomheten. I slike tilfeller kan det legges til grunn at virksomheten er delegert myndighet til å bestemme antall ansettelsesråd.

Grunnloven § 28 bestemmer at alle saker av viktighet må behandles i statsråd. Ved ansettelse av statsansatte i de høyeste stillinger i staten, skjer ansettelsen ved at Kongen i statsråd beskikker vedkommende i stillingen, enten fast eller midlertidig. For øvrig står Kongen fritt i avgjørelsen av hvilke statsansatte han selv vil ansette, men Kongen må følge de regler som ellers er fastsatt i statsansatteloven eller i andre lover. Embetsmenn utnevnes i statsråd, se Grunnloven § 21 .

2.3 Ansettelsesprosessen

2.3.1 Utlysning

2.3.1.1 Hovedregelen om offentlig utlysning

Ledige stillinger i staten skal som hovedregel lyses ut offentlig, se statsansatteloven § 4 . Det gjelder både faste og midlertidige stillinger, i tillegg til embeter. Offentlig utlysning er nødvendig for å sikre reell konkurranse om ledige stillinger, bredest mulig rekruttering og at kvalifikasjonsprinsippet ivaretas. Kvalifikasjonsprinsippet skal sikre at den best kvalifiserte søkeren ansettes i stillingen, og er for statens del fastsatt i statsansatteloven § 3 . Er en ledig stilling lyst ut kan flere ansettes, forutsatt at kvalifikasjonskravene i utlysningen er dekkende for disse stillingene og vilkårene ellers er de samme.

Arbeidsgiver skal informere egne arbeidstakere om ledige stillinger i virksomheten, se arbeidsmiljøloven § 14-1 . Ledige stillinger skal som hovedregel meldes til Arbeids- og velferdsetaten, se arbeidsmarkedsloven § 7 .

I statsansatteloven er det ingen hjemmel for å fastsette generelle unntak fra utlysningsplikten i et personalreglement. Det kan derfor ikke fastsettes i personalreglement at visse stillinger eller stillingskategorier bare kan lyses ut internt. Det kan heller ikke fastsettes i personalreglement at midlertidige stillinger kan omgjøres til faste stillinger, uten ny offentlig utlysning.

De tillitsvalgte skal ha anledning til å uttale seg om utlysningsteksten før stillingen lyses ut, se hovedavtalen § 30 nr. 4 . De tillitsvalgte kan også kreve å få drøfte lønnsplasseringen, se hovedtariffavtalene punkt 2.5.5. Dersom en stilling utlyses midlertidig skal arbeidsgiver orientere de tillitsvalgte om hjemmelen for midlertidigheten, se hovedavtalen § 30 nr. 3 .

2.3.1.2 Unntak fra offentlig utlysning

Plikten til offentlig utlysning av ledige stillinger gjelder ikke for ansettelse og konstitusjon av embetsmenn for en periode på inntil seks måneder, se statsansatteloven § 7 . Det kan videre bestemmes i personalreglement at ansettelser og konstitusjoner for en periode inntil 12 måneder kan skje uten offentlig utlysning. Slike ansettelser kalles ofte for administrative ansettelser. Loven åpner for en forenklet ansettelsesprosedyre for slike kortvarige arbeidsforhold. I en forenklet ansettelsesprosedyre kan det det gjøres unntak fra lovens regler om offentlig utlysning. Arbeidsgiver kan i slike situasjoner velge å lyse ut stillingen internt i virksomheten eller helt unnlate utlysning. Det kan også gjøres unntak fra lovens regler om innstilling og ansettelse. Loven krever ikke at det avgis innstilling til ansettelsesorganet. Dette innebærer at innstilling kan unnlates eller det kan gis et uformelt forslag av et annet organ enn fastsatt i statsansatteloven § 5 . Også ved administrative ansettelser må det fattes et ansettelsesvedtak, men ansettelsesretten kan legges til et annet organ enn det som følger av statsansatteloven § 6 . Ansettelsesretten kan legges til en enkeltperson, for eksempel virksomhetsleder eller leder av administrasjonsavdelingen.

Dersom en midlertidig ansettelse som er foretatt etter en slik forenklet ansettelsesprosedyre skal forlenges utover seks eller 12 måneder, skal stillingen lyses ut offentlig og behandles etter lovens alminnelige regler om ansettelsesprosedyre.

Statsansatteloven § 7 gir ikke et selvstendig hjemmelsgrunnlag for midlertidig ansettelse. En forutsetning for å ansette administrativt og dermed unnlate offentlig utlysning er at det er hjemmel i statsansatteloven for å ansette midlertidig, se statsansatteloven § 9 første ledd .

Også en tariffavtale kan danne grunnlag for at plikten til offentlig utlysning kan fravikes, se statsansatteloven § 4 . Med begrepet tariffavtale menes i denne sammenheng en sentral særavtale som må inngås mellom Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet og hovedsammenslutningene i staten. Det er inngått en slik særavtale knyttet til nedbemanning i statlige virksomheter, se særavtale om adgang til å gjøre unntak fra statsansatteloven § 4 . Det er ikke hjemmel for å inngå lokal særavtale om unntak fra plikten til offentlig utlysning av ledige stillinger.

Det er gitt egne bestemmelser i § 3a i forskrift til statsansatteloven om unntak fra utlysningsplikten for ledige stillinger knyttet til Forsvarets etterretningsvirksomhet, ansettelse av personer som har gjennomført traineeprogram og midlertidig ansatte med midlertidig lønnstilskudd.

2.3.1.3 Utlysningsteksten

Det er viktig at sentrale forhold knyttet til en ledig stilling omtales i utlysningsteksten:

1. Stillingens tittel og lønn.
2. (Ønsket) tidspunkt for tiltredelse.
3. Krav og ønsker knyttet til faglige egenskaper som utdannelse og praksis (erfaring), og eventuelle krav til personlige egenskaper. Krav til bruk av målformer, eventuelt statsborgerskap.
4. Beskrivelse av arbeidsoppgaver og ansvar.
5. Arbeidssted (for tiden/ved tiltredelse).
6. Opplysninger om eventuell beordringsplikt/flytteplikt, plikt til å delta i spesiell opplæring e.l. og eventuell plikttjeneste.
7. Eventuelle krav til helseattest. Dette skal ikke kreves med mindre det er begrunnet i stillingens særlige forhold.
8. Eventuelle krav til vandel. Normalt skal det ikke stilles spesielle krav til vandel. Se imidlertid bestemmelser om politiattest i lov om fengselsvesenet, lov om politiet, annen særlovgivning og forskrift om strafferegistrering.
9. Kontaktopplysninger til person(er) som kan gi nærmere informasjon om stillingen m.m.
10. Søknadsfristen. Denne skal ikke være kortere enn to uker.

Ledige stillinger i staten skal meldes til NAV.

2.3.1.3.1 Standardtekst om krav for å oppfylle positiv særbehandling

For at søkere skal være innforstått med virkemidlene knyttet til inkludering og mangfold oppfordres virksomhetene til å innarbeide følgende standardtekst i utlysningsteksten:

«Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju. For å bli vurdert som søker i disse gruppene, det vil si positivt særbehandlet på denne måten, må søkerne oppfylle visse krav. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen.

Vi oppfordrer søkere til å krysse av i jobbportalen dersom de har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn. Avkrysningene i jobbsøkerportalen danner grunnlag for anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter.»

Virksomhetene kan i sine stillingsannonser velge å lenke til Statens arbeidsgiverportal der standardteksten er publisert.

2.3.1.3.2 Forslag til mangfoldserklæring

Virksomhetene bør vurdere hvordan de omtaler inkludering og mangfold i utlysningstekstene. Det beste vil være hvis dette kan gjøres som en integrert del av hele utlysningsteksten gjennom måten man beskriver arbeidsplassen og den stillingen som skal fylles. Virksomhetene bør også vise til at de legger til rette arbeidsforhold og arbeidsplass for medarbeidere som har behov for det. Eventuelt kan virksomhetene utarbeide en mer standardisert mangfoldserklæring, som for eksempel kan se slik ut:

«Vi mener at inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning.

Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være tekniske hjelpemidler, tilpasning av møbler eller endring av rutiner, arbeidsoppgaver og arbeidstid.»

2.3.1.4 Fortrinnsrett for deltidsansatte

Fortrinnsrett for deltidsansatte innebærer at deltidsansatte har rett til å få sin stilling utvidet fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse, dersom dette ikke er en vesentlig ulempe for virksomheten, se statsansatteloven § 13 . Den deltidsansatte må være kvalifisert for stillingen. Arbeidsgiver må derfor, før en stilling lyses ut offentlig, undersøke internt i virksomheten om deltidsansatte kan være kvalifiserte for den ledige stillingen, og om de i så fall er interessert i utvidet stillingsprosent.

Fortrinnsretten kan også gjelde en del av en stilling. Slike situasjoner kan medføre vesentlig ulempe for arbeidsgiver, for eksempel fordi arbeidsgiver blir sittende igjen med en reststilling som det vil være vanskelig å rekruttere til, eller slik at virksomheten får flere, og ikke færre, ansatte på deltid.

Dersom en deltidsansatt hevder fortrinnsrett etter at en stilling er utlyst, må arbeidsgiver midlertidig stanse ansettelsesprosessen og vurdere kravet nærmere. Det kan da bli aktuelt å avslutte ansettelsesprosessen, dersom den deltidsansatte gis rett til å få utvidet sin stilling.

Statsansatteloven § 13 tredje ledd bestemmer prioriteringen mellom ulike typer fortrinnsrett. Det er her bestemt at omplassering etter §§ 19 andre ledd , 20 andre ledd og 27 andre ledd («intern fortrinnsrett») går foran fortrinnsretten som deltidsansatte har til utvidet stilling. Fortrinnsrett for deltidsansatte skal imidlertid gå foran fortrinnsrett til annen passende stilling i staten, se statsansatteloven § 24 . Årsaken er at fortrinnsretten for deltidsansatte skal vurderes før en stilling i virksomheten utlyses.

Retten til utvidelse av stilling for deltidsansatte gjelder bare for fast ansatte. Bestemmelsen gjelder ikke embetsmenn. Fortrinnsretten for deltidsansatte gjelder heller ikke for ansatte i bistillinger, se § 8 i forskrift til statsansatteloven .

Tvist om fortrinnsrett for deltidsansatte etter § 13 avgjøres av Tvisteløsningsnemnda, se arbeidsmiljøloven § 17-2 .

2.3.2 Søkerlister

Søkerlister i staten er offentlige. Det skal settes opp en søkerliste så snart søknadsfristen har gått ut. Offentlig søkerliste skal utarbeides i samsvar offentlighetsloven § 25 . I tillegg skal det utarbeides en utvidet søkerliste i samsvar med forvaltningslovforskriften § 15 . Dersom søkeren selv ber om det kan virksomheten unnta vedkommende fra den offentlige søkerlisten, se nærmere SPH punkt 18.3.

2.3.3 Krav til den som ansettes

2.3.3.1 Kvalifikasjonsprinsippet

I staten gjelder kvalifikasjonsprinsippet, som innebærer at den søkeren som er best kvalifisert for en stilling skal ansettes, se statsansatteloven § 3 . Ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningen. Kvalifikasjonsprinsippet bygger på grunnleggende prinsipper om likebehandling, rettferdighet og saklighet. Ansettelser i staten skal følge forvaltningslovens saksbehandlingsregler og de alminnelige kravene til forsvarlig saksbehandling etter ulovfestede forvaltningsrettslige prinsipper.

For å ivareta hensynet til dokumentasjon og etterprøvbarhet må ansettelsessaker være basert på skriftlighet. Det skal føres referat fra intervjuer. Vurderingen av søkerne, inkludert vurderingen av deres personlige egenskaper, skal fremgå av de dokumentene som danner grunnlaget for innstillingen. Begrepet erfaring favner videre enn bare yrkeserfaring. For visse stillinger vil det være tilstrekkelig at søkeren er nyutdannet, for andre stillinger kan det være relevant å legge vekt på erfaring fra organisasjonsarbeid eller arbeid i privat eller frivillig sektor. Rekruttering i staten skal legge til rette for en mangfoldig arbeidsstyrke, og må ikke bidra til at bestemte grupper, for eksempel søkere med «hull i CV-en», ekskluderes fra å søke.

Det er arbeidsgiver, som i kraft av styringsretten, bestemmer hvilke oppgaver som skal tilligge en stilling, det vil si hvilke oppgaver som skal utføres av stillingsinnehaveren. Det er også arbeidsgiver som bestemmer hvilke krav som skal stilles for å være kvalifisert for stillingen.

Dersom kvalifikasjonskravene endres etter at stillingen er lyst ut, må stillingen lyses ut på nytt. Dersom det ikke melder seg kvalifiserte søkere til en utlyst stilling, og arbeidsgiver ønsker å ansette en søker som ikke fyller kvalifikasjonskravene i utlysningen, må også stillingen lyses ut på nytt med nye kvalifikasjonskrav. Dette er nødvendig for at andre interesserte kan få mulighet til å søke stillingen i tråd med de endrede kvalifikasjonskravene. Tilsvarende gjelder dersom arbeidsgiver ønsker å fravike andre sentrale forhold i utlysningen, for eksempel stillingens lønn. Stillingen kan eventuelt også lyses ut på nytt dersom det melder seg få kvalifiserte søkere.

En arbeidsgiver som vurderer en søker som «overkvalifisert», kan ikke velge å ansette en annen søker med denne begrunnelse. Dette følger av Sivilombudets praksis. En søker som har flere og bedre kvalifikasjoner enn det som stillingsutlysningen krever, vil ikke være diskvalifisert så lenge denne søkeren er den best kvalifiserte blant de søkere som fyller kvalifikasjonskravene i utlysningen.

Kvalifikasjonsprinsippet er ikke til hinder for bruk av positiv særbehandling ved ansettelse innenfor rammene av likestillings- og diskrimineringslovgivingen. Videre er det adgang til positiv særbehandling av søkere med funksjonsnedsettelse etter § 4 i forskrift til statsansatteloven . Også søkere med fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring og søkere med innvandrerbakgrunn kan positivt særbehandles ved ansettelse med hjemmel i §§ 4a og 4b i forskriften til statsansatteloven . Forutsetningen for bruk av positiv særbehandling er at den aktuelle søkeren er tilnærmet like godt kvalifisert som den best kvalifiserte søkeren.

I tilfeller hvor en ansatt eller ekstern søker har fortrinnsrett til en stilling, er det ikke et krav at vedkommende er best kvalifisert, men vedkommende må fylle kvalifikasjonskravene for stillingen.

2.3.3.2 Statsborgerskap

Det gjelder som hovedregel ikke et krav om at statens ansatte skal være norske statsborgere. Ifølge Grunnloven § 114 kan likevel som hovedregel bare norske borgere utnevnes til embetsmenn. Enkelte lover stiller krav om norsk statsborgerskap. Det fremgår av politiloven § 18 at ansatte med alminnelig politimyndighet må være norske statsborgere. Dommere må være norske statsborgere etter domstolloven § 53 . Utenrikstjenesteloven § 9 krever norsk statsborgerskap av utsendt utenrikstjenesteansatt. Etter forsvarsloven § 44 gjelder det samme for militært ansatte og etter § 50 også for dem som skal utføre tjeneste i internasjonale operasjoner.

2.3.3.3 Sikkerhetsklarering

I enkelte stillinger er det behov for å behandle dokumenter og opplysninger som forutsetter at arbeidstakeren er sikkerhetsklarert etter sikkerhetsloven. Ved utlysning av slike stillinger bør det opplyses at sikkerhetsklarering er en forutsetning for å kunne tiltre stillingen. Dersom det før tiltredelse viser seg at vedkommende ikke kan bli sikkerhetsklarert, kan dette innebære en bristende forutsetning for ansettelsen, slik at arbeidsforholdet kan avsluttes. Blir det først etter tiltredelse klart at arbeidstakeren ikke kan bli sikkerhetsklarert, må arbeidsforholdet avsluttes gjennom formell oppsigelse.

2.3.3.4 Alder

Diskriminering på grunn av alder er forbudt, se arbeidsmiljøloven § 13-1 . Oppnådd aldersgrense for en stilling kan likevel være til hinder for ansettelse. Dersom søkeren har passert aldersgrensen som er fastsatt for stillingen, kan vedkommende ikke ansettes, se lov om aldersgrenser for statsansatte m. fl . Personer som har nådd aldersgrensen for stillingen kan likevel engasjeres på de vilkårene som gjelder for engasjement av alderspensjonister, se SPH punkt 5.5.

Det er ingen aldersgrense for valg til styrer, råd og utvalg.

2.3.4 Intervju

Det er arbeidsgiver som bestemmer hvem som skal innkalles til intervju. Utvelgelse av søkere til intervju skal likevel ikke være vilkårlig eller diskriminerende, og det må heller ikke tas usaklige eller utenforliggende hensyn.

Dersom noen av søkerne til en stilling oppgir å ha en funksjonsnedsettelse, skal minst én av disse søkerne innkalles til intervju dersom søkeren er kvalifisert, se forskrift til statsansatteloven § 4 . Videre skal statlige virksomheter innkalle minst én søker som oppgir å ha fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring til intervju forutsatt at søkeren er kvalifisert, se forskriften § 4a . Tilsvarende gjelder søker med innvandrerbakgrunn, se forskriften § 4b . Kravet om innkalling til intervju av søkere med innvandrerbakgrunn gjelder fortrinnsvis søkere som selv har innvandret fra, eller som er norskfødt men som har foreldre som har innvandret fra: Europa utenom EU/EFTA, Asia inkludert Tyrkia, Afrika, Latin-Amerika og Oseania utenom Australia og New Zealand.

I intervjuet må stillingens nærmeste leder være til stede, for å ha et best mulig grunnlag for å avgi innstilling. Øvrige deltakere på intervju bestemmes av arbeidsgiver. I mange statlige virksomheter er det praksis for at en representant for de ansattes organisasjoner deltar ved intervjuene. Opplysninger som fremkommer i intervjuene skal nedtegnes og følge saken, se forvaltningsloven § 11d andre ledd . Det samme gjelder opplysninger som gis i forbindelse med innhenting av referanser.

2.3.4.1 Dekning av reiseutgifter mv. i forbindelse med innkalling av søkere til intervju

Nye digitale løsninger gir muligheter for å gjennomføre intervjuer i form av video- og/eller telefonmøte med søkere som har lang reisevei. Når virksomheten innkaller søkere til intervju, er det virksomheten som avgjør hvilke legitimerte reiseutgifter som dekkes. Dersom søkeren har lang reisevei, skal virksomheten administrere bestillingen av reisen, og eventuelt overnatting på billigste måte for staten. Reiseutgifter som søkeren har lagt ut, for eksempel til drosje, refunderes av arbeidsgiver etter fremlagt kvittering. Reiser i forbindelse med intervju er ikke tjenestereise og de statlige forsikringsordningene gjelder ikke. Søkeren må selv sørge for reiseforsikring og dekke utgifter til kost.

2.3.5 Innstilling

Det skal som hovedregel gis en formell innstilling til alle stillinger for statsansatte. En innstilling er en vurdering av hvilken søker som bør ansettes i den ledige stillingen. Nærmeste leder til en stilling avgir innstilling, se statsansatteloven § 5 første ledd . Dette er for å sikre en behandling i to trinn av ansettelsessaker i staten.

Dersom nærmeste leder er medlem av ansettelsesorganet, avgir vedkommende ikke innstilling, men gir i stedet forslag til hvem som bør ansettes, se statsansatteloven § 5 andre ledd .

Begrunnelsen for dette er at lederen ellers ville få for stor påvirkning på ansettelsesorganets valgmuligheter. Forskjellen på en innstilling og et forslag til ansettelse viser seg dersom det er uenighet i ansettelsesorganet om ansettelse, se nedenfor.

Hvis det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal vanligvis tre søkere innstilles eller foreslås i den rekkefølge de bør komme i betraktning, se statsansatteloven § 5 tredje ledd . Ved at flere kvalifiserte søkere innstilles, sikres ansettelsesorganet et reelt valg mellom flere søkere. Dette bidrar også til en effektiv rekruttering ved at man unngår å måtte starte arbeidet med innstilling på nytt dersom en søker trekker seg.

Kongen kan etter statsansatteloven § 8 fastsette regler om hvem som skal ha rett til uttalelse om innstilling til utnevning eller konstitusjon av embetsmenn. Det samme gjelder rett til å utarbeide forslag når statsansatte skal beskikkes fast eller midlertidig av Kongen. Kongens rett etter disse bestemmelsene er delegert til det enkelte departement. For embetsmenn og statsansatte som beskikkes i statsråd, vil innstillingen være den kongelige resolusjonen som fremmes for Kongen i statsråd. Dokumentet blir først en formell innstilling når saken foredras der av statsråden. I praksis omtales ofte bare én søker i resolusjonen.

Unntak fra lovens regler om innstilling gjelder for ansettelser i inntil henholdsvis seks eller 12 måneder, og ved gruppevis inntak av elever og aspiranter, samt ansettelsesforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer per uke, se statsansatteloven § 7 . Ved slike ansettelser kan virksomhetens personalreglement gi regler om hvem som avgir innstilling. Unntaket for gruppevis inntak av elever og aspiranter er begrunnet med den store mengden av søkere. Unntaket for ansettelsesforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer per uke er begrunnet med at loven skal legge til rette for en forenklet ansettelsesprosedyre for små arbeidsforhold.

Ved ansettelse i departementene gis innstilling av et innstillingsråd, se statsansatteloven § 5 fjerde ledd . Begrunnelsen for dette er at ansettelsesvedtak i departementene ikke treffes av et kollegialt organ, se Reglement for personalforvaltningen i departementene § 8 . Regler om oppnevning og sammensetning av innstillingsråd i departementene er regulert i statsansatteloven § 5 femte ledd og Personalreglement for departementene § 3 .

2.3.6 Ansettelsesrådet

Ansettelsesmyndigheten i staten kan være lagt til kollegiale organer, og de ansatte er gitt medbestemmelsesrett. I et ansettelsesråd skal det være like mange medlemmer fra arbeidstakersiden som fra arbeidsgiversiden, se statsansatteloven § 6 . I tillegg oppnevner arbeidsgiver lederen av rådet. I personalreglementet skal det fastsettes hvordan ansettelsesrådet skal sammensettes, og hvordan medlemmene skal oppnevnes. I de virksomhetene hvor et styre har ansettelsesmyndigheten, skal minst to representanter for de ansatte delta i behandlingen av ansettelsessaker, se statsansatteloven § 6 fjerde ledd .

Den formelle hovedregelen er at vedkommende forhandlingsberettigede tjenestemannsorganisasjon skal oppnevne representanten for de ansatte. I praksis er det vanlig at det er to representanter for de ansatte i et ansettelsesråd, og at ansettelsesrådet totalt har fem medlemmer. Representanten(e) bør tilhøre vedkommende gruppe av ansatte der det benyttes flere ansettelsesråd. Det må fastsettes i personalreglementet at alle medlemmene skal ha vararepresentanter. Ved oppnevning av representanter i innstillings- og ansettelsesråd skal i utgangspunktet virksomheten følge likestillings- og diskrimineringsloven § 28 . Se også forskrift om representasjon av begge kjønn i statlige utvalg, styrer, råd og delegasjoner m.v. I praksis oppnevnes likevel representantene fra arbeidsgiversiden vanligvis i kraft av sin stilling, uavhengig av kjønn.

Innstillings- og ansettelsesorganene regnes som egne forvaltningsorganer, som har sin myndighet fastsatt i lov. Medlemmene kan ikke instrueres uten gjennom generelle retningslinjer gitt av Kongen. Medlemmene av et ansettelsesråd, eller et innstillingsråd i et departement, er ikke underlagt instruksjonsmyndighet av noen, verken av lederen for det enkelte organ eller av ledere i virksomheten. Arbeidstakernes representanter kan heller ikke instrueres av den organisasjon de eventuelt har medlemskap i. Medlemmene har taushetsplikt, og har ikke anledning til å diskutere saken med kolleger utenfor rådet eller med noen i den organisasjonen de er medlem i. Deltakelse i ansettelsesråd er en tjenesteplikt. Medlemmene av rådet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen. Rådet er beslutningsdyktig om minst halvparten deltar i avgjørelsen.

2.3.6.1 Uenighet i ansettelsesrådet

I forbindelse med behandlingen av en sak om ansettelse kan det oppstå uenighet i ansettelsesrådet eller styret som ansettelsesorgan.

For det første kan det oppstå en uenighet i ansettelsesrådet om hvem av de innstilte som skal ansettes. I slike saker avgjøres ansettelsen ved alminnelig flertallsbeslutning.

Den andre situasjonen som kan oppstå, er at ansettelsesrådet vil ansette en søker som ikke er blant de innstilte. Det har altså oppstått en uenighet mellom innstillende myndighet og ansettelsesrådet om hvem av søkerne som skal anses som best kvalifisert. I slike situasjoner skal det innhentes en skriftlig vurdering av den aktuelle søkeren fra den som avgir innstilling, se statsansatteloven § 6 tredje ledd . Etter å ha mottatt uttalelsen, treffer ansettelsesrådet vedtak ved alminnelig flertallsbeslutning. Ansettelsesrådet kan dermed i en slik situasjon ansette en søker som ikke var innstilt, men som rådet har mottatt uttalelse om.

Dersom nærmeste leder selv er medlem av det organet som har ansettelsesretten, avgir vedkommende ikke en formell innstilling, men gir i stedet forslag til hvem som bør ansettes, se statsansatteloven § 5 andre ledd . I disse tilfellene kan ansettelsesrådet fritt velge å ansette enten en av dem som er foreslått av nærmeste leder, eller en av de andre søkerne, uten at loven krever at nærmeste leder skal uttale seg om søkerne.

2.3.7 Stans av ansettelsesprosessen

Virksomheten kan på ethvert tidspunkt frem til det er inngått bindende avtale eller gitt bindende tilbud til en søker, velge å stanse en ansettelsesprosess.

Det kan for eksempel bli nødvendig å stanse en ansettelsesprosess hvis virksomheten konstaterer at kvalifikasjonskravene for en utlyst stilling bør endres. I så fall må stillingen lyses ut på nytt. Stansing kan også bli nødvendig dersom en deltidsansatt krever utvidet stilling, se statsansatteloven § 13 . Andre eksempler kan være at arbeidsgiver vurderer det som tilstrekkelig å omfordele oppgaver mellom de som allerede er ansatt, eller at bevilgninger blir redusert. Beslutning om å stanse en ansettelse må ha et saklig grunnlag. At en søker hevder fortrinnsrett til en utlyst stilling etter statsansatteloven § 24 , utgjør ikke et saklig grunnlag for å stanse en ansettelsesprosess.

2.3.8 Underretning til søkerne

Den som ansettes skal underrettes skriftlig om ansettelsesvedtaket, se statsansatteloven § 6 femte ledd . Dette vil i realiteten være et tilbud om ansettelse. Det skal settes en frist for å svare. Svaret må være skriftlig, slik at det kan dokumenteres at avtale er inngått. Ved manglende svar innen fristen kan tilbudet om stillingen gis til søkeren som er innstilt som nummer to. Underretningen skal gi opplysninger om særlige vilkår som gjelder for stillingen, blant annet informasjon om eventuell prøvetid for statsansatte, se statsansatteloven § 15 . Ved ansettelse i midlertidig stilling skal underretningen også inneholde opplysninger om perioden ansettelsen gjelder for, samt eventuelt hvilke konkrete oppdrag som skal utføres.

Bestemmelsen i statsansatteloven § 6 femte ledd gjelder bare statsansatte. For embetsmenn som blir utnevnt eller konstituert, skal det på samme måte sendes en underretning med opplysning om eventuelle særvilkår. Dette skal fremgå av virksomhetens personalreglement.

Alle søkerne skal underrettes om ansettelsesvedtaket etter at vedtak er truffet i henhold til forvaltningsloven § 27 første ledd .

2.3.9 Fastsetting av lønn

Fastsetting av lønn må skje innenfor den lønnsrammen eller det lønnsspennet som stillingen er utlyst med. Før stillingen utlyses skal organisasjonene i virksomheten orienteres om den lønn stillingen vil bli utlyst med, og de kan be om å få drøfte lønnsplasseringen, se hovedtariffavtalene punkt 2.5.5.

Arbeidsgiver kan ikke tilby en høyere lønn enn det som fremgår av utlysningen. Dette er for det første begrunnet i kvalifikasjonsprinsippet. Dersom stillingen hadde vært utlyst med en høyere lønn, kan det tenkes at flere kandidater ville ha søkt. For det andre er dette begrunnet i hensynet til de tillitsvalgte i virksomheten. De tillitsvalgte har allerede blitt informert om, og eventuelt drøftet, lønnsplasseringen med arbeidsgiver.

Etter hovedtariffavtalene punkt 2.5.5 nr. 3 skal arbeidsgiver vurdere arbeidstakerens lønnsplassering på ny inntil 12 måneder etter ansettelse.

Statsansatte har krav på den avtalte lønnen fra dato for tiltredelse. Dersom en statsansatt tiltrer den første virkedagen (arbeidsdagen) i en måned, skal likevel full månedslønn utbetales. Dette gjelder selv om den første i måneden faller på en frilørdag, søndag, helgedag eller offisiell fridag. Det samme gjelder når en statsansatt fratrer den siste virkedag i en måned. Ved overgang fra en stilling som statsansatt til en annen, skal den nye stillingens lønn utbetales fra tiltredelsesdagen.

2.3.9.1 Lønn for embetsmenn

En embetsmann har krav på lønn fra den dag utnevnelsen trer i kraft, med mindre vedkommende er forhindret fra å tiltre på dette tidspunktet. Dersom tidspunktet for ikrafttreden ikke er fastlagt ved uttrykkelig bestemmelse i utnevnelsesresolusjonen eller i administrativt vedtak truffet med hjemmel i denne, antas utnevnelsen å tre i kraft den dag resolusjonen blir behandlet i statsråd. Se SPH punkt 2.8 om embetsmenn.

Dersom tidspunktet for tiltredelse ikke fremgår av resolusjonen, vil embetsmannen som hovedregel ha krav på lønn fra den dag resolusjonen blir behandlet. Det er imidlertid forutsetningen at det tidspunkt utnevnelsen gjelder fra og tiltredelsestidspunktet faller sammen i tid. Det anbefales en tilrådning om at utnevnelsen enten gjelder fra bestemt dato (den dato da embetsmannen påregnes å kunne overta arbeidet) eller fra det tidspunkt departementet bestemmer. Det kan forekomme tilfelle hvor det offentlige er interessert i at den utnevnte fortsetter i sin tidligere stilling i lengre tid. I slike tilfeller kan vedkommende departement samtykke i at den utnevnte utbetales embetets lønn med fradrag av lønn i eventuell tidligere statsstilling for et tidsrom av inntil tre måneder før overtakelsen av embetet.

I visse tilfeller kan det være forbundet særlig store utgifter med overtakelsen av embetet. I slike tilfeller kan det aktuelle departement gi samtykke til utbetaling av embetets lønn fra et tidligere tidspunkt enn tiltredelsen. For statsansatte som ansettes i stilling ved beskikkelse i statsråd, kan det gjelde tilsvarende som for embetsmenn.

Ved overgang til annet embete er det antatt at når Kongen foretar utnevnelsen (ev. beskikkelsen) i det nye embete (stillingen), opphører ansettelsen i det tidligere embete. Det gis altså da ikke noen formell avskjed. Fra samme tid skal embetsmannen ha lønn i det nye embete når det ved utnevnelsen ikke er fastsatt et senere tidspunkt for overgangen til det nye embetet.

2.3.10 Arbeidsavtalen

Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold, se arbeidsmiljøloven § 14-5 . Avtalen skal foreligge snarest mulig og senest syv dager etter at arbeidsforholdet begynte. I arbeidsforhold av kortere varighet enn én måned eller utleie av arbeidskraft, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale. Mal for standard arbeidsavtale finnes på Statens arbeidsgiverportal.

I arbeidsmiljøloven § 14-6 er det gitt bestemmelser om hva en arbeidsavtale som minimum skal inneholde. Dersom det er inngått en midlertidig ansettelse skal det fremgå av arbeidsavtalen hva som er det rettslige grunnlaget for midlertidigheten, se arbeidsmiljøloven § 14-6 første ledd bokstav e og statsansatteloven §§ 9 og 10 , i tillegg til eventuell særlov.

Etter arbeidsmiljøloven § 14-6 bokstav f , skal arbeidsavtalen inneholde opplysninger om eventuelle prøvetidsbestemmelser. Etter statsansatteloven § 15 skal statsansatte som hovedregel ha seks måneder prøvetid. Eventuell prøvetid må klargjøres ved ansettelsen. Bestemmelser om prøvetid er tatt inn i standard arbeidsavtale for staten.

Ved ansettelse i de høyeste stillingene for statsansatte, hvor ansettelse foretas ved beskikkelse i statsråd, utarbeides et beskikkelsesdokument. Dokumentet undertegnes av Kongen, statsministeren og av statsrådssekretæren, i likhet med en bestalling (ved utnevning av embetsmenn).

2.3.10.1 Karanteneklausul i arbeidsavtalen

Arbeidsgiver må vurdere om det bør tas inn en klausul i arbeidskontrakten om at karantene og saksforbud kan ilegges ved overgang til stilling eller verv utenfor statsforvaltningen, eller ved etablering av næringsvirksomhet. En slik klausul kan inntas dersom stillingens karakter gir saklig grunn til det, se karanteneloven § 14 . Behovet for en slik klausul kan oppstå dersom ansvaret eller arbeidsoppgavene som ligger til en stilling, og den tilgang til strategisk informasjon som arbeidstakeren vil få, tilsier at en direkte overgang til annen stilling utenfor statsforvaltningen eller etablering av næringsvirksomhet kan gi noen særlige fordeler, eller svekke tilliten til forvaltningen. Dersom en slik klausul ikke er inntatt i arbeidsavtalen vil det som den klare hovedregel ikke kunne ilegges karantene og saksforbud. I standard arbeidsavtale for staten er det tatt inn et felt som skal fylles ut dersom det skal være en karanteneklausul for stillingen.

2.3.11 Lederlønnskontrakt

Lederlønnssystemet i staten er ikke en del av statens hovedtariffavtaler og reguleres gjennom særskilte lederlønnskontrakter. De nærmere lønns- og arbeidsvilkårene for embetsmenn og statsansatte som omfattes av lederlønnssystemet fremgår av de standardiserte kontraktene og de tilhørende retningslinjene . Standardkontraktene finnes i fire versjoner;

• for fast ansatte embetsmenn,
• for faste statsansatte,
• for embetsmenn på åremål, og
• for statsansatte på åremål.

Embetsmenn og statsansatte som har lederlønnskontrakt har plikt til å finne seg i omplassering til andre arbeidsoppgaver, dersom de avtalefestede krav til resultater ikke innfris. Dette følger av statsansatteloven § 16 andre ledd .

For åremålsansatte på lederlønn er det en begrenset adgang til å avtale retrettstilling. Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD) understreker at departementene skal være restriktive med å inngå avtale om retrettstilling og dette må vurderes etter retningslinjene for statens lederlønnssystem, gitt av DFD.

Retningslinjene åpner for å avtale etterlønn for åremålsansatte på lederlønnskontrakt. Ordinær varighet for avtalt etterlønn er seks måneder. Etterlønn kan unntaksvis avtales for inntil 2 år med særskilt begrunnelse. Det kan ikke benyttes både retrettstilling og etterlønn i samme kontrakt.

Arbeidstakere på lederlønnskontrakt kan fratre med avtalefestet pensjon etter de samme regler og vilkår som er avtalt i statens hovedtariffavtaler punkt 4.2. For øvrig gjelder statsansattelovens ordinære regler for oppsigelse av statsansatte og for avskjed av embetsmenn.

2.3.11.1 Offentlighet om lederlønnskontrakter

Lederlønnskontrakter er offentlige og åpne for innsyn etter hovedregelen i offentlighetsloven § 3 . Det betyr at lederlønnskontrakten vil kunne gjøres offentlig kjent når noen ber om innsyn. DFD har lagt til grunn at det skal utøves åpenhet knyttet til statlige topplederes lønns- og arbeidsvilkår.

Dersom enkelte opplysninger er å regne som «noens personlige forhold» etter forvaltningsloven § 13 første ledd , vil opplysningene være underlagt taushetsplikt og dermed unntatt fra innsyn, se offentlighetsloven § 13 . Lønn er ikke å regne som «noens personlige forhold».

Opplysninger som gjelder intern saksforberedelse vil kunne unntas også etter at ny kontrakt er på plass etter offentlighetsloven § 14 første ledd . Den type dokument det siktes til etter § 14 første ledd, kan blant annet være forslag, utkast, skisser, utredninger og arbeidsdokument for øvrig, se Rettleiar til offentleglova punkt 7.2.4. Det legges til grunn at referat fra medarbeidersamtaler er å regne som arbeidsdokument. Det må trekkes en grense mellom dokumenter utarbeidet av organet og av ansatte som private personer. Etter Rettleiar til offentleglova kan ansatte opptre som privatpersoner med partsstilling overfor organet i saker om ansettelse, avskjed, suspensjon, permisjonssøknader mv. DFD legger til grunn at statsansatte og embetsmenn også opptrer som privatpersoner i lønnsforhandlinger. Dette innebærer at for eksempel skriftlige lønnskrav som arbeidstaker overleverer til arbeidsgiver og som journalføres, ikke omfattes av unntakene her. Notater utarbeidet av arbeidsgiver selv vil derimot omfattes av § 14 første ledd. Ved tvil må grensegangen vurderes skjønnsmessig av organet selv.

Etter offentlighetsloven § 23 første ledd kan opplysninger unntas når det er påkrevd av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av organets lønns- og personalforvaltning. Dette gjelder særlig for opplysninger som er egnet til å svekke statens forhandlingsposisjon. Det kan være grunnlag for å nekte innsyn i enkelte opplysninger i en lederlønnskontrakt av hensyn til forhandlinger med andre ledere. Slik DFD oppfatter denne bestemmelsen, må dette eventuelt vurderes i hvert enkelt tilfelle, og bør ikke danne grunnlag for en generell praksis.

I tillegg til dette er det mulig å gjøre generelle unntak fra innsyn i opplysninger som gjelder hensyn til nasjonale forsvars- og sikkerhetsinteresser, og enkelte budsjettsaker, se offentlighetsloven §§ 21 og 22 .

Dersom lederlønnskontrakter har egne vedlegg eller henviser til andre dokumenter, er hovedregelen at slike henvisninger ikke medfører at opplysninger i det dokumentet det henvises til, må åpnes for innsyn. Det kan for eksempel være henvisninger til virksomhetsplaner og andre enkeltstående dokumenter som er unntatt for innsyn på grunn av sitt eget innhold. Men dersom slike dokumenter i hovedsak inneholder opplysninger som naturlig hører hjemme i ledernes arbeidskontrakter, for eksempel stillings- og resultatkrav, lønnstillegg mv., må disse opplysningene regnes som en del av lederlønnskontrakten, og er derfor ikke unntatt innsyn.

Det kan også gjøres unntak fra innsyn for dokumenter i saker om ansettelse og forfremmelse etter offentlighetsloven § 25 første ledd , se Rettleiar til offentleglova punkt 8.14.1. Det kan ikke gis unntak for opplysninger i lederlønnskontrakter etter denne bestemmelsen.

Når noen ber om innsyn, skal det alltid vurderes meroffentlighet, se offentlighetsloven § 11 , dersom man vurderer å unnta opplysninger etter reglene i offentlighetsloven. Dette gjelder likevel ikke taushetsbelagte opplysninger som er unntatt etter offentlighetsloven § 13 .

Arbeidsgiver skal gjøre den enkelte leder kjent med adgangen til å offentliggjøre opplysninger om lønns- og arbeidsvilkår. Dette er nedfelt i lederlønnskontrakten. DFD mener det også vil være god personalpolitikk å informere lederen hvis noen ber om innsyn i vedkommendes lederlønnskontrakt.

2.3.12 Prøvetid

Hovedregelen er at arbeidstakere som ansettes i staten ansettes med en prøvetid på seks måneder, se statsansatteloven § 15 første ledd . Prøvetiden følger av loven, men det forutsettes at det tas inn i arbeidsavtalen at det gjelder prøvetid. Dette følger også av kravene til arbeidsavtalen etter arbeidsmiljøloven § 14-6 første ledd, bokstav f . Det gjelder prøvetid også ved overgang fra annen stilling i staten.

Det gjelder ikke prøvetid ved ny ansettelse i samme stilling eller ved ansettelse i en stilling som i det vesentlige er likeartet med en stilling den ansatte har hatt i samme virksomhet, se statsansatteloven § 15 første ledd . Dette gjelder uavhengig av om arbeidstakeren har vært ansatt i en midlertidig eller fast stilling, og uavhengig av om den nye stillingen er midlertidig eller fast. Bestemmelsen kommer til anvendelse der den nye stillingen er likeartet med den tidligere stillingen når det gjelder stillingstittel, nivå, arbeidsoppgaver og kvalifikasjonskrav mv. I slike situasjoner er den ansattes egnethet for arbeidet allerede prøvd ut, og det er derfor ikke behov for prøvetid. Ansettelsesorganet avgjør om det er en ansettelse i samme eller vesentlig likeartet stilling, og dermed om prøvetid skal gjelde eller ikke. Bestemmelsen gjelder i situasjoner der det treffes vedtak om ny ansettelse i samme virksomhet, herunder ved fornyet åremål.

For statsansatte er det lagt til grunn at midlertidig ansatte i noen tilfeller har krav på forlengelse av arbeidsforholdet. For eksempel gjelder dette personer som er midlertidig ansatt fordi arbeidet er av midlertidig karakter, eller personer som er ansatt i et vikariat, og hvor det midlertidige arbeidet eller vikariatet forlenges. I slike tilfeller treffes det ikke noe nytt ansettelsesvedtak og prøvetid vil ikke være aktuelt.

Dersom arbeidstaker har vært ansatt i et kortvarig midlertidig ansettelsesforhold med kort prøvetid i virksomheten, og deretter blir fast ansatt, gjelder likevel prøvetid dersom tidligere ansettelsestid og prøvetid i den nye stillingen samlet ikke overstiger seks måneder, se statsansatteloven § 15 første ledd tredje punktum . Ved beregning av prøvetiden i den nye faste ansettelsen skal hele ansettelsesforholdet i den første ansettelsen regnes med, både prøvetid og øvrig tid, da hele arbeidsforholdet vil være en periode hvor arbeidsgiver har kunnet prøve ut den ansattes egnethet for arbeidet.

Ved midlertidig ansettelse kan prøvetiden ikke overstige halvparten av ansettelsesforholdets varighet, se statsansatteloven § 15 første ledd fjerde punktum . I praksis vil denne bestemmelsen bare komme til anvendelse for midlertidige ansettelser med forventet varighet under 12 måneder. Ansettelsesorganet treffer vedtak om prøvetidens varighet. For midlertidige ansettelser med varighet på 12 måneder eller mer, gjelder lovens hovedregel om seks måneder prøvetid.

Prøvetiden løper fra dato til dato, fra og med tiltredelsen til og med dagen før samme dato i den sjette måneden etter tiltredelsen, se § 9 sjette ledd i forskrift til statsansatteloven . Prøvetiden kan forlenges dersom den ansatte har vært fraværende fra arbeidet i prøvetiden. Da kan prøvetiden forlenges med en tilsvarende periode som fraværet. Forlengelse av prøvetiden kan bare gjøres dersom den ansatte ved ansettelsen ble skriftlig orientert om adgangen til dette. I tillegg må arbeidsgiver skriftlig ha orientert arbeidstakeren om forlengelsen innen utløpet av prøvetiden. Dersom det er arbeidsgiver selv som er årsaken til arbeidstakers fravær under prøvetiden, kan ikke prøvetiden forlenges.

Ansatte som har plikt til å gjennomgå en bestemt opplæring, er ansatt på prøve inntil opplæringen er avsluttet, eller prøve eller eksamen er bestått, se statsansatteloven § 15 sjette ledd . Hvis opplæringen ikke er fullført på tilfredsstillende måte, gjelder en oppsigelsesfrist på én måned. Det kan fastsettes i reglement på hvilken måte og etter hvilke kriterier det skal avgjøres om opplæringen er fullført på en tilfredsstillende måte.

For embetsmenn gjelder ingen prøvetid.

2.3.13 Klage og søksmål

Vedtak om ansettelse er unntatt fra forvaltningslovens regler om begrunnelse, klage og omgjøring, se forvaltningsloven § 3 andre ledd . Det gjelder derfor ikke en forvaltningsrettslig klageadgang som kan føre til at ansettelsesvedtaket omgjøres. Et ansettelsesvedtak kan imidlertid bringes inn for Sivilombudet. Saken kan også klages inn for Diskrimineringsnemnda ved påstand om brudd på likestillings- og diskrimineringsloven.

En søker som mener seg forbigått på et usaklig grunnlag vil kunne reise sak for domstolene. Søksmål bør reises innen rimelig tid etter at ansettelsesvedtaket ble gjort kjent for vedkommende, men det løper ingen formell søksmålsfrist, se tvisteloven § 1-3 andre ledd . Dersom det går svært lang tid, vil retten kunne komme til at saksøker ikke (lenger) har rettslig interesse i å få prøvd saken. Selv om saksøker skulle få dom for at ansettelsesvedtaket var ugyldig, vil det ikke få noen betydning for den søkeren som ble ansatt i stillingen. Er vilkårene oppfylt, vil saksøker imidlertid kunne bli tilkjent erstatning for det tap vedkommende måtte ha lidt.

2.3.14 Maler og veiledning for ansettelsesprosessen

• Mal for brev med tilbud om stilling (Statens arbeidsgiverportal)
• Standard arbeidsavtale for statsansatte (Statens arbeidsgiverportal)
• Arbeidsavtale åremålskontrakt for statsansatte på hovedtariffavtalene (Statens arbeidsgiverportal)
• Standardkontrakter for statsansatte og embetsmenn på lederlønn
• Taushetserklæring/teielovnad (Nasjonal sikkerhetsmyndighet)
• Mal for individuell fjernarbeidsavtale (Statens arbeidsgiverportal)

2.4 Personalreglement

2.4.1 Mal for personalreglement

Mal for personalreglement i en statlig virksomhet (Statens arbeidsgiverportal)

2.4.2 Generelt om personalreglement

Alle statlige virksomheter skal ha et personalreglement, se statsansatteloven § 2. Også grupper av virksomheter kan inngå avtale om et felles personalreglement. Det er inngått et felles personalreglement for alle departementene, med unntak av Utenriksdepartementet som har sitt eget personalreglement. Det er også inngått et felles personalreglement for statsforvalterne.

Ifølge statsansatteloven § 2 er det en rekke forhold som enten skal eller kan reguleres i et personalreglement. Blant annet kan personalreglementet inneholde nærmere bestemmelser om fremgangsmåten ved ansettelse, prøvetid og forbud mot gaver i tjenesten.

Bestemmelser om personalreglement er gitt i statsansatteloven § 2 , § 4 andre ledd , § 5 femte ledd , § 6 første og andre ledd , § 7 andre og tredje ledd , § 15 sjette ledd , § 33 første ledd , § 39 første ledd og § 41 .

Se mal for personalreglement .

I arbeidsmiljøloven §§ 14-16 til 14-20 er det fastsatt regler om arbeidsreglement. Et arbeidsreglement er imidlertid noe annet enn personalreglement etter statsansatteloven. Virksomheter som omfattes av statsansattelovens regler er unntatt fra kravet om å utarbeide eget arbeidsreglement.

Før det inngås avtale om personalreglement skal fagdepartementet treffe vedtak om hvilke statsansatte i virksomheten som skal ansettes av departementet eller beskikkes (ansettes) av Kongen i statsråd, se statsansatteloven § 2 andre ledd . Fagdepartementet må samtidig avklare om enkelte stillinger i virksomheten er embeter, som Kongen i statsråd skal utnevne. Dette bør omtales i personalreglementet. Videre skal fagdepartementet bestemme om øvrige ansatte i virksomheten skal ansettes av ett eller flere ansettelsesråd, eller et styre for virksomheten eller gruppe av virksomheter. Antall ansettelsesråd skal fremgå av personalreglementet, se statsansatteloven § 6 første ledd .

Normalt vil personalreglementet omfatte alle ansatte i en virksomhet. Enkelte ganger begrenses reglementet til å omfatte bestemte kategorier av ansatte. I slike tilfeller vil det derfor finnes flere forskjellige reglementer i en og samme virksomhet. Det er derimot ikke adgang til å utelukke en eller noen få stillinger fra reglementet, for eksempel stillingen som virksomhetens øverste leder.

2.4.3 Hvem som inngår avtale om et personalreglement

Personalreglementet skal fastsettes etter avtale mellom ledelsen for virksomheten og tjenestemannsorganisasjonene i virksomheten, se statsansatteloven § 2 første ledd . Avtalen må omfatte hele personalreglementet, både forhold som etter loven skal fastsettes i personalreglement og forhold som kan fastsettes i personalreglement, se statsansatteloven §§ 7 andre og tredje ledd , 15 sjette ledd , 33 første ledd og 39 første ledd .

Forhandlingsretten skal ivaretas av de tjenestemannsorganisasjonene i virksomheten som har forhandlingsrett etter tjenestetvistloven. Det innebærer at partsforholdet ved forhandlinger om et personalreglement er det samme som ved lokale lønnsforhandlinger. Det er reglene i hovedavtalen i staten som nærmere regulerer hvordan forhandlinger skal føres og hvordan eventuelle tvister løses, se hovedavtalen § 19 nr. 2 bokstav d og § 24 . Det skal skrives protokoll fra forhandlingene i samsvar med hovedavtalen § 23 . Dersom partene ikke blir enige under forhandlingene skal det tvisteløses i samsvar med hovedavtalen § 24, se dom fra Høyesterett HR-2022-1246-A .

2.4.4 Gyldigheten av et personalreglement

Det er virksomheten selv som har ansvar for at personalreglementet er i samsvar med loven. I statsansatteloven § 2 fjerde ledd er det bestemt at et personalreglement er gyldig når det er fastsatt i samsvar med bestemmelsene i § 2 første til tredje ledd . Videre må personalreglementet inneholde bestemmelser som etter loven skal fastsettes i personalreglement. Personalreglementer må ikke inneholde bestemmelser som strider mot lov eller vedtak fattet med hjemmel i lov, eller avtaler sluttet mellom staten og hovedsammenslutningene. Når partene i virksomheten har forhandlet frem et personalreglement etter bestemmelsene i statsansatteloven, kan reglementet tre i kraft på det tidspunkt partene er enige om. Partene kan når som helst kreve at personalreglementet tas opp til revisjon, se statsansatteloven § 2 femte ledd . Den samme retten har fagdepartementet. Reglement som er i strid med lover eller avtaler må endres. Kongen fastsetter personalreglement for departementene og Statsministerens kontor, etter at et utkast er fremforhandlet mellom Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet og hovedsammenslutningene, se statsansatteloven § 2 tredje ledd .

I Forsvaret er det gitt særlige regler om ansettelsesvilkår for militært ansatte i forsvarsloven § 44 . Bestemmelsen fastsetter at det er Stortinget som har kompetansen til å fastsette de overordnede rammene i ordningen for militært ansatte. Dersom Forsvarsdepartementet ønsker å endre de overordnede rammene, må det legges frem forslag om dette til Stortinget. Innenfor de overordnede rammene Stortinget har samtykket til, er Forsvarsdepartementet gitt kompetanse til å fastsette nærmere regler innenfor de fire hovedelementene ansettelse, utdanning, disponering og avansement. Gjeldende ordning for militært ansatte følger av innstillinger til Stortinget, Innst. 335 L (2014–2015) og Innst. 336 S (2014–2015) , til Prop. 111 LS (2014–2015) .

2.4.5 Hva et personalreglement skal inneholde

Departementenes personalreglement skal inneholde bestemmelser om sammensetningen av innstillingsrådet og oppnevning og funksjonstid for innstillingsrådets medlemmer, se statsansatteloven § 5 femte ledd .

Øvrige virksomheters personalreglement skal inneholde bestemmelser om sammensetningen av ansettelsesråd og oppnevning og funksjonstid for ansettelsesrådets medlemmer, se statsansatteloven § 6 andre ledd . Se også omtale i SPH punkt 2.3.6. Medlemmene fra arbeidsgiversiden er normalt bestemte stillingsinnehavere. Det er viktig også å beslutte hvem som skal være vararepresentanter for medlemmer fra arbeidsgiversiden. For medlemmer som er ledere vil vararepresentanten ofte være den som normalt fungerer for vedkommende leder.

Malen for personalreglement (Statens arbeidsgiverportal) omtaler de ulike ansettelsesorganer som kan etableres. For eksempel nevnes at virksomhetens øverste leder kan utnevnes av Kongen i statsråd (og er i så fall embetsmann) og at assisterende direktør ansettes av departementet (og dermed er statsansatt). Dette kan i en viss utstrekning bestemmes av fagdepartementet, men Grunnloven, lover eller sedvane kan medføre at øverste leder er embetsmann eller at et departement har ansettelsesretten. Eksemplene i malen er ikke ment å legge bestemte føringer med hensyn til hvem som skal eller bør ha ansettelsesmyndigheten.

Malen for personalreglement i en statlig virksomhet inneholder forslag til hvordan representanter for de ansatte skal oppnevnes. Det er likevel ikke nødvendig å benytte denne ordningen. Det er for eksempel adgang til å oppnevne representanter for de ansatte ved valg blant alle ansatte, eventuelt valg blant ansatte innen den aktuelle gruppe av ansatte som saken gjelder. I alle tilfelle bør representantene oppnevnes for en bestemt periode. Ansettelsesrådets medlemmer fra arbeidstakersiden representerer ikke sin egen organisasjon når de er oppnevnt, men skal ivareta interessene til samtlige søkere, og har derfor samme funksjon og rolle som administrasjonens representanter. Ingen medlemmer av rådet kan instrueres ved utøvelsen av sitt verv i rådet. Både innstillingsorganet og ansettelsesorganet er egne forvaltningsorganer fastsatt i lov.

Antallet ansettelsesråd skal fremgå av personalreglementet, se statsansatteloven § 6 første ledd .

Det kan ikke fastsettes i personalreglement at midlertidige stillinger kan omgjøres til faste stillinger, slik at en midlertidig ansatt kan ansettes fast uten ny offentlig utlysning.

2.4.6 Hva et personalreglement kan inneholde

Dersom det er embetsmenn i virksomheten, kan det være en fordel å definere begrepene statsansatt eller ansatt i personalreglementet.

Ledige stillinger i staten skal som hovedregel lyses ut offentlig, se statsansatteloven § 4 . Det vises til nærmere omtale under SPH punkt 2.3.1. I personalreglement kan det gjøres unntak fra plikten til offentlig utlysning ved ansettelse og utnevning for inntil ett år, se statsansatteloven § 7 . Det kan i de samme tilfellene også gjøres unntak fra statsansattelovens regler om innstilling og ansettelsesorgan.

Personalreglementet kan inneholde unntak fra statsansattelovens regler om innstilling og ansettelsesorgan ved gruppevis inntak av elever og aspiranter, og for ansettelsesforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer pr. uke, se statsansatteloven § 7 tredje ledd .

Dersom virksomheten ansetter arbeidstakere som har plikt til å gjennomgå en bestemt opplæring, er disse ansatt på prøve inntil opplæringen er avsluttet, eller prøve eller eksamen er bestått, se statsansatteloven § 15 sjette ledd . Det kan fastsettes i personalreglementet på hvilken måte og etter hvilke kriterier det skal avgjøres om opplæringen er fullført på en tilfredsstillende måte.

Dersom en statsansatt påklager et vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon eller avskjed, er klageinstansen som hovedregel fagdepartementet, se statsansatteloven § 33 første ledd . I personalreglementet kan det imidlertid fastsettes at annen overordnet myndighet er klageinstans. Dette må i så fall være en annen overordnet virksomhet eller et styre for virksomheten.

I personalreglementet kan det også gis bestemmelser om forbud mot gaver i tjenesten mv., se statsansatteloven § 39 . Dette gjelder uttrykkelig nærmere regler om hvilke gaver mv. som det er forbudt å motta etter slike bestemmelser. Det fremgår av lovbestemmelsen at slike bestemmelser kan fastsettes ensidig av arbeidsgiver gjennom instruks. Det fremgår likevel av forarbeidene til statsansatteloven at regler gitt i reglement skal være den primære løsningen. Dette innebærer at spørsmålet om hvilke gaver mv. som omfattes av forbudet dermed blir forhandlingsgjenstand, se Prop. 94 L (2016–2017) punkt 23.4.2 .

Dersom virksomheten har embetsmenn eller statsansatte som beskikkes av Kongen, bør disse tas inn i personalreglementet til orientering, se nærmere omtale i SPH punkt 2.2.

2.4.7 Forhold som ikke er en del av et personalreglement

Malen for personalreglement inneholder i hovedsak bare de bestemmelsene som etter statsansatteloven skal fremforhandles i virksomheten. Dersom det er behov for et dokument som inneholder ytterligere bestemmelser knyttet til ansettelse, reaksjoner mot ansatte mv., kan disse tas inn i et eget dokument. Det er i så fall arbeidsgiver som utarbeider dokumentet. Denne type bestemmelser skal ikke forhandles mellom partene i virksomheten, og har derfor ingen naturlig plass i et fremforhandlet personalreglement. Et slikt dokument kan eksempelvis inneholde ulike temaer knyttet til utlysning og ansettelsesprosess.

Av andre bestemmelser som arbeidsgiver kan vurdere å ta inn i et eget dokument, kan være:

• personalregistrering ( særavtale om lønns- og personalregistre ),
• arbeidstid ( arbeidsmiljøloven kap. 10 , hovedtariffavtalene , særavtale om fleksibel arbeidstid i staten ),
• tidskontroll, (særavtale om lønns- og personalregistre, særavtale om fleksibel arbeidstid i staten),
• sykefravær (særavtale om lønns- og personalregistre),
• hvilepauser, fritid ( arbeidsmiljøloven §§ 10-8 og 10-9 ),
• permisjoner ( hovedavtalen og hovedtariffavtalene),
• feriebestemmelser ( ferieloven , særlig §§ 6 og 7 , hovedtariffavtalene punkt 6, særavtale om ferie for statsansatte ),
• attest ( arbeidsmiljøloven § 15-15 ),
• utbetaling av lønn (hovedtariffavtalene),
• om innhenting av uttalelser fra referanser ved ansettelse,
• informasjon om mangfold i staten i kunngjøringsteksten.

2.5 Midlertidig personalreglement

2.5.1 Mal for midlertidig personalreglement

Mal for midlertidig personalreglement (Statens arbeidsgiverportal).

2.5.2 Generelt om midlertidig personalreglement

I enkelte tilfeller er det behov for et midlertidig personalreglement, for eksempel dersom det opprettes en ny virksomhet under et departement, eller ved sammenslåing av flere virksomheter. Statsansatteloven åpner for at fagdepartementet kan fastsette et midlertidig personalreglement, se statsansatteloven § 2 sjette ledd .

Opprettes en ny virksomhet i staten, vil den nye virksomheten ikke ha et eget personalreglement. Myndigheten til å ansette vil derfor følge statsansattelovens hovedregel og ligge i fagdepartementet, se statsansatteloven § 6 første ledd og delegasjon til det enkelte departement. Unntatt fra dette er embeter og stillinger hvor Kongen eller et styre ansetter.

Dersom en omorganisering omfatter flere virksomheter vil ikke de eksisterende personalreglementene ha bestemmelser som gjelder for disse tilfellene. De eksisterende personalreglementene regulerer ikke sammensetning av ansettelsesråd i den nye virksomheten, og kan derfor ikke benyttes.

Ved opprettelse av en ny virksomhet under et fagdepartement, eller sammenslåing eller omorganisering som berører flere virksomheter under et fagdepartement, åpner derfor loven for at fagdepartementet kan fastsette et midlertidig personalreglement, se statsansatteloven § 2 sjette ledd .

Statsansatteloven stiller krav om at rekruttering skal skje i form av en totrinnsbehandling med innstilling og ansettelse. Når virksomhetens leder er ansatt av fagdepartementet eller utnevnt/beskikket av Kongen, kan myndighet til å forberede rekruttering av de øvrige ansatte i virksomheten gis til virksomhetens leder. Et midlertidig reglement kan derfor bestemme at lederen, med tilhørende administrative ressurser, kan gjennomføre kunngjøring, intervju og foreta innstilling til nye stillinger i virksomheten. Det er likevel fagdepartementet som må foreta selve ansettelsen.

2.5.3 Veiledning til mal for midlertidig personalreglement

I malen er det angitt hvem som har myndighet til å innstille og ansette virksomhetens ledere og de øvrige ansatte, bestemmelser om utlysning av stillinger, unntak fra reglementsbestemmelser, ikrafttredelse og varighet.

Dersom det er ønskelig å skriftlig omtale forhold som ikke skal være en del av personalreglementet kan dette tas inn i et eget dokument utarbeidet av fagdepartementet. Dette kan være andre bestemmelser knyttet til ansettelse, reaksjoner mot ansatte og annet som enten er regulert i annet regelverk eller som ikke skal forhandles ved inngåelse av ordinært personalreglement. Se også SPH punkt 2.4.7.

Innstilling og ansettelse

Det midlertidige reglementets punkt 1 har bestemmelser om innstilling og ansettelse av virksomhetens toppleder og virksomhetens øvrige ansatte.

Første avsnitt i malens punkt 1 regulerer utnevnelse / ansettelse av virksomhetens øverste leder. Fagdepartementet må her vurdere om direktøren skal utnevnes eller beskikkes av Kongen i statsråd, om virksomhetens styre skal gis rett til å ansette eller om fagdepartementet selv vil ansette direktøren. Utnevnes direktøren av Kongen i statsråd, vil direktøren være embetsmann. Dersom direktøren beskikkes av Kongen i statsråd, vil direktøren ikke være embetsmann.

Ved utnevning eller konstitusjon av embetsmann skal embetsmannen gis skriftlig underretning med opplysning om eventuelle særvilkår. Dette punktet skal utelates i det midlertidige reglementet dersom det ikke er noen embetsmenn i virksomheten.

Kongen kan fastsette regler om hvem som skal ha rett til å gi uttalelse når embetsmenn skal utnevnes eller konstitueres, se statsansatteloven § 8 . Det samme gjelder rett til å utarbeide forslag når statsansatte skal beskikkes fast eller midlertidig av Kongen i statsråd. Kongens myndighet etter denne bestemmelsen er delegert til det enkelte fagdepartement. For embetsmenn og statsansatte som beskikkes av Kongen i statsråd, vil innstillingen være den kongelige resolusjon som fremmes for Kongen i statsråd. Dokumentet blir først en formell innstilling når saken foredras der av statsråden. I praksis omtales normalt bare én søker i resolusjonen.

Bortsett fra de ansatte som er nevnt i punkt 1 første avsnitt i malen, er det fagdepartementet som i slike tilfeller må ansette virksomhetens ansatte. Virksomhetens direktør avgir innstilling til fagdepartementet i disse sakene. På den måten blir det en totrinnsbehandling i ansettelsesprosessen, men ingen av de ansattes representanter skal delta i beslutningen.

Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal vanligvis tre søkere innstilles eller foreslås i den rekkefølge de bør komme i betraktning, se statsansatteloven § 5 tredje ledd .

Utlysning av stillinger

Ledige embeter og stillinger skal utlyses offentlig, se statsansatteloven § 4 . Det vises til kvalifikasjonsprinsippet som er slått fast i statsansatteloven § 3 . Unntak fra utlysningsplikten kan gjøres i lov, forskrift eller sentral tariffavtale, og i begrenset grad ved bestemmelse i personalreglement.

Unntak fra reglementsbestemmelsene

Plikten til offentlig utlysning av ledig stilling eller embete gjelder ikke for midlertidige ansettelser (statsansatte) og konstitusjoner (embetsmenn) inntil seks måneder, se statsansatteloven § 7 første ledd . I slike tilfeller er det derfor ikke et krav om at stillingen utlyses, eventuelt kan den utlyses bare internt. Det er heller ikke en plikt til å utarbeide innstilling i disse tilfellene. Det er tilstrekkelig at én person, for eksempel virksomhetens øverste leder, eller annen ansatt leder, har ansettelsesretten.

Strekker ansettelsesperioden seg ut over seks måneder, må stillingen utlyses og det må utarbeides en innstilling. Det vises til SPH punkt 2.3.1.2.

Midlertidig ansettelse kan bare skje dersom det foreligger hjemmel for midlertidig ansettelse etter statsansatteloven § 9 eller annen hjemmel. Dette gjelder også dersom ansettelsesperioden er kortere enn seks måneder. Det er også adgang til å gjøre unntak i personalreglement fra lovens regler om innstilling og ansettelsesorgan ved gruppevis inntak av elever og aspiranter og for ansettelsesforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer pr. uke, se statsansatteloven § 7 tredje ledd .

Ikrafttredelse og varighet

Dersom det er mulig, skal det innhentes synspunkter fra virksomhetens ledelse og de lokale representantene for tjenestemannsorganisasjonene som har forhandlingsrett etter tjenestetvistloven, se statsansatteloven § 2 sjette ledd sammenholdt med § 2 første ledd.

Fagdepartementet må bestemme når personalreglementet skal tre i kraft og hvor lenge det skal vare. Dette skal fremgå av reglementet.

2.6 Ansettelse

2.6.1 Hovedregel om fast ansettelse

Statsansatte skal som hovedregel ansettes fast, se statsansatteloven § 9 første ledd .

2.6.2 Midlertidig ansettelse

2.6.2.1 Arbeid av midlertidig karakter

Det kan inngås avtale om midlertidig ansettelse i visse tilfeller, se statsansatteloven § 9 . Bestemmelsen er i en viss utstrekning harmonisert med arbeidsmiljøloven, men er tilpasset statstjenesten. Det kan inngås avtale om midlertidig ansettelse når arbeidet er av midlertidig karakter, se statsansatteloven § 9 første ledd bokstav a . Det fremgår av forarbeidene, Prop. 94 L (2016–2017) s. 205 , at arbeid som ut fra sin art skiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten er omfattet av bestemmelsen. Det samme gjelder forskjeller i arbeidsmengde. Bestemmelsen dekker også adgang til å ansette midlertidig for å utføre et oppdrag som har en noenlunde klar arbeidsmessig avgrensning og en naturlig avslutning. Videre omfatter bestemmelsen situasjoner hvor statlige virksomheter blir tildelt midler av Stortinget eller fagdepartementet for å utføre bestemte oppgaver i en periode. Det kan også ansettes midlertidig etter denne bestemmelsen når det trengs ansatte med særlige formelle kvalifikasjoner og det ikke har meldt seg kvalifiserte søkere, forutsatt at ansettelsen begrenses til det som er strengt nødvendig.

Dersom de midlertidige arbeidsoppgavene går over til å bli faste, må arbeidstakeren konkurrere om stillingen. Det innebærer at stillingen må lyses ut offentlig, med mindre arbeidstakeren har oppnådd stillingsvern som fast ansatt etter mer enn tre års midlertidig ansettelse, se statsansatteloven § 9 tredje ledd og SPH punkt 2.6.4.

Det er ikke anledning til å skifte ut en midlertidig ansatt for å hindre vedkommende i å oppnå stillingsvern som fast ansatt etter mer enn tre års midlertidig ansettelse. Vedkommende kan heller ikke skiftes ut med en annen midlertidig ansatt med den begrunnelse at den andre er bedre kvalifisert.

At en stilling i en virksomhet er eksternt finansiert innebærer ikke i seg selv at det gir lovlig hjemmel for midlertidig ansettelse. Arbeidstakere i staten skal som hovedregel ansettes fast, se statsansatteloven § 9 . Det er bare adgang til midlertidig ansettelse når det er hjemmel for det i lov eller forskrift. Ekstern finansiering er ikke hjemmel for midlertidig ansettelse.

2.6.2.2 Vikariat

Det kan inngås avtale om midlertidig ansettelse i vikariat etter statsansatteloven § 9 første ledd bokstav b . Vikar kan benyttes når en bestemt arbeidstaker er fraværende. Vikar kan også benyttes dersom flere arbeidstakere er fraværende, og det ikke er klart hvem arbeidstakeren er vikar for, også omtalt som anonymt vikariat. Arbeidsoppgavene må imidlertid være de samme som normalt utføres av de fraværende, se forarbeidene til statsansatteloven § 9.

2.6.2.3 Praksisarbeid

Det kan inngås avtale om midlertidig ansettelse for praksisarbeid etter statsansatteloven § 9 første ledd bokstav c . Praksisarbeid er arbeid i forbindelse med opplæring eller kvalifisering innenfor et fagområde. Bestemmelsen omfatter ansettelse av statsansatt som skal være aspirant eller elev ved etatsskole. Videre kan fengselsbetjenter ansettes midlertidig i pliktåret etter gjennomført utdanning som høgskolekandidat i straffegjennomføring, se § 5 i forskrift til statsansatteloven . Trainee, som deltar i program for personer med funksjonsnedsettelse eller har hatt fravær fra arbeid mv., kan ansettes midlertidig inntil to år, med adgang til forlengelse inntil ett år.

2.6.2.4 Utdanningsstilling

Det kan inngås avtale om midlertidig ansettelse i utdanningsstilling etter statsansatteloven § 9 første ledd bokstav d . Utdanningsstillinger er stillinger hvor utdanningselementet er en viktig og nødvendig del av stillingens arbeidsområde, og midlertidigheten må avgrenses til den perioden som er nødvendig for utdanningsformålet. Som utdanningsstilling regnes spesialistkandidat, stipendiat, vitenskapelig assistent, dommerfullmektig og rettsfullmektig, se § 6 tredje ledd i forskrift til statsansatteloven . Denne opplistingen er fullstendig (uttømmende). Stillingstittelen er likevel ikke nødvendigvis avgjørende. Det sentrale er at arbeidet i stillingen i praksis er en utdanningsstilling.

2.6.2.5 For en periode på inntil seks måneder ved uforutsett behov

Det kan inngås avtale om midlertidig ansettelse for en periode på inntil seks måneder dersom det har oppstått et uforutsett behov, se statsansatteloven § 9 første ledd bokstav e . Virksomheten må vurdere konkret om det er oppstått et uforutsett behov. Perioden for den midlertidige ansettelsen etter denne bestemmelsen kan ikke strekke seg utover seks måneder, selv om det er behov for den midlertidig ansatte utover dette tidsrommet.

Slike kortvarige midlertidige ansettelser kan foretas uten offentlig utlysning og etter en forenklet ansettelsesprosedyre, såkalt administrativ ansettelse, i henhold til statsansatteloven § 7 og virksomhetens personalreglement. Statsansatteloven § 7 er ikke hjemmelsgrunnlag for å ansette midlertidig. Vilkårene for midlertidig ansettelse etter statsansatteloven § 9 første ledd må derfor være oppfylt også dersom det gjennomføres en forenklet ansettelsesprosedyre etter statsansatteloven § 7.

En arbeidstaker som er ansatt etter en forenklet prosedyre (administrativ ansettelse), kan ikke fortsette ut over den aktuelle perioden. Vedkommende må derfor fratre enten etter maksimalt seks måneder, eller etter ett år, se statsansatteloven § 7 .

2.6.3 Drøftingsplikt

Arbeidsgiver skal minst én gang årlig drøfte bruken av midlertidige ansettelser med de tillitsvalgte, inkludert grunnlaget for og omfanget av slike ansettelser, og konsekvenser for arbeidsmiljøet, se statsansatteloven § 9 andre ledd .

2.6.4 Treårsregel for stillingsvern

Etter statsansatteloven skal midlertidig ansatt som har vært sammenhengende ansatt i virksomheten i mer enn tre år, anses som fast ansatt. Dette følger av § 9 tredje ledd , og får som konsekvens at de ordinære reglene om oppsigelse av arbeidsforholdet kommer til anvendelse. Arbeidsgiver må da utarbeide ny arbeidsavtale, hvor det fremgår at den statsansatte er fast ansatt. Treårsregelen for stillingsvern gjelder midlertidig ansatte med hjemmel i statsansatteloven § 9 første ledd bokstav a, b, eller e . Dette omfatter midlertidig ansettelse ved arbeid av midlertidig karakter, arbeidstaker i vikariat eller ansettelse for en periode på inntil seks måneder der hvor det har oppstått et uforutsett behov.

Regler om beregning av ansettelsestiden og sammenhengende ansettelsestid er gitt i statsansatteloven § 23 og § 9 i forskrift til statsansatteloven . Utgangspunktet er at all sammenhengende ansettelsestid i virksomheten regnes med. Avtalefestede permisjoner og sykefravær som overstiger 12 måneder regnes likevel ikke med i ansettelsestiden, men slikt fravær avbryter likevel ikke den sammenhengende ansettelsestiden. Heller ikke ulegitimert fravær regnes med.

2.6.5 Åremål

Statsansatteloven gir hjemmel for midlertidig ansettelse av statsansatt i åremålsstilling, se statsansatteloven § 10 og forskriften § 6 . Åremålsansettelse innebærer at arbeidstakeren skal fratre arbeidsforholdet etter et bestemt antall år. Åremålsperioden er normalt seks år og kan aldri forlenges, heller ikke for eksempel i påvente av at ny arbeidstaker skal tiltre stillingen. Åremålsansettelsen kan bare gjentas én gang for hver statsansatt. Det er det enkelte departement som bestemmer om øverste leder for en virksomhet skal ansettes på åremål. Ved utløpet av åremålet kan ansettelsesmyndigheten velge å utlyse stillingen som en ordinær fast stilling, og ikke en åremålsstilling. Det er imidlertid ikke adgang til å endre en åremålsstilling til en fast stilling uten offentlig utlysning, og ordinær konkurranse om stillingen.

Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet har utarbeidet en standardkontrakt for ansettelse i åremålsstilling på hovedtariffavtalene (Statens arbeidsgiverportal). Standardkontrakten inneholder en bestemmelse om at det kan avtales etterlønn som kan utgjøre inntil 80 prosent av lønnen. Avtalt etterlønn bør bare avtales dersom det er nødvendig for å få rekruttert spesielt kvalifiserte arbeidstakere til åremålsstillinger. Standardavtalen inneholder også en bestemmelse om at det kan avtales retrettstilling for åremålsansatte. Retrettstilling i disse tilfellene er et alternativ til bruk av etterlønn. Bruken av retrettstillinger kan hevdes å bryte med grunnleggende regler i staten, som for eksempel kvalifikasjonsprinsippet og kravet til offentlig utlysning av ledige stillinger, og skal begrenses.

Flere lederstillinger i det statlige tariffområdet er tatt ut av statens hovedtariffavtaler, og reguleres etter egne lederlønnskontrakter på statens lederlønnssystem. En del av disse lederstillingene er også åremålsstillinger. Departementet har utarbeidet en mal for standard åremålskontrakter for åremålsansatte som omfattes av lederlønnssystemet .

2.6.6 Deltidsansattes rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid

Statsansatte kan ha rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid. Det følger av statsansatteloven § 13 sjette ledd at dette reguleres av arbeidsmiljøloven § 14-4 a . Virkninger av brudd på denne retten reguleres av arbeidsmiljøloven § 14-4 b .

Arbeidsmiljøloven § 14-4 a fastslår at deltidsansatte som de siste 12 måneder jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid, har rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid i denne perioden. Dette gjelder likevel ikke dersom arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lenger foreligger. Tolvmånedersperioden skal beregnes med utgangspunkt i det tidspunktet arbeidstaker fremmet sitt krav.

En typisk situasjon for «arbeid utover avtalt arbeidstid», er at arbeidstaker arbeider ekstravakter. Bestemmelsen er avgrenset mot situasjoner hvor det er avtalt en utvidelse av stillingen i form av en midlertidig arbeidsavtale. Et eksempel kan være en deltidsansatt i 50 prosent stilling som for en periode i tillegg er ansatt i et vikariat i 50 prosent for en kollega som er i foreldrepermisjon. I et slikt tilfelle vil arbeidstaker (for en tid) ha avtalt arbeidstid tilsvarende full stilling; vikariatet i 50 prosent stilling kan derfor ikke anses som «arbeid utover avtalt arbeidstid», se nærmere om dette i Prop. 83 L (2012–2013) side 86 .

Kravet om «jevnlig» merarbeid innebærer at merarbeidet må ha en viss hyppighet og at det samlet sett må ha et visst omfang, se forarbeidene til arbeidsmiljøloven. Ekstravakter bare i forbindelse med arbeidstopper, ved ferieavvikling eller i forbindelse med typiske sesongsvingninger, er ikke tilstrekkelig. Merarbeidet må ikke nødvendigvis være tilnærmet likt fordelt over hele tolvmånedersperioden, men må likevel fremstå som en etablert praksis i perioden.

En deltidsansatt har ikke selv adgang til å velge hvor stor stillingsbrøk/andel som ønskes. En deltidsansatt som krever utvidelse av deltidsstillingen må i utgangspunktet akseptere å ta ut hele den stillingsutvidelsen som tilsvarer det reelle merarbeidet. Partene kan likevel avtale en mindre utvidelse av stillingen enn arbeidstakeren vil ha rett til etter bestemmelsen.

Det nærmere innholdet i stillingen, slik som plassering av arbeidstid og arbeidssted, skal tilsvare innholdet i det merarbeid vedkommende faktisk har utført i den aktuelle perioden. Det betyr at arbeidstaker for eksempel må akseptere samme omfang av ubekvemme vakter som i merarbeidet, dersom arbeidsgiver ønsker dette.

Retten til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid gjelder ikke dersom arbeidsgiver kan dokumentere at virksomheten ikke har behov for merarbeidet i tiden fremover. Det kreves her konkret dokumentasjon som kan sannsynliggjøre at virksomheten ikke lenger har samme behov for merarbeidet. Dersom arbeidsgiver dokumenterer at det bare vil være bruk for en del av merarbeidet, vil den deltidsansatte i så fall ha krav på stilling tilsvarende dette behovet.

Tvist om rett etter denne bestemmelsen avgjøres av Tvisteløsningsnemnda, se arbeidsmiljøloven § 17-2 . Saken kan ikke bringes inn for domstolene før den har vært behandlet av Tvisteløsningsnemnda. Domstolen kan, etter påstand fra en deltidsansatt, avsi dom for ansettelse i stilling tilsvarende faktisk arbeidstid, se arbeidsmiljøloven § 14-4 b . Ved brudd på bestemmelsen om rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid etter arbeidsmiljøloven § 14-4 a , kan arbeidstaker kreve erstatning.

2.6.7 Traineeprogrammet i staten

Traineeprogrammet i staten er for personer med nedsatt funksjonsevne og høyere utdanning. Det er også for personer med høyere utdanning som har fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring (hull i CV-en). Traineeprogrammet er en del av statens satsing for å inkludere personer med nedsatt funksjonsevne i arbeidsmarkedet, og få nye ressurser og mer mangfold i statlige virksomheter. Som en del av traineeprogrammet tilbyr DFØ kurs, nettverk og veiledning som skal bidra til å gi både traineen og lederen læring og utvikling i løpet av traineeperioden. Traineer som deltar i traineeprogram utfører praksisarbeid. Regler om varigheten av ansettelsen følger av forskrift til statsansatteloven § 5 andre ledd , se statsansatteloven § 9 første ledd c , om midlertidig ansettelse for praksisarbeid. Les mer om traineeprogrammet på Statens arbeidsgiverportal.

2.6.8 Lønnstilskudd

Ansettes det personer som har funksjonsnedsettelse eller fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring i midlertidig stilling i inntil to år med midlertidig lønnstilskudd, kan det gjøres unntak fra kravet om at ledige stillinger i staten skal lyses ut offentlig. Dette følger av § 3 a andre ledd bokstav b i forskriften til statsansatteloven . Formålet med unntaket fra utlysningsplikten er å legge bedre til rette for bruk av lønnstilskudd i staten, slik at statlige arbeidsgivere lettere kan ta i bruk kompetanse og arbeidskraft fra denne delen av befolkningen, og personer som tiltaket er rettet mot kan bygge opp erfaring og kompetanse slik at de blir mer konkurransedyktige på arbeidsmarkedet.

2.6.9 Lærlinger i staten

Lærlinger er unntatt fra statsansatteloven, se forskrift til statsansatteloven § 2 (1), bokstav c. Lærlinger og lærekandidater omfattes av hovedtariffavtalene og av sentrale og lokale særavtaler, med mindre noe annet er bestemt i særavtale om lønns- og arbeidsvilkår for lærlinger og lærekandidater i staten .

Les mer om lærlinger i staten på Statens arbeidsgiverportal. Se også nettsidene til Opplæringskontoret for statlige virksomheter (OK Stat).

2.7 Andre tilknytningsformer

2.7.1 Mobilitetsordninger

Staten som arbeidsgiver ønsker å oppfordre virksomhetene til å legge til rette for og verdsette mobilitet internt i virksomheten eller til annen statlig virksomhet enn der den enkelte har sitt daglige arbeid. Gjennom å stimulere til intern mobilitet kan virksomhetene legge til rette for at medarbeidere mestrer mer sammensatte oppgaver, bidra til faglig oppdatering og opparbeide spisskompetanse innenfor ulike fagområder. Den mottakende virksomhetens ansatte vil også kunne få økt kompetanse gjennom hospitantens eksisterende kunnskaper. Intern mobilitet vil styrke virksomhetenes samarbeid på tvers, bidra til effektiv utførelse av arbeidsoppgaver og at de ansatte sikres muligheter for faglig utvikling.

Retningslinjer for intern mobilitet i staten er utarbeidet av Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (daværende Kommunal- og moderniseringsdepartementet). Retningslinjene regulerer hva som må inngå i en hospiteringsavtale når arbeidstaker skal arbeide i annen virksomhet eller på et annet tjenestested enn der arbeidstaker har sitt daglige arbeid, for et nærmere avtalt tidsrom.

Arbeidstakerne i det statlige tariffområdet gis gjennom en hospiteringsavtale anledning til å arbeide et annet tjenestested i egen virksomhet eller i annen statlig virksomhet i et nærmere avtalt tidsrom, fra 3 måneder til maksimum 1 år. En hospiteringsordning som følger retningslinjene, vil være forenelig med statsansattelovens regler.

2.7.2 Innleie av arbeidstakere

2.7.2.1 Generelt

Statsansattelovens utgangspunkt er at både embetsmenn og statsansatte skal ansettes fast. I lovens §§ 9 , 10 og 14 er det gitt nærmere regler om de tilfellene hvor en embetsmann kan konstitueres eller en statsansatt kan ansettes midlertidig.

I tillegg kan virksomheter på bestemte vilkår leie inn arbeidstakere for en begrenset periode. Regler om innleie gjennomfører i norsk rett blant annet Norges EØS-forpliktelser. Reglene om innleie fra bemanningsforetak innebærer et krav om likebehandling av arbeidstakere som er innleid fra et bemanningsforetak når det gjelder grunnleggende arbeids- og ansettelsesvilkår, sammenlignet med de som er direkte ansatt hos innleier. I tillegg skal innleide arbeidstakere i utgangspunktet ha samme tilgang til felles goder og tjenester som de som er direkte ansatt hos innleier. Statsansattelovens regler om innleie tilsvarer i hovedsak reguleringen i arbeidsmiljøloven.

Innleie etter statsansatteloven §§ 11 og 12 kan ikke benyttes til embeter, se lovens § 14 tredje ledd . Det er forutsatt at innleie heller ikke skal benyttes til andre stillinger hvor Kongen i statsråd er den som ansetter. Generelt legges til grunn at en innleid arbeidstaker ikke kan utøve arbeidsgiverfunksjoner overfor ordinært ansatte i virksomheten, se omtale i forarbeidene til statsansatteloven, se Prop. 94 L (2016–2017) side 208 .

Innleie er ikke det samme som arbeidsformidling. Det er gitt regler om privat arbeidsformidling i arbeidsmarkedsloven.

Adgangen til utleie av arbeidstaker er regulert i arbeidsmarkedsloven, mens adgangen til innleie av arbeidstaker delvis er regulert i statsansatteloven og delvis i arbeidsmiljøloven.

Arbeidstakere kan leies inn både fra virksomhet som har til formål å drive utleie («bemanningsforetak» eller «vikarbyrå»), se statsansatteloven § 11 , og fra virksomhet som ikke har til formål å drive utleie («vanlig» virksomhet), se statsansatteloven § 12 . Reglene er forskjellige avhengig av hvilken type virksomhet som arbeidstakeren leies inn fra. Førstnevnte gruppe er underlagt en betydelig mer omfattende regulering enn sistnevnte. Etter statsansatteloven § 12 er det i praksis en relativt fri adgang til innleie. Årsaken til denne forskjellen er at arbeidstaker etter denne bestemmelsen har en fast tilknytning til utleier i et ordinært arbeidsforhold. For disse «vanlige» virksomhetene gjelder et absolutt krav om at arbeidstakeren skal være fast ansatt i utleievirksomheten. Denne gruppen arbeidstakere anses dermed bedre beskyttet enn arbeidstakere som ansettes i en virksomhet for å leies ut til andre.

Utgangspunktet er at det ikke er et kontraktsforhold mellom arbeidstakeren og innleievirksomheten. Når en arbeidstaker leies inn til en virksomhet for en periode, blir derfor ikke vedkommende ansatt i innleievirksomheten. Opphør av arbeidsforholdet hos innleier reguleres av avtalen mellom utleie- og innleievirksomheten. Det er utleievirksomheten som formelt er arbeidsgiver og har det vanlige arbeidsgiveransvaret. Dette innebærer for eksempel at den innleide skal ha skriftlig arbeidsavtale med utleievirksomheten, og at utleievirksomheten er ansvarlig for utbetaling av lønn og andre ytelser til den utleide som følger av arbeidsavtalen. Den innleide omfattes av innleievirksomhetens vernetjeneste, rammer for arbeidstid og arbeidsmiljø- og sikkerhetskrav etter arbeidsmiljøloven.

2.7.2.2 Reglene om innleie

Statsansatteloven gjelder for innleie av arbeidstakere i statlig virksomhet der det er uttrykkelig sagt, se statsansatteloven § 1 første ledd andre punktum . Loven har bestemmelser om innleie av arbeidstakere i §§ 11, 12 , 14 tredje ledd , 34 andre og tredje ledd og 38 andre ledd .

Bruken av innleie må ikke benyttes på en måte som fører til at reglene for midlertidig ansettelse blir omgått eller utvidet. Innleieadgangen må heller ikke benyttes slik at den får et preg av utvidet prøvetid for en arbeidstaker som vurderes for ansettelse i virksomheten. Innleide kan få rett til fast ansettelse i innleievirksomheten dersom de har vært sammenhengende innleid i virksomheten i mer enn tre år, se statsansatteloven § 11 fjerde ledd . Den innleide må kreve slik ansettelse i innleievirksomheten.

Statsansatteloven § 11 regulerer innleie fra virksomhet som har til formål å drive utleie, dvs. bemanningsforetak eller vikarbyrå. Statsansatteloven § 11 sjette ledd fastslår at vikarbyrådirektivets krav til likebehandling, opplysningsplikt, innsynsrett og solidaransvar også gjelder i staten. Den statlige virksomheten er som innleier derfor forpliktet til å sørge for likebehandling av lønns- og arbeidsvilkår etter arbeidsmiljøloven § 14-12 a , opplysningsplikt og innsynsrett etter § 14-12 b og solidaransvar for innleier etter § 14-12 c .

Arbeidsmiljøloven § 14-12 a første ledd pålegger bemanningsforetaket å sørge for at utleid arbeidstaker minst sikres de vilkår som ville kommet til anvendelse dersom arbeidstaker hadde vært ansatt hos innleier for å utføre samme arbeid. Dette omfatter arbeidstidens lengde og plassering, overtidsarbeid, varighet og plassering av pauser og hvileperioder, nattarbeid, feriefritid, feriepenger, fridager og godtgjøring på slike dager samt lønn og utgiftsdekning. For statlige virksomheter er det viktig å merke seg at paragrafens andre ledd fastsetter at innleid arbeidstaker skal ha samme tilgang til felles goder og tjenester hos innleier som virksomhetens egne arbeidstakere, med mindre objektive grunner tilsier noe annet. Dette medfører at innleid arbeidstaker skal gis adgang til arbeidsplassens kollektive fasiliteter som kantine, barnehage m.m. Likebehandlingsprinsippet gjelder også for utleie av utsendt arbeidstaker som faller inn under arbeidsmiljøloven § 1-7 .

Arbeidsmiljøloven § 14-1 bestemmer at arbeidsgiver skal informere arbeidstakerne om ledige stillinger i virksomheten. Det fremgår av bestemmelsen at innleide arbeidstakere skal informeres på tilsvarende måte. Dette innebærer at en innleid arbeidstaker også har rett til å søke ledige stillinger som bare blir utlyst internt i den statlige virksomheten, på lik linje med øvrige ansatte i virksomheten.

Etter statsansatteloven § 11 tredje ledd kan det inngås sentral særavtale mellom staten og tjenestemennenes forhandlingsberettigede organisasjoner om unntak fra reglene om likebehandling av lønns- og arbeidsvilkår ved slik innleie. Unntak fra likebehandlingsprinsippet forutsetter derfor en sentral avtale, men den generelle beskyttelsen av arbeidstakerne må respekteres.

2.7.2.3 Innleie fra virksomhet som har til formål å drive utleie

Statsansatteloven § 11 slår fast at innleie bare kan benyttes når vilkårene for midlertidig ansettelse av vikar er oppfylt, se statsansatteloven § 9 første ledd bokstav b .

Tidligere var det også adgang til innleie der hvor arbeidet er av midlertidig karakter (statsansatteloven § 9 første ledd bokstav a), men dette ble opphevet 1. april 2023. I forbindelse med denne endringen ble det gitt overgangsregler, slik at endringen ble gitt virkning fra 1. juli 2023 for konkrete innleieavtaler som forelå på ikrafttredelsestidspunktet, og også for oppdragskontrakter som var inngått før ikrafttredelsen under forutsetning av at innleie kan benyttes i oppdragsgjennomføringen. Det samme gjelder der hvor bindende tilbud ble inngitt før ikrafttredelsen.

I statsansatteloven § 11 andre ledd er det gjort unntak fra denne hovedregelen. Arbeidsgiver kan inngå skriftlig avtale med tjenestemannsorganisasjoner i virksomheten som har forhandlingsrett etter tjenestetvistloven om at tidsbegrenset innleie kan skje uten hinder av det som er bestemt i § 11 første ledd .

Virkningen av at det er inngått ulovlig avtale om innleie etter statsansatteloven § 11 , kan bli at den innleide får rett til fast ansettelse hos innleier. Dersom innleievirksomheten ikke vil etterkomme et krav om fast ansettelse, kan den innleide reise søksmål mot innleier, se statsansatteloven § 38 andre ledd . Den innleide kan kreve erstatning fra innleier, se statsansatteloven § 38 tredje ledd . Hovedregelen er at den innleide ikke har rett til å stå i stillingen ved søksmål, se statsansatteloven § 38 fjerde ledd . Retten kan imidlertid bestemme noe annet, dersom søksmål er reist innen åtte uker etter utløpet av arbeidsforholdet.

Arbeidsmiljøloven § 14-12 b fastsetter at ved innleie av arbeidstakere skal innleier gi bemanningsforetaket de opplysninger som er nødvendige for at bemanningsforetaket skal kunne ivareta kravet om likebehandling i arbeidsmiljøloven § 14-12 a . Bemanningsforetaket har på sin side en viss opplysnings- og dokumentasjonsplikt overfor den innleide, etter forespørsel. Bemanningsforetaket skal også dokumentere hvilke lønns- og arbeidsvilkår som er avtalt med den innleide, når innleier ber om dette. Innleier skal dokumentere hvilke lønns- og arbeidsvilkår som er avtalt mellom innleid arbeidstaker og den innleides arbeidsgiver, når tillitsvalgt hos innleier ber om det. Dette gjelder opplysninger som nevnt i lovens § 14-12 a første ledd . Bemanningsforetak, innleier og tillitsvalgte har taushetsplikt om opplysningene, og opplysningene kan bare benyttes til å sikre eller undersøke om kravet om likebehandling i § 14-12 a er overholdt eller til å oppfylle plikter etter bestemmelsene i § 14-12 b .

Med hjemmel i arbeidsmiljøloven § 14-12 b sjette ledd er det gitt forskrift om innleie fra bemanningsforetak, se forskrift 11. januar 2013 nr. 33 . Forskriften omtaler taushetsplikt i tilknytning til likebehandlingsreglene og fastsetter bøtestraff ved overtredelse av taushetsplikten, se forskriften § 2 .

Virksomheter som leier inn arbeidstakere fra bemanningsforetak, hefter etter arbeidsmiljøloven § 14-12 c på samme måte som en selvskyldnerkausjonist for utbetaling av lønn, feriepenger og eventuell annen godtgjøring etter kravet om likebehandling i arbeidsmiljøloven § 14-12 a .

I tillegg til de bestemmelsene som er omtalt ovenfor, er det også fastsatt bestemmelser om innleie i hovedtariffavtalene punkt 5.7.

2.7.2.4 Innleie fra virksomhet som ikke har til formål å drive utleie

Det er krav om at arbeidstakeren skal være fast ansatt hos utleieren, dersom man skal kunne benytte bestemmelsen i statsansatteloven § 12 om innleie fra virksomhet som ikke har til formål å drive utleie. Videre skal arbeidsgiver og organisasjonene i virksomheten gjennomføre drøftinger før beslutning om innleie foretas. Også her kreves det at organisasjonen må ha forhandlingsrett etter tjenestetvistloven. Utleie skal skje innenfor de samme fagområder som utgjør utleierens hovedbeskjeftigelse, og utleieaktiviteten skal ikke omfatte mer enn 50 prosent av de fast ansatte hos utleier. Det må inngås avtale med organisasjonene i virksomheten dersom innleien overstiger 10 prosent av de ansatte, og innleien har en avtalt varighet ut over ett år. Kravet gjelder likevel ikke ved innleie av inntil to personer.

2.7.3 Tjeneste ut over aldersgrensen

Statlige arbeidsgivere oppfordres generelt til å legge til rette for at eldre arbeidstakere kan fortsette i tjenesten, men slike saker må vurderes i aktuelle tilfeller av virksomheten selv.

Ifølge aldersgrenseloven § 3 kan «ansettelsesmyndigheten» bestemme at den som har stilling som er eller blir innlemmet i Statens pensjonskasse, kan fortsette utover den alminnelige aldersgrensen. Når ansettelsen skjer av Kongen (det vil si der Kongen utnevner en embetsmann eller beskikker en statsansatt), er det «vedkommende departement» som kan gi slikt samtykke. Arbeids- og inkluderingsdepartementet har tolket denne bestemmelsen slik at uttrykket her betyr «det enkelte fagdepartement».

Det er statsråden som har ansettelsesmyndigheten i «det enkelte fagdepartement». Gjennom langvarig praksis er det lagt til grunn at beslutning om forlengelse av ansettelsesforhold kan delegeres internt i departementet. Dette gjelder uavhengig av om forlengelsen gjelder embetsmann eller en statsansatt. Innstillingsråd eller uttalelsesråd skal ikke involveres i avgjørelse om forlengelse av tjeneste i departementene. Ved forlengelse av tjeneste for en embetsmann, må departementet selv vurdere om statsråden bør involveres i avgjørelsen.

Det foretas ingen kunngjøring av embetet eller stillingen i slike saker. Når ansettelsesmyndigheten er et eller flere ansettelsesråd eller et styre, anbefaler Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet at det lages en enkel innstilling fra nærmeste leder. Dette er for å sikre dokumentasjon om ansettelsesforholdet.

Tjenesten kan første gang forlenges opp til to år, senere ett år om gangen, men ikke mer enn fem år totalt. Embetsmannen eller den statsansatte fortsetter i samme embete eller stilling med de lønns- og arbeidsvilkår som vedkommende hadde ved fylte 70 år. De trekkes for pensjonsinnskudd og skal ikke meldes ut av Pensjonskassen. Alderspensjon utbetales først når lønnen er opphørt.

For militært ansatte gjelder forsvarsloven § 45 .

2.7.4 Engasjement som alderspensjonist

Statsansatte som er fratrådt med alderspensjon kan engasjeres på pensjonistvilkår i staten, se SPH punkt 5.5. Etter bestemmelsene i lov om Statens pensjonskasse , er det en forutsetning at alderspensjonen skal avløse lønnen og ikke utbetales i tillegg til denne. Følgende regler gjelder:

1. Statsansatte som ansettes i innskuddspliktig stilling i Statens Pensjonskasse med ordinær avlønning etter at de har sluttet med rett til alderspensjon, skal på vanlig måte meldes inn i Statens Pensjonskasse. Alderspensjonen blir redusert forholdsmessig etter lov om Statens pensjonskasse § 26 tredje ledd . Ingen kan ansettes i statlig stilling etter å ha passert denne stillingens aldersgrense. Arbeidsgiver må straks sende melding på ordinær måte til Statens pensjonskasse, når en pensjonert statsansatt ansettes på nytt i staten.
2. Statsansatte som er fratrådt og er tilstått alderspensjon fra Statens pensjonskasse, og som senere blir engasjert i staten på pensjonistvilkår, beholder pensjonen uforandret og skal ikke meldes inn i Statens Pensjonskasse. Det er et vilkår at slikt engasjement skal gjelde kortvarig (tilfeldig) arbeid, og ikke være oppgaver av fast og varig karakter. Det skal heller ikke være en videreføring av tidligere arbeidsforhold/stilling.

Pensjonistavlønning kan bare benyttes for alderspensjonister, ikke for uførepensjonister og personer med AFP.

2.8 Embetsmenn

I Norge er embetsmann betegnelsen på en ansatt i staten som er utnevnt i sin stilling (embete) av Kongen i statsråd etter Grunnloven § 21 . Embetsmenn vil etter utnevnelsen i statsråd få et dokument som inneholder beskjed om utnevnelsen (bestallingen). Embetsmannen blir dermed innsatt i embetet. Dette dokument inneholder gjerne som vilkår at vedkommende har plikt til å finne seg i de forandringer av embetets forretningskrets eller embetsdistriktets utstrekning som måtte bli bestemt ved lov eller av Kongen med Stortingets samtykke.

Definisjonen av embetsmann fremgår av statsansatteloven § 1 andre ledd første punktum : «Med embetsmann menes den som er utnevnt av Kongen og gitt bestalling som embetsmann, eller den som er konstituert av Kongen i et embete.»

Det er de høyere stillingene i staten som er embeter. Hvilke stillinger som skal være embeter vil ofte fremgå av lov eller stortingsvedtak, se også Grunnloven § 22 .

Innstilling til Kongen om hvem som skal utnevnes, gis av statsråden i det departement vedkommende embete hører under, som kongelig resolusjon. Nærmere bestemmelser om hvem som eventuelt skal avgi uttalelse før innstillingen avgis, kan være tatt inn i reglement for vedkommende etat eller fagadministrasjon, se bestemmelsen i statsansatteloven § 8 og nærmere regulering i Reglement for personalforvaltningen i departementene § 7.

Ansvars- og arbeidsområdet er ikke nødvendigvis avgjørende for spørsmålet om det skal være embete eller statsansattstilling. Det finnes flere viktige, høyt lønnede stillinger i staten som ikke er embeter. Noen av disse ansettes (beskikkes) likevel av Kongen i statsråd, for eksempel stillingen som direktør for Jernbanedirektoratet, direktør for Arbeids- og velferdsetaten og direktør for Skatteetaten.

2.8.1 Åremål og konstitusjon

Embetsmenn kan utnevnes midlertidig enten ved åremålsutnevning av embetsmenn i åremålsstillinger, eller ved konstitusjon av embetsmenn i andre midlertidige stillinger enn åremålsstillinger.

Grunnloven § 22 åpner mulighet for at det ved lov kan bestemmes at visse embetsmenn kan utnevnes på åremål. Grunnloven § 22 tredje ledd andre punktum lyder: «Det kan bestemmes ved lov at visse embetsmenn, som ikke er dommere, kan utnevnes på åremål.» Embetsmenn kan derfor bare utnevnes på åremål der hvor lovgivningen eksplisitt gir hjemmel for det.

Det fremgår for eksempel i statsansatteloven § 14 fjerde ledd at statsforvaltere kan utnevnes på åremål. Lignende bestemmelser finnes blant annet i politiloven, personopplysningsloven og helsetilsynsloven. Åremålsperioden skal som hovedregel være seks år. Åremålsperioden kan bare gjentas én gang, etter offentlig utlysning og ordinær ansettelsesprosess, se § 6 andre ledd i forskrift til statsansatteloven .

Embetsmenn kan konstitueres i andre midlertidige stillinger enn åremålsstillinger. Når et embete skal besettes midlertidig, foretas ansettelse ved konstitusjon i statsråd, se statsansatteloven § 14 . Dersom et embete er ledig i en kortvarig periode, kan det aktuelle fagdepartement midlertidig konstituere en statsansatt i embetet, også kalt departementskonstitusjon. Slik kortvarig departementskonstitusjon kan aldri strekke seg ut over ett år og stillingsinnehaveren regnes da ikke som embetsmann, se statsansatteloven § 1 andre ledd . Det vises til Prop. 94 L (2016–2017) side 65 og 207 samt publikasjonen «Om Kongen i statsråd» punkt 13.8.2 fra Statsministerens kontor.