22 Vitnemålsportalen
22.1 Gjeldende rett
Etter gjeldende fagskolelov § 5 annet ledd utsteder fagskoler vitnemål ved fullført fagskoleutdanning. Studenter som ikke har avsluttet utdanningen, skal etter anmodning gis karakterutskrift for emnene vedkommende har bestått. Vitnemål og karakterutskrift utstedes på papir. Dette innebærer at utover å be om å få se originale vitnemål og karakterutskrifter, er det i dag ikke mulig for en potensiell arbeidsgiver eller utdanningsinstitusjon å vite sikkert om utdanningsdokumentene er ekte eller en forfalsket kopi.
I forbindelse med en endring av universitets- og høyskoleloven i 2016 ble nasjonal vitnemåls- og karakterportal (Vitnemålsportalen) hjemlet i universitets- og høyskoleloven (uhl.) § 4-14, jf. Prop. 81 L (2015–2016) Endring i universitets- og høyskoleloven (NOKUTs tilsyn, Nasjonal vitnemåls- og karakterportal mv.). Vitnemålsportalen inneholder personopplysninger som navn og fødselsnummer. Departementet anser ikke opplysningene i vitnemåls- og karakterportalen som sensitive personopplysninger. Dette gjelder både opplysninger som overføres automatisk til portalen (fødselsnummer og utdanningsinstitusjonens identifiseringsinformasjon), og opplysninger som overføres etter brukers initiativ (navn, informasjon om oppnådd utdanning og karakterer). Vitnemålsportalen inneholder i dag informasjon om oppnådde grader og enkeltresultater tatt ved universiteter og høyskoler.
Vitnemålsportalen ble på oppdrag fra Kunnskapsdepartementet utviklet av daværende Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier (Ceres). Ceres forvaltet, utviklet og driftet IT-systemene i universitets- og høyskolesektoren, samt administrerte det samordnede opptaket til høyere utdanning gjennom Samordna opptak. Driften av Ceres var lagt til Universitetet i Oslo, men i henhold til uhl. § 1-4 fjerde ledd hadde ikke universitetets eget styringsorgan ansvaret for den faglige virksomheten i Ceres.
Departementet la til grunn at Ceres ikke formelt kunne være behandlingsansvarlig for personopplysningene i Vitnemålsportalen og tok derfor selv på seg dette ansvaret. Imidlertid var det daglige behandleransvaret frem til 1. januar 2018 delegert til Universitetet i Oslo i kraft av å være vertsinstitusjon for Ceres, og i realiteten var det Ceres som forvaltet Vitnemålsportalen og behandlet personopplysningene i portalen på vegne av departementet. Ceres ble fra 1. januar 2018 en del av Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan.
I vedtak av 8. desember 2017, som følge av at forskrift om nasjonal vitnemåls- og karakterportal ble endret, ble behandlingsansvaret for Vitnemålsportalen delegert direkte til Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan med virkning fra 1. januar 2018. Vedtaket om delegering gjelder til eventuell lovbestemmelse om endret behandlingsansvar vedtas av Stortinget.
22.2 Departementets høringsforslag
I Fagskolemeldingen foreslo Regjeringen at nasjonal vitnemåls- og karakterportal (Vitnemålsportalen) også skal omfatte fagskoleutdanning.
Målet med å utvide Vitnemålsportalen til fagskoleutdanning er å ha en tjeneste der personer på en enkel måte kan synliggjøre sine resultater fra denne utdanningen for (potensielle) arbeidsgivere, utdanningsinstitusjoner og andre som har bruk for dem, og der mottakerne kan stole på at resultatene er korrekt gjengitt.
Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan har forvaltningsansvaret for Vitnemålsportalen og bør derfor også være behandlingsansvarlig for personopplysningene i denne portalen. Det er også tjenesteorganet som vil ha instruksjonsmyndighet når det gjelder fastsettelse av formålet med behandlingen av opplysningene i portalen og hvilke hjelpemidler som skal brukes.
22.3 Høringsinstansenes syn
Fagskolen Innlandet støtter forslaget om at Vitnemålsportalen også skal omfatte fagskoleutdanningen og skriver at «alle skoler (både de offentlige og de private) er med på finansieringen». Kristne friskolers forbund støtter forslaget da «[d]et er viktig at det ikke oppstår tvil om korrektheten på vitnemål og at mulighetene for juks minimaliseres». Fleksibel utdanning Norge og NHO støtter forslaget, fordi, som NHO skriver, «det vil øke sannferdigheten og anseelsen til fagskolesektoren.» Høyskolen Kristiania, Oppland fylkeskommune og Ceres støtter også forslaget. ONF, Treider fagskole, Noroff Education AS, NKI,Forum for fagskoler og Oslo kommune støtter forslaget, men forutsetter at departementet dekker dette økonomisk for fagskolene.
Når det gjelder forslaget om endring av behandlingsansvarlig for Vitnemålsportalen, får det støtte fra Akademikerne, Fagskolen Aldring og helse, Forskerforbundet, Handelshøyskolen BI, Høyskolen Kristiania, Helse Vest RHF, Høgskolen i Sørøst-Norge, Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, Nord universitet, Norsk studentorganisasjon, Universitetet i Oslo og Universitets- og høgskolerådet. Høyskolen Kristiania viser til at Ceres allerede «er ansvarlig for det studieadministrative systemet, FS, med den nødvendige veiledningen til brukende institusjoner det medfører er det en naturlig oppgave å være ansvarlig for den nye vitnemålsportalen.»
22.4 Departementets vurdering
Formålet med etableringen av et digitalt system for utveksling av informasjon om vitnemål og karakterer er å skape en tjeneste der personer på en enkel måte kan synliggjøre resultatene sine for potensielle arbeidsgivere, utdanningsinstitusjoner og andre som har bruk for dem, og der mottakerne kan stole på at resultatene er korrekt gjengitt.
Vitnemålsportalen inneholder kun det minimum av informasjon som er nødvendig for at tjenesten skal kunne fungere på en tilfredsstillende måte. Før en person logger inn og tar i bruk portalen, vil den kun inneholde informasjon om hvilke institusjoners databaser som har resultater fra denne personen, det vil si fødselsnummer eller D-nummer (utenlandske søkere uten norsk personnummer) koblet til identifiseringsinformasjon som viser til utdanningsinstitusjonens database. Det er kun disse to elementene som innhentes automatisk til Vitnemålsportalen.
Personopplysninger som navn og informasjon om grader og karakterer vil bare overføres fra utdanningsinstitusjonen til portalen når bruker selv tar initiativ til det ved å logge inn i portalen. Når en bruker velger å dele resultatene sine via en lenke, med for eksempel en arbeidsgiver eller utdanningsinstitusjon, vil portalen kun formidle de resultatene som brukeren har bestemt seg for å dele. Brukeren bestemmer også selv for hvor lang tid resultatene skal være tilgjengelige.
Ved etableringen av et digitalt system for utveksling av informasjon om vitnemål og karakterer må personopplysningsloven følges. Det følger av gjeldende personopplysningslov § 2 at personopplysninger er «opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson», og disse behandles dersom man for eksempel samler inn, registrerer, sammenstiller, lagrer og utleverer dem.
Personopplysningsloven vil også gjelde for Vitnemålsportalen, herunder bestemmelser om informasjonssikkerhet og internkontroll. For at også informasjon om bestått utdanning fra fagskoler skal kunne innhentes til Vitnemålsportalen, kreves det en lovhjemmel i fagskoleloven. De samme juridiske vurderinger som gjelder for resultater hentet fra universiteter og høyskoler, vil også gjelde for resultater hentet fra fagskolene. Det vises til Prop. 81 L (2015–2016) Endringer i universitets- og høyskoleloven (NOKUTs tilsyn, nasjonal vitnemålsportal mv.) for departementets vurderinger av dette.
Departementet har opprettet et nytt forvaltningsorgan, Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, som fra 1. januar 2018 består av de organene som tidligere het Ceres, Bibsys samt oppgaver fra UNINETT AS. Grunnet dette ble forskrift om nasjonal vitnemåls- og karakterportal endret. Den 8. desember 2017 vedtok Kunnskapsdepartementet å delegere behandleransvaret for Vitnemålsportalen til det nye tjenesteorganet fra og med 1. januar 2018 og frem til en eventuell lovbestemmelse er vedtatt og trådt i kraft.
Departementet opprettholder vurderingen fra høringsnotatet om at det er naturlig at tjenesteorganet, som vil forvalte fellestjenester for universitets- og høyskolesektoren og som forvalter Vitnemålsportalen i dag, blir behandlingsansvarlig for personopplysningene i portalen. Det er dette organet som vil være nærmest og best egnet til å overholde forpliktelsene som følger av den nye personvernforordningen. Det vil også ha den formelle instruksjonsmyndighet når det gjelder fastsettelse av formålet med behandlingen av personopplysningene i Vitnemålsportalen. Det har heller ikke vært noen høringsinstanser som ikke har støttet dette forslaget.
Det vises til lovforslaget § 41.